MKB Juristen stelt juridische documenten op maat op
Het beste is om belangrijke contracten, algemene voorwaarden en andere juridische documenten niet zelf te knutselen of te kopiëren. Wij helpen ondernemers budgetvriendelijk met juridisch maatwerk, vooraf duidelijke kosten en praktische uitleg.
- Contracten, voorwaarden en juridische documenten op maat
- Budgetvriendelijk en vooraf duidelijk over de kosten
- Gratis adviesgesprek of vrijblijvend een offerte aanvragen
De procuratieregeling bepaalt wie wat namens een BV mag tekenen — contracten, betalingen, personeelsbeslissingen. Drie hoofdvormen: statutair (in statuten vastgelegd), bij volmacht (via volmacht-akte), of KvK-geregistreerd (zichtbaar voor derden). Goed georganiseerde procuratie voorkomt geschillen (“had jij dat mogen tekenen?”) en beschermt BV tegen onbevoegde transacties. Hieronder de structuur, KvK-registratie en hoe Tessa’s bestuur de procuratie voor 12 medewerkers regelt.
Het korte antwoord
- Wat: regeling wie namens BV mag handelen/tekenen.
- Vormen: statutair, volmacht, KvK-geregistreerd.
- Reikwijdte: bedragen, type beslissingen, gezamenlijk of zelfstandig.
- Externe zichtbaarheid: KvK-registratie beschermt derden te goeder trouw.
- Wijziging: via aandeelhoudersbesluit of bestuursbesluit, plus KvK-update.
Drie hoofdvormen
1. Statutaire vertegenwoordigingsbevoegdheid
In statuten vastgelegd wie zelfstandig of gezamenlijk bevoegd is. Standaard: bestuur (of bestuurders) handelt namens BV. Bij meerdere bestuurders: gezamenlijk of elk zelfstandig — keuze in statuten.
2. Volmacht
Via volmacht-akte (notarieel of onderhands) krijgen niet-bestuurders bevoegdheid om namens BV te handelen — bv. directeur, afdelingshoofd, salesmanager. Specifiek voor type beslissingen, bedragen, periode.
3. KvK-procuratie
Geregistreerd in handelsregister — derden kunnen zien wie wat mag. Beschermt te goeder trouw zijnde derden: hebben zij contract met geregistreerde procuratiehouder, is contract geldig ook bij interne tegenstrijdigheid.
Reikwijdte
Per persoon: beperkingen mogelijk op:
- Bedrag: max € 5.000, € 50.000, of onbeperkt.
- Type beslissing: contracten, betalingen, personeel.
- Domein: bepaalde afdeling, vestiging, of activiteit.
- Periode: tijdelijk of voor onbepaalde tijd.
- Co-handtekening: zelfstandig of vereist tweede handtekening.
Tessa’s procuratie
Tessa structureert voor 12 medewerkers:
- Tessa zelf (bestuurder): onbeperkt, zelfstandig bevoegd.
- Twee mededirecteuren: tot € 250.000 zelfstandig, daarboven gezamenlijk met Tessa.
- Salesmanager: tot € 50.000 voor klantcontracten zelfstandig.
- Inkoopmanager: tot € 25.000 voor leveranciers zelfstandig.
- HR-medewerker: arbeidscontracten tot CAO-loon zelfstandig; daarboven met directie.
KvK-registratie voor extern zichtbare procuratie van directeuren. Interne volmacht voor sales/inkoop/HR (niet in KvK).
Externe zichtbaarheid via KvK
Voordeel KvK-registratie: derden kunnen vóór contract opzoeken wie tekeningsbevoegd. Wettelijke bescherming: contract met geregistreerde procuratiehouder is geldig ook bij interne tegenstrijdigheid (art. 25-26 Hrgw).
Niet alle procuratie hoeft in KvK — alleen voor externe handelingen waar zichtbaarheid waardevol. Interne regelingen via volmacht-document.
Bij overtreding procuratie
Medewerker tekent boven bevoegdheid:
- Intern: arbeidsrechtelijke gevolgen (waarschuwing, ontslag).
- Extern naar te goeder trouw zijnde derde: vaak alsnog geldig contract — KvK-registratie beschermt.
- Tegen te kwader trouw zijnde derde: contract vernietigbaar.
- Schade voor BV: vorderbaar op medewerker.
Eerlijke aanbeveling
Voor BV met meer dan 5 medewerkers en/of meerdere bestuurders: heldere procuratieregeling essentieel. Statutair vastleggen wie zelfstandig of gezamenlijk bestuur uitoefent. Volmacht-document voor sleutelmedewerkers. KvK-registratie voor extern zichtbare procuratie. Periodieke review bij personeelswijzigingen. Een notaris of bestuursrechtjurist kan structuur opzetten (€ 500-€ 2.500).
Voor andere onderwerpen: aandeelhoudersbesluit, notuleren AvA en UBO-verklaring.
Veelgestelde vragen
Regeling die bepaalt wie namens BV mag handelen en tekenen — contracten, betalingen, personeelsbeslissingen. Drie vormen: statutair (in statuten), via volmacht (akte), of KvK-geregistreerd (extern zichtbaar).
Procuratie geregistreerd in handelsregister — derden kunnen zien wie wat mag. Beschermt te goeder trouw zijnde derden: contract met geregistreerde procuratiehouder is geldig ook bij interne tegenstrijdigheid.
Per persoon kan worden beperkt op bedrag (€ 5.000-onbeperkt), type beslissing (contracten/betalingen/personeel), domein (afdeling/vestiging), periode (tijdelijk/onbepaald), en co-handtekening (zelfstandig of gezamenlijk).
Voor extern zichtbare procuratie van directeuren of sleutelmedewerkers waar derden zekerheid willen. Niet alle procuratie hoeft in KvK — interne regelingen via volmacht-document zonder externe publicatie.
Intern: arbeidsrechtelijke gevolgen (waarschuwing, ontslag). Extern naar derde te goeder trouw: contract vaak alsnog geldig (KvK-bescherming). Tegen kwader trouw: vernietigbaar. Schade voor BV: vorderbaar op medewerker.
Via aandeelhoudersbesluit (voor statutaire wijziging) of bestuursbesluit (voor volmacht). Plus KvK-update binnen 1 week. Wijzigingen tijdig doorgeven voorkomt rechtsonzekerheid bij derden.
BV met 5+ medewerkers en/of meerdere bestuurders. Bij groei van mkb wordt heldere procuratie essentieel — voorkomt geschillen (“had jij dat mogen tekenen?”) en beschermt BV tegen onbevoegde transacties.
