MKB Juristen stelt juridische documenten op maat op
Het beste is om belangrijke contracten, algemene voorwaarden en andere juridische documenten niet zelf te knutselen of te kopiëren. Wij helpen ondernemers budgetvriendelijk met juridisch maatwerk, vooraf duidelijke kosten en praktische uitleg.
- Contracten, voorwaarden en juridische documenten op maat
- Budgetvriendelijk en vooraf duidelijk over de kosten
- Gratis adviesgesprek of vrijblijvend een offerte aanvragen
Een vrijwilligersovereenkomst opstellen doe je door duidelijk vast te leggen dat het om onbetaald vrijwilligerswerk gaat, welke taken de vrijwilliger doet, welke vergoeding daar tegenover staat (binnen de belastingvrije maxima) en hoe de verzekering en aansprakelijkheid geregeld zijn. Het doel is om de afspraken helder te maken en tegelijk te voorkomen dat de samenwerking als arbeidsovereenkomst (artikel 7:610 BW) of als zzp-opdracht wordt gezien. Hieronder staat welke onderdelen in een goede vrijwilligersovereenkomst horen en waar je op moet letten.
Het korte antwoord
- Partijen en karakter: organisatie en vrijwilliger, onbetaald en onverplicht.
- Taken en tijden: welke werkzaamheden, in overleg ingepland.
- Vergoeding: onkosten of vrijwilligersvergoeding binnen de maxima.
- Geen gezag: geen werkgeversgezag, vrijwilliger mag afzeggen.
- Verzekering, geheimhouding en beëindiging: risico’s en einde vastleggen.
Vrijwilligersovereenkomst opstellen: partijen en het vrijwillige karakter
Begin met de basis: wie zijn de organisatie en de vrijwilliger, en wat is de aard van de samenwerking? Leg expliciet vast dat het om onbetaald vrijwilligerswerk gaat en dat er geen arbeidsovereenkomst wordt beoogd. Deze zin lijkt vanzelfsprekend, maar is juridisch belangrijk: hij maakt duidelijk dat partijen geen dienstverband willen en dat er geen loon tegenover de arbeid staat. Vermeld ook het onverplichte karakter, zodat helder is dat de vrijwilliger vrij is om bij te dragen of af te zeggen.
Voeg een korte omschrijving toe van de organisatie en het doel waarvoor de vrijwilliger zich inzet. Dat plaatst het werk in context en onderstreept dat het gaat om een bijdrage aan een maatschappelijk of verenigingsdoel, niet om een betaalde functie.
Taken, tijden en vergoeding
Beschrijf welke taken de vrijwilliger op zich neemt en op welke manier de tijden worden afgesproken. Houd het bij afspraken in overleg en vermijd de indruk van een verplicht rooster met sancties. Zo blijft het karakter van vrijwilligerswerk overeind.
Leg de vergoeding zorgvuldig vast. Er zijn twee opties die onbelast blijven: een vergoeding van werkelijke kosten op basis van bonnetjes, en een forfaitaire vrijwilligersvergoeding binnen de belastingvrije maxima. Voor 2025 gaat het bij de forfaitaire vergoeding om ongeveer 5,50 euro per uur, tot maximaal 210 euro per maand en 2.100 euro per jaar, met een lager uurbedrag voor vrijwilligers jonger dan 21 jaar. Deze bedragen worden jaarlijks aangepast, dus verwijs naar de actuele maxima in plaats van vaste bedragen hard in de overeenkomst te zetten. Blijf je binnen de grenzen, dan ontstaat er geen belastbaar loon.
De bepalingen die een dienstverband voorkomen
Om te voorkomen dat de vrijwilligersovereenkomst als arbeidsovereenkomst uitpakt, neem je de volgende punten op:
- Geen loon. Bevestig dat de vergoeding geen beloning voor arbeid is, maar een onkosten- of vrijwilligersvergoeding.
- Geen gezagsverhouding. Leg vast dat er geen werkgeversgezag is en dat de vrijwilliger niet onder een instructiebevoegdheid staat zoals een werknemer.
- Onverplicht karakter. De vrijwilliger kan afzeggen of stoppen zonder de gevolgen die bij een arbeidsovereenkomst horen.
- Vergoeding binnen de maxima. Houd de forfaitaire vergoeding onder de belastingvrije grenzen.
Deze bepalingen samen maken duidelijk dat de kernelementen van een arbeidsovereenkomst, loon en gezag, ontbreken. Belangrijk is dat de praktijk daarbij aansluit: schrijf je toch vaste diensten voor met sancties en betaal je een marktconform bedrag, dan houdt de tekst geen stand.
