MKB Juristen stelt juridische documenten op maat op
Het beste is om belangrijke contracten, algemene voorwaarden en andere juridische documenten niet zelf te knutselen of te kopiëren. Wij helpen ondernemers budgetvriendelijk met juridisch maatwerk, vooraf duidelijke kosten en praktische uitleg.
- Contracten, voorwaarden en juridische documenten op maat
- Budgetvriendelijk en vooraf duidelijk over de kosten
- Gratis adviesgesprek of vrijblijvend een offerte aanvragen
Aanmaning opstellen doe je door in één duidelijke brief het openstaande bedrag, het factuurnummer, een concrete betaaltermijn en de gevolgen van niet-betalen vast te leggen. Bij een zakelijke debiteur mag de toon direct zakelijk zijn; bij een consument moet de brief voldoen aan de wettelijke veertiendagenbrief uit de Wet incassokosten (WIK), anders vervalt je recht op incassokosten. Hieronder staat precies welke onderdelen erin horen, welke formuleringen je vermijdt en hoe je incassokosten en rente correct aankondigt.
Het korte antwoord
- Gegevens: jouw bedrijf, de debiteur, datum en het factuurnummer.
- Openstaand bedrag: hoofdsom, oorspronkelijke vervaldatum, eventuele rente.
- Concrete termijn: een datum of aantal dagen waarbinnen betaald moet worden.
- Gevolgen: aangekondigde incassokosten en wettelijke rente bij uitblijven.
- Consument: veertiendagenbrief met termijn vanaf ontvangst en het exacte incassobedrag.
- Betaalgegevens: rekeningnummer en betaalkenmerk om betaling makkelijk te maken.
Zo bouw je een aanmaning op
Een goede aanmaning is kort, feitelijk en laat geen ruimte voor misverstand. De kern: benoem welke factuur openstaat, wat er nog betaald moet worden, binnen welke termijn en wat er gebeurt als betaling uitblijft. Vermijd verwijten en lange toelichtingen — dat verzwakt de brief en levert bij een procedure niets op.
Neem in elk geval op: de dagtekening, jouw NAW- en KvK-gegevens, de gegevens van de debiteur, het factuurnummer en de oorspronkelijke vervaldatum, het openstaande bedrag, de nieuwe termijn, de aangekondigde gevolgen en de betaalgegevens.
De verplichte onderdelen bij een consument
Is de debiteur een consument, dan is de aanmaning meteen de wettelijke veertiendagenbrief. Deze moet exact voldoen aan de WIK (art. 6:96 BW), anders wijst de rechter later de incassokosten af. Neem op:
- Een betaaltermijn van minimaal 14 dagen, gerekend vanaf de dag na ontvangst van de brief.
- De formulering “binnen 14 dagen nadat deze brief bij u is bezorgd” — niet “na dagtekening”.
- Het exacte bedrag aan incassokosten dat volgt bij niet-betalen binnen die termijn.
- Bij niet-verrekenbare btw: de vermelding dat btw over de incassokosten wordt gerekend.
Incassokosten en rente correct aankondigen
Kondig de gevolgen concreet aan, zodat de debiteur weet wat niet-betalen kost. Voor consumenten geldt de wettelijke staffel:
- 15% over de eerste € 2.500, met een minimum van € 40.
- 10% over de volgende € 2.500.
- Daarna aflopende percentages tot een wettelijk maximum.
Reken je rente, benoem dan of het wettelijke rente (consument) of wettelijke handelsrente (bedrijf) betreft. Bij zakelijke debiteuren mag je vaak het vaste bedrag van minimaal € 40 aan incassokosten rekenen, tenzij het contract iets anders bepaalt.
Toon: aanmaning, sommatie of ingebrekestelling
De toon van je brief hangt af van de fase:
- Aanmaning: zakelijk-neutraal, met een duidelijke termijn en aangekondigde gevolgen.
- Sommatie: strenger geformuleerd, laatste termijn, expliciete waarschuwing dat anders juridische stappen volgen.
- Ingebrekestelling: formeel-juridisch; je stelt de debiteur in gebreke om verzuim te laten intreden (art. 6:82 BW). Nodig als je later schadevergoeding of ontbinding wilt en geen fatale termijn gold.
