MKB Juristen stelt juridische documenten op maat op
Het beste is om belangrijke contracten, algemene voorwaarden en andere juridische documenten niet zelf te knutselen of te kopiëren. Wij helpen ondernemers budgetvriendelijk met juridisch maatwerk, vooraf duidelijke kosten en praktische uitleg.
- Contracten, voorwaarden en juridische documenten op maat
- Budgetvriendelijk en vooraf duidelijk over de kosten
- Gratis adviesgesprek of vrijblijvend een offerte aanvragen
Een gebruikersovereenkomst software opstellen doet u door het gebruiksrecht op de programmatuur nauwkeurig af te bakenen: voor wie de licentie geldt, voor hoeveel gebruikers of installaties, welk gebruik is toegestaan en welk gebruik niet, en wat er gebeurt bij storingen, updates of beëindiging. Omdat u zich als leverancier vastlegt op de reikwijdte van het gebruiksrecht en tegelijk uw aansprakelijkheid wilt begrenzen, is precisie belangrijk. Hieronder leest u welke onderdelen er in horen en waar u op moet letten.
Het korte antwoord
- Partijen en object: wie is leverancier, wie is gebruiker, en welke software valt onder de overeenkomst.
- Gebruiksrecht: omschrijf de licentie als gebruiksrecht, niet als eigendomsoverdracht, met verwijzing naar artikel 45j Auteurswet.
- Omvang: leg het aantal gebruikers, installaties of seats vast en of onderlicentiëring is toegestaan.
- Beperkingen: verbied kopiëren, aanpassen en reverse engineering, met erkenning van de wettelijke decompilatie-uitzondering van artikel 45m Auteurswet.
- Onderhoud en aansprakelijkheid: regel updates, garantie-uitsluitingen en een aansprakelijkheidsbeperking.
- Aanvaarding en gegevens: zorg voor een geldige terhandstelling van de voorwaarden en, waar nodig, een verwerkersovereenkomst op grond van artikel 28 AVG.
Gebruikersovereenkomst software opstellen: kernonderdelen
Wie een gebruikersovereenkomst software opstellen wil, begint met de basis: wie de leverancier is, wie de gebruiker is, en welke specifieke software of versie onder de overeenkomst valt. Dat lijkt vanzelfsprekend, maar bij software die in verschillende edities of modules wordt aangeboden, ontstaat vaak discussie over wat precies is gelicentieerd. Beschrijf daarom exact welke programmatuur, welke versie en welke eventuele modules of add-ons onder de licentie vallen, en hoe dat verandert bij een upgrade naar een nieuwe versie.
Neem vervolgens op dat het gaat om een gebruiksrecht en niet om een verkoop van de software. Artikel 45j Auteurswet geeft de rechtmatige verkrijger van een programma weliswaar een wettelijke basis om de software te gebruiken voor het beoogde doel, maar die bepaling is van aanvullend recht: in de overeenkomst kunt u daarvan afwijken en het gebruik verder inperken of juist verruimen. Wees daarin expliciet, zodat geen misverstand ontstaat over wat de gebruiker wel en niet mag.
Gebruiksrecht, licentieomvang en auteursrecht
De omvang van het gebruiksrecht is het hart van de overeenkomst. Leg vast:
- Het aantal gebruikers, seats of installaties waarvoor de licentie geldt.
- Of gebruik binnen een concern of door groepsmaatschappijen is toegestaan.
- Of de licentie overdraagbaar is bij verkoop van de onderneming van de gebruiker.
- Of de gebruiker de software mag aanpassen, kopiëren voor back-updoeleinden, of onderlicentiëren aan derden.
Vermeld daarnaast expliciet dat alle auteursrechten en overige intellectuele eigendomsrechten op de software bij de leverancier blijven berusten. Dat voorkomt discussie over wie zeggenschap heeft over aanpassingen, doorontwikkeling of het gebruik van broncode-elementen buiten de licentie.
Beperkingen, onderhoud en aansprakelijkheid
Neem een verbod op reverse engineering, decompilatie en disassemblage op. Formuleer dat verbod wel zo dat het de wettelijke uitzondering van artikel 45m Auteurswet respecteert: decompilatie mag namelijk niet contractueel worden uitgesloten voor zover dat nodig is om interoperabiliteit met andere programmatuur te bereiken. Een verbod dat deze uitzondering negeert, is in zoverre niet afdwingbaar.
Regel verder hoe updates en patches worden geleverd, of daar een aparte onderhoudsvergoeding tegenover staat, en tot wanneer oudere versies worden ondersteund. Neem een garantiebepaling op die aangeeft wat u wel en niet garandeert over de werking van de software, en sluit expliciet uit waarvoor u niet instaat, bijvoorbeeld gevolgschade of gederfde winst. Koppel daaraan een aansprakelijkheidsbeperking, bijvoorbeeld tot het bedrag van de licentievergoeding over een bepaalde periode, met uitzondering van opzet en bewuste roekeloosheid.
