Gebruikersovereenkomst software laten opstellen: kosten en proces

Een gebruikersovereenkomst software laten opstellen kost bij een jurist doorgaans tussen de 500 en 1.500 euro voor een standaardovereenkomst, en meer wanneer er maatwerkbepalingen, meerdere licentievormen of een verwerkersovereenkomst bij komen. Niet elke situatie vraagt om die stap: bij eenvoudig, incidenteel gebruik van software kunt u vaak zelf uit de voeten met een heldere basistekst. Hieronder leest u wanneer u het zelf kunt doen, wat het traject bij een jurist inhoudt en waar de kosten van afhangen.

Het korte antwoord

• Kosten: reken op 500 tot 1.500 euro voor een standaardovereenkomst, meer bij maatwerk of complexe licentiestructuren.
• Traject: intake over uw softwaremodel, concepttekst, toetsing aan uw wensen, oplevering en eventuele nazorg.
• Zelf doen kan: bij eenvoudige, eenmalige of interne software zonder gevoelige gegevens is een basistekst vaak voldoende.
• Jurist inschakelen loont: bij structurele levering aan klanten, verwerking van persoonsgegevens of forse aansprakelijkheidsrisico’s.
• Vaste prijs mogelijk: veel kantoren werken met een vast tarief voor een standaardovereenkomst, met uurtarief voor maatwerk of onderhandeling.
• Snelheid: een standaardtraject duurt meestal één tot twee weken, afhankelijk van de aanlevering van uw informatie.

Gebruikersovereenkomst software laten opstellen: wat kost dat?

De kosten van een gebruikersovereenkomst software laten opstellen hangen vooral af van de complexiteit van uw softwaremodel. Een eenvoudige licentie voor één softwareproduct met een vast aantal gebruikers is sneller op papier gezet dan een overeenkomst die meerdere licentievormen combineert, bijvoorbeeld een combinatie van een lokale installatie en een cloudmodule, met verschillende voorwaarden per onderdeel. Ook de vraag of er een verwerkersovereenkomst bij moet, of er specifieke aansprakelijkheidsafspraken nodig zijn met grote klanten, en of de tekst in meerdere talen moet worden opgesteld, beïnvloedt de prijs.

Voor een standaardovereenkomst rekent u bij de meeste kantoren op een vast tarief, vaak tussen de 500 en 1.500 euro. Bij maatwerk, onderhandeling met een grote afnemer of een uitgebreide verwerkersovereenkomst wordt vaker op uurbasis gewerkt, omdat het aantal wijzigingsrondes dan lastiger vooraf is in te schatten.

Hoe verloopt het traject bij een jurist?

Het traject begint met een intake waarin de jurist uw softwaremodel in kaart brengt: levert u een lokaal te installeren pakket, een combinatie met een cloudonderdeel, of maatwerksoftware voor één klant. Ook wordt besproken of er persoonsgegevens worden verwerkt, hoeveel gebruikers of installaties u wilt toestaan, en welke garantie- en aansprakelijkheidsafspraken u voor ogen heeft.

Op basis daarvan stelt de jurist een conceptovereenkomst op met de kernonderdelen: het gebruiksrecht, de licentieomvang, de beperkingen zoals het verbod op reverse engineering met de wettelijke uitzondering van artikel 45m Auteurswet, en de bepalingen over onderhoud, garantie en aansprakelijkheid. U beoordeelt het concept, geeft aan waar het niet aansluit bij uw praktijk, en de jurist verwerkt dat in een volgende versie. Na oplevering krijgt u vaak een korte toelichting op de belangrijkste bepalingen, zodat u zelf kunt uitleggen wat de overeenkomst regelt als een klant daarnaar vraagt.

Vast tarief of uurtarief?

Een vast tarief geeft vooraf duidelijkheid en past goed bij een standaardovereenkomst waarbij het aantal wijzigingsrondes beperkt blijft. Een uurtarief is logischer wanneer u nog niet precies weet hoe uw licentiemodel eruit gaat zien, wanneer er onderhandeld moet worden met een grote afnemer over afwijkende voorwaarden, of wanneer de verwerkersovereenkomst uitgebreid moet worden afgestemd op de eisen van een specifieke klant. Vraag vooraf naar de inschatting van het aantal uren en naar wat er wel en niet in het tarief is inbegrepen, zoals een controle van uw click-wrap-implementatie op de website.

Een voorbeeld uit de praktijk. Een softwarebedrijf dat een eigen tijdregistratiepakket had ontwikkeld, werkte jarenlang met een zelfgeschreven gebruikersovereenkomst gebaseerd op een voorbeeld dat online was gevonden. Toen het bedrijf uitbreidde naar honderden klanten en een grotere organisatie voorafgaand aan aankoop juridisch advies liet inwinnen, bleek de tekst geen bepaling over decompilatie te bevatten die aansloot bij artikel 45m Auteurswet, en ontbrak een verwerkersovereenkomst terwijl het pakket rooster- en urengegevens van medewerkers verwerkte. Een jurist herschreef de overeenkomst binnen twee weken, waarna de deal alsnog doorging.

Eerlijke aanbeveling

U hoeft een gebruikersovereenkomst software niet altijd te laten opstellen. Gaat het om software voor eenmalig of intern gebruik, zonder verwerking van persoonsgegevens en zonder dat u de software structureel aan klanten gaat leveren, dan kunt u met een heldere basistekst vaak prima uit de voeten. Zorg dan wel dat de kernpunten uit deze reeks artikelen zijn afgedekt: de licentieomvang, het verbod op reverse engineering met de wettelijke decompilatie-uitzondering, en een basale aansprakelijkheidsbeperking.

Laat de overeenkomst wel opstellen of controleren zodra u software structureel aan klanten gaat leveren, zodra persoonsgegevens worden verwerkt, of zodra u met grotere afnemers onderhandelt over afwijkende voorwaarden. De kosten van een jurist wegen dan op tegen het risico van een ondeugdelijke overeenkomst die bij een geschil of een inkoopbeoordeling van een klant alsnog moet worden hersteld, meestal onder meer tijdsdruk dan wanneer u het vooraf goed regelt.

Meer weten of hulp nodig? Bekijk onze pagina over een gebruikersovereenkomst software, lees eerst wat is een gebruikersovereenkomst software en bekijk wat er allemaal in hoort als u er zelf een wilt opstellen.

Veelgestelde vragen