MKB Juristen stelt juridische documenten op maat op
Het beste is om belangrijke contracten, algemene voorwaarden en andere juridische documenten niet zelf te knutselen of te kopiëren. Wij helpen ondernemers budgetvriendelijk met juridisch maatwerk, vooraf duidelijke kosten en praktische uitleg.
- Contracten, voorwaarden en juridische documenten op maat
- Budgetvriendelijk en vooraf duidelijk over de kosten
- Gratis adviesgesprek of vrijblijvend een offerte aanvragen
U mag personeelsgegevens alleen verwerken als dat noodzakelijk is en op een geldige grondslag berust. Toestemming van de werknemer is door de gezagsverhouding meestal géén geschikte grondslag; vaak baseert u zich op de arbeidsovereenkomst, een wettelijke plicht of een gerechtvaardigd belang.
Het personeelsdossier en de AVG
Een personeelsdossier bevat veel privacygevoelige gegevens. De AVG verplicht u zorgvuldig om te gaan met die gegevens: u verwerkt niet meer dan nodig, u informeert uw personeel over wat u vastlegt en waarom, en u beveiligt het dossier goed.
Op welke grondslag verwerkt u?
Voor elke verwerking heeft u een grondslag nodig (artikel 6 AVG). In de arbeidsrelatie is dat meestal de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, het nakomen van een wettelijke verplichting (zoals de loonadministratie) of een gerechtvaardigd belang. Toestemming is zelden bruikbaar, omdat een werknemer die niet echt vrij kan weigeren.
Bijzondere persoonsgegevens
Gegevens over gezondheid, zoals ziekteverzuim, zijn bijzondere persoonsgegevens met extra bescherming. U mag bijvoorbeeld niet de aard of oorzaak van een ziekte registreren; dat hoort bij de bedrijfsarts. Wees hier extra voorzichtig.
Bewaren en verwijderen
Bewaar personeelsgegevens niet langer dan nodig. Voor sommige gegevens gelden wettelijke bewaartermijnen, voor andere geldt dat u ze na het dienstverband binnen een redelijke termijn verwijdert. Leg uw bewaarbeleid vast.
Veelgestelde vragen
Mag ik toestemming vragen aan mijn werknemers?
Meestal niet als grondslag: door de gezagsverhouding is toestemming vaak niet vrij. Baseer u liever op de arbeidsovereenkomst, een wettelijke plicht of een gerechtvaardigd belang.
Mag ik de reden van ziekteverzuim vastleggen?
Nee. U mag wel registreren dát iemand ziek is en afspraken over re-integratie, maar de aard of oorzaak van de ziekte hoort bij de bedrijfsarts.
Hoelang mag ik een personeelsdossier bewaren?
Niet langer dan nodig; voor sommige gegevens gelden wettelijke termijnen. Verwijder de rest binnen een redelijke termijn na uitdiensttreding.
Uw personeelsadministratie AVG-proof maken?
Onze juristen helpen met uw interne privacyverklaring en een privacyscan. Bekijk ons privacy-team of plan een gratis adviesgesprek.