In de praktijk bevat een zorgvuldig opgestelde aanmaning of veertiendagenbrief vaak al de elementen van een ingebrekestelling, zodat je bij niet-betalen direct verder kunt.
Veelgemaakte fouten
- “Binnen 14 dagen na dagtekening” bij een consument — de termijn moet vanaf ontvangst lopen.
- Incassobedrag niet benoemd in de veertiendagenbrief — dan vervalt je recht op die kosten.
- Onduidelijk bedrag of ontbrekend factuurnummer — geeft de debiteur een excuus.
- Verwijtende toon in plaats van feitelijke vaststelling.
- Geen bewijs van verzending — bewaar een kopie en eventueel een verzendbewijs.
Praktijkvoorbeeld
Een installatiebedrijf heeft € 3.400 openstaan bij een zakelijke klant. De aanmaning vermeldt het factuurnummer, de vervaldatum, de hoofdsom, een termijn van 7 dagen en de aankondiging van € 40 incassokosten plus wettelijke handelsrente. De klant betaalt binnen de termijn — de zakelijke, feitelijke toon en het concrete bedrag maakten de urgentie duidelijk zonder dat verdere stappen nodig waren.
Eerlijke aanbeveling
Een aanmaning aan een zakelijke klant stel je meestal prima zelf op — houd hem kort, feitelijk en concreet. Een veertiendagenbrief aan een consument kun je ook zelf sturen, maar hier is precisie cruciaal: één verkeerde formulering over de termijn of een ontbrekend incassobedrag kost je later de kosten. Je hebt geen jurist nodig voor een routineaanmaning met een correcte template. Schakel wél hulp in bij een betwiste of grote vordering, bij een debiteur die tegenclaims aankondigt, of wanneer je zeker wilt weten dat je veertiendagenbrief juridisch sluitend is.
Direct aan de slag: aanmaning, achtergrond in wat is een aanmaning en uitbesteden via aanmaning laten opstellen.
Veelgestelde vragen
Je bedrijfsgegevens, de gegevens van de debiteur, de datum, het factuurnummer, de oorspronkelijke vervaldatum, het openstaande bedrag, een concrete nieuwe termijn, de aangekondigde gevolgen (incassokosten en rente) en de betaalgegevens. Bij consumenten aanvullend de wettelijke veertiendagenbrief-elementen.
Gebruik “binnen 14 dagen nadat deze brief bij u is bezorgd”, niet “na dagtekening”. De wettelijke termijn van minimaal 14 dagen gaat pas lopen op de dag na ontvangst. Een te korte of verkeerd gerekende termijn maakt de brief ongeldig als basis voor incassokosten.
Bij consumenten: ja. De veertiendagenbrief moet het exacte bedrag aan incassokosten benoemen dat volgt als niet binnen 14 dagen wordt betaald. Ontbreekt dit, dan kan de rechter de incassokosten afwijzen. Bij bedrijven is dat niet verplicht, maar wel verstandig.
Bij consumenten de wettelijke rente, bij bedrijven de (hogere) wettelijke handelsrente. Vermeld welke rente je rekent en vanaf welke datum. De rente loopt vanaf het intreden van verzuim, meestal na de oorspronkelijke vervaldatum of na de gegeven termijn.
Zakelijk en feitelijk. Een aanmaning is neutraal maar duidelijk; een sommatie mag strenger met een expliciete waarschuwing voor juridische stappen. Vermijd verwijten en emotie — een feitelijke vaststelling met een concrete termijn werkt beter en houdt bij een procedure stand.
Ja. Bewaar een kopie van de brief en bij voorkeur een verzendbewijs. Bij een procedure moet je aantonen dat de debiteur is aangemaand en welke termijn is gegeven. Bij consumenten telt de datum van ontvangst voor de veertiendagentermijn.
Ja, mits de template klopt met de WIK-eisen voor consumenten. Een goede template bevat alle verplichte onderdelen en de juiste termijnformulering. Controleer bij grote of betwiste vorderingen liever met een jurist of de brief juridisch sluitend is.