Verzekering, geheimhouding en beëindiging
Regel de aansprakelijkheid en verzekering. Leg vast of de organisatie een aansprakelijkheids- en ongevallenverzekering voor vrijwilligers heeft, of dat de vrijwilliger onder een collectieve vrijwilligersverzekering van de gemeente valt, en hoe met schade wordt omgegaan. Neem waar nodig een geheimhoudingsbepaling op, bijvoorbeeld als de vrijwilliger met persoonsgegevens of gevoelige informatie in aanraking komt, en verwijs naar een eventuele gedragscode.
Sluit af met afspraken over de duur en beëindiging. Vermeld of de overeenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd geldt en dat beide partijen de samenwerking kunnen beëindigen. Omdat het geen arbeidsovereenkomst is, gelden de wettelijke ontslagregels niet, maar het is netjes om een korte opzegtermijn of afmeldingsafspraak op te nemen.
Praktijkvoorbeeld. Een buurtstichting stelt een vrijwilligersovereenkomst op voor mensen die maaltijden bezorgen bij ouderen. Daarin staat dat het onbetaald werk is, dat vrijwilligers een reiskostenvergoeding op declaratiebasis krijgen, dat er geen gezagsverhouding is, dat de stichting een vrijwilligersverzekering heeft en dat vrijwilligers vertrouwelijk omgaan met wat zij bij mensen thuis zien. Zo zijn de belangrijkste onderwerpen gedekt zonder dat het een arbeidscontract wordt.
Veelgemaakte fouten
- Vergoeding te hoog. Boven de maxima of marktconform betalen kan tot belastbaar loon leiden.
- Vaste roosters met sancties. Dat wekt de indruk van werkgeversgezag.
- Verzekering niet geregeld. Onduidelijkheid over aansprakelijkheid bij schade.
- Geen geheimhouding. Terwijl de vrijwilliger wel met gevoelige informatie werkt.
Eerlijke aanbeveling
Voor een vereniging of stichting met eenvoudige vrijwilligerstaken kun je een vrijwilligersovereenkomst vaak zelf opstellen. Neem het onbetaalde karakter, de taken, de vergoeding binnen de maxima, de bepaling dat er geen gezagsverhouding is, de verzekering en een korte beëindigingsafspraak op. Voor dit soort standaardsituaties heb je geen jurist nodig.
Laat wel juridisch meekijken wanneer je met veel vrijwilligers werkt, wanneer taken dicht bij regulier betaald werk liggen, of wanneer je vergoedingen wilt geven die tegen de maxima aan zitten. Dan wegen de bepalingen die een dienstverband voorkomen zwaarder en helpt maatwerk om fiscale en arbeidsrechtelijke risico’s te vermijden.
Meer weten? Bekijk de vrijwilligersovereenkomst, lees eerst wat is een vrijwilligersovereenkomst en ontdek wat het kost om een vrijwilligersovereenkomst laten opstellen.
Veelgestelde vragen
De partijen, de bevestiging dat het onbetaald en onverplicht vrijwilligerswerk is, de taken en tijden, de vergoeding binnen de maxima, de bepaling dat er geen gezagsverhouding is, de verzekering en aansprakelijkheid, geheimhouding waar nodig en afspraken over duur en beëindiging.
Leg vast dat er geen loon en geen gezagsverhouding is en dat het werk onverplicht is. Houd de vergoeding binnen de belastingvrije maxima en vermijd vaste roosters met sancties. Zorg dat de praktijk dat beeld bevestigt, anders houdt de tekst geen stand.
Een vergoeding van werkelijke kosten op declaratiebasis, of een forfaitaire vrijwilligersvergoeding binnen de maxima. Voor 2025 gaat het om ongeveer 5,50 euro per uur, maximaal 210 euro per maand en 2.100 euro per jaar. Verwijs naar de actuele bedragen in plaats van vaste bedragen hard vast te leggen.
Als de vrijwilliger met persoonsgegevens of gevoelige informatie werkt, is een geheimhoudingsbepaling verstandig. Verwijs eventueel naar een gedragscode. Zo bescherm je de mensen en de organisatie waarvoor de vrijwilliger zich inzet.
Leg vast of de organisatie een aansprakelijkheids- en ongevallenverzekering heeft of dat de vrijwilliger onder een collectieve vrijwilligersverzekering van de gemeente valt, en hoe met schade wordt omgegaan. Zo is duidelijk wie waarvoor opdraait.
Nee. Omdat het geen arbeidsovereenkomst is, gelden de wettelijke ontslagregels niet. Het is wel netjes om een korte opzeg- of afmeldingsafspraak op te nemen, zodat beide partijen weten hoe de samenwerking wordt beëindigd.
Een model kan een prima startpunt zijn voor eenvoudige situaties. Let er wel op dat de vergoeding, de verzekering en het onbetaalde karakter bij jouw organisatie passen en dat de feitelijke gang van zaken overeenkomt met wat er op papier staat.