Persoonsgegevens, aanvaarding en een voorbeeld uit de praktijk
Verwerkt de software persoonsgegevens namens de gebruiker, bijvoorbeeld klant- of personeelsgegevens in een boekhoud- of HR-pakket, dan volstaat de gebruikersovereenkomst alleen niet. Op grond van artikel 28 AVG moet u afspraken vastleggen over de verwerking, beveiliging, gebruik van sub-verwerkers en verwijdering van gegevens na afloop, vaak in een aparte verwerkersovereenkomst die als bijlage wordt toegevoegd.
Denk ook aan de manier waarop de gebruiker de voorwaarden aanvaardt. Bij digitale distributie gebeurt dat vaak via click-wrap: de gebruiker klikt akkoord voordat installatie of gebruik start. Voor de geldigheid daarvan gelden de gewone regels van artikel 6:233 en 6:234 BW. Stel de voorwaarden dus tijdig beschikbaar, bijvoorbeeld voorafgaand aan de download, en geef de gebruiker een redelijke mogelijkheid om er kennis van te nemen voordat hij akkoord geeft.
Een voorbeeld uit de praktijk. Een softwarebedrijf leverde een planningsapplicatie aan mkb-klanten in de zorg, waarin roosters en medewerkersgegevens werden verwerkt. In de eerste versie van de gebruikersovereenkomst ontbrak elke verwijzing naar gegevensverwerking. Toen een grotere klant zijn inkoopafdeling de overeenkomst liet toetsen, werd de deal opgeschort totdat er een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG was toegevoegd. Die vertraging van enkele weken had voorkomen kunnen worden door de bepaling vooraf op te nemen.
Eerlijke aanbeveling
Voor een eenvoudige interne tool met een beperkt aantal gebruikers en zonder verwerking van gevoelige gegevens heeft u niet per se een jurist nodig. Zolang u de licentieomvang, de beperkingen en de aansprakelijkheid duidelijk omschrijft en de wettelijke uitzondering voor decompilatie respecteert, kunt u een basisversie vaak zelf opstellen aan de hand van de onderdelen hierboven.
Laat de overeenkomst wel opstellen of controleren wanneer u software structureel aan klanten gaat leveren, wanneer persoonsgegevens worden verwerkt, of wanneer de financiële belangen bij aansprakelijkheid groot zijn. Een onduidelijke aansprakelijkheidsbeperking of een ontbrekende verwerkersovereenkomst kan grote gevolgen hebben zodra er een geschil of datalek ontstaat, en dan is het te laat om de tekst nog bij te stellen.
Meer weten of hulp nodig? Bekijk onze pagina over een gebruikersovereenkomst software, lees eerst wat is een gebruikersovereenkomst software en ontdek wanneer u die kunt laten opstellen.
Veelgestelde vragen
In elk geval de partijen en het object van de licentie, de omvang van het gebruiksrecht, de beperkingen zoals een verbod op reverse engineering, bepalingen over onderhoud en aansprakelijkheid, en waar nodig afspraken over gegevensverwerking.
Ja. Maak expliciet dat de gebruiker een licentie krijgt en geen eigenaar wordt van de software of van de auteursrechten. Artikel 45j Auteurswet vormt daarvoor het wettelijke uitgangspunt, maar de overeenkomst mag dat verder invullen.
Niet volledig. Artikel 45m Auteurswet staat decompilatie toe voor zover dat noodzakelijk is om interoperabiliteit met andere programmatuur te bereiken. Die uitzondering kunt u niet wegcontracteren, ook al mag u reverse engineering voor andere doeleinden wel beperken.
Leg vast hoe en hoe vaak updates worden geleverd, of daar een aparte vergoeding tegenover staat, en tot welk moment oudere versies worden ondersteund. Dat voorkomt discussie als de gebruiker verwacht dat onderhoud gratis en onbeperkt doorloopt.
Niet zonder meer. De beperking moet redelijk zijn en mag opzet of bewuste roekeloosheid niet uitsluiten. Ook moeten de voorwaarden geldig ter hand zijn gesteld conform artikel 6:233 en 6:234 BW, anders kan de bepaling vernietigbaar zijn.
Zodra de software persoonsgegevens verwerkt namens de gebruiker, bijvoorbeeld klant- of personeelsgegevens. Artikel 28 AVG schrijft dan voor dat u afspraken over de verwerking vastlegt, vaak als aparte bijlage bij de gebruikersovereenkomst.
Stel de voorwaarden tijdig beschikbaar, bijvoorbeeld voorafgaand aan de download of installatie, en geef de gebruiker een redelijke mogelijkheid om er kennis van te nemen voordat hij akkoord geeft, zoals artikel 6:233 en 6:234 BW vereisen.
