Een geheimhoudingsverklaring, een geheimhoudingsovereenkomst of een Non-Disclosure Agreement: hoe je ze ook noemt, ze moeten ervoor zorgen dat bepaalde feiten binnenskamers blijven. Omdat we geen slapende honden wakker hoeven te maken, omdat bepaalde geheimen het daglicht maar moeilijk kunnen verdragen of gewoon omdat sommige zaken arbeidsverhoudingen kunnen verstoren: een geheimhoudingsverklaring dringt zich al snel op. En vaak volstaat zo’n geheimhoudingsverklaring ook effectief om de tegenpartij te laten zwijgen.
Vaak, maar uiteraard is dat nog niet voldoende. Daarom doe je er maar beter alles aan om de geheimhoudingsverklaring maximaal afdwingbaar te maken. Hieronder leggen wij uit hoe je dat doet.
Noteer een specifieke doelformulering
In de eerste plaats moet het duidelijk zijn waarom bepaalde informatie geheim moet blijven. Een doelformulering zal er dan ook voor zorgen dat er grenzen worden opgeworpen. Zo kan het doel aangeven dat de kennis over een nieuw product niet voor de lancering naar buiten mag komen. Heerlijk duidelijk, maar ook niet té specifiek. En die duidelijkheid zorgt ervoor dat eventuele inbreuken zich eenvoudig laten toetsen aan de geheimhoudingsverklaring.
Geef aan welke informatie geheim is
In een goede geheimhoudingsverklaring zal steeds aangegeven worden welke informatie geheim is. Zo hoeft er geen discussie over te bestaan. En zo hoeft niks uit te lekken. Wees heel specifiek en neem alle benodigde vormen van informatieverstrekking op, gaande van technische gegevens tot samples, mondelinge mededelingen en schetsen. Vergeet er uiteraard niet bij te vertellen dat de opsomming niet limitatief is. Zo kan het niet in jouw nadeel spelen.
Maak praktische afspraken
Als de tegenpartij niet over belangrijke bedrijfsinformatie beschikt, dan maak je het voor jezelf veel eenvoudiger. Daarom maak je best ook een aantal afspraken over het gebruik van confidentiële informatie. Zo kan je bijvoorbeeld verbieden dat bepaalde documenten worden gekopieerd of de gebouwen verlaten. Doet de tegenpartij beroep op eigen werknemers? Verplicht de tegenpartij dan ook om met hen geheimhouding overeen te komen en daar bewijzen van te bezorgen. Uiteraard kan je ook zelf rechtstreeks een geheimhoudingsovereenkomst sluiten met dergelijke derden.
Laat de voorwaarden van de tegenpartij screenen
De tegenpartij kan misschien een geheimhoudingsverklaring ondertekenen maar in de eigen algemene voorwaarden netjes stipuleren dat hij niet aansprakelijk is voor inbreuken door onderaannemers. Wanneer alsnog een en ander uitlekt, kan je de tegenpartij dus niet zomaar aanspreken. En dat kan natuurlijk niet de bedoeling zijn, want dat gaat bewustwording uit de weg. Focus daarom niet alleen op jouw documenten maar laat ook de voorwaarden van de tegenpartij even juridisch screenen. Je hoeft dat immers nog niet automatisch integraal te slikken.
Neem steeds een boetebeding op
Spreken is een boete, zwijgen is goud. In de praktijk zal een boetebeding dan ook jouw belangrijkste instrument zijn om de tegenpartij de mond te snoeren. Via een boetebeding kan je de tegenpartij meteen financieel sanctioneren zonder dat je daarvoor een rechter hoeft aan te spreken. Je hoeft ook niet telkens jouw schade integraal te bewijzen. Zorg er echter wel voor dat je het recht behoudt om een hogere schadevergoeding te eisen, mits integrale bewijslast natuurlijk.
Laat je geheimhoudingsverklaring opstellen door een specialist
En laat dit nu toch wel de belangrijkste tip zijn. Wil je helemaal zeker zijn dat jouw geheimen binnenskamers blijven? Laat een jurist jouw geheimen dan afschermen. Niet alleen zijn jouw geheimhoudingsovereenkomsten waterdicht, maar ook alle andere juridische achterpoortjes worden mooi afgesloten. Zo kan je op beide oren slapen.
Meer weten over geheimhoudingsverklaringen en -overeenkomsten? Plan dan nu jouw belafspraak in. Wij geven meteen ongezouten aan welke risico’s je loopt. En wat we doen om jou te beschermen.
Ps: Geen zorgen, wij zwijgen als een graf.
