Wanneer een werknemer op afstand werkt, houd je graag een oogje in het zeil. Je wilt natuurlijk weten of ze wel echt aan het werk zijn. Niet alleen heb je een controlerecht, maar eigenlijk zelfs een controleverplichting. Je moet je er nu eenmaal van vergewissen dat de werkplek veilig is en je moet ook persoonsgegevens beschermen. Anderzijds gelden er ook beperkingen op het controlerecht, namelijk op het punt waar de privacyrechten van werknemers zwaarder doorwegen. Een goede thuiswerkregeling is al snel broodnodig.
Controleren van werknemers is toegestaan
Als werkgever mag je natuurlijk het personeel controleren. In de meest eenvoudige vorm controleer je naderhand of ze wel de taken en opdrachten hebben uitgevoerd. Daarnaast kan je ook tijdens de uitoefening van de werkzaamheden controleren. In zekere zin is het zelfs verplicht omdat je op basis van de Arbeidsomstandighedenwetgeving een ergonomisch ingerichte thuiswerkplek moet garanderen. Je mag dus perfect controleren of de werknemer wel thuis aan het werk is en niet in de bar. Hetzelfde geldt voor de privacywetgeving waarbij je bijvoorbeeld de plicht hebt om persoonsgegevens van klanten te beschermen.
Verschillende manieren om werknemers die op afstand werken te controleren
Er zijn verschillende controlesystemen die je kan gebruiken om te controleren of een werknemer wel aan het werk is, of de privacy gewaarborgd is en of de arbeidsomstandigheden wel aan de eisen voldoen. Het gaat dan voornamelijk om filtersoftware waarbij je het internetgebruik monitort, software die de tijd en toegang tot digitale werkomgevingen monitort en RSI-software ter voorkoming van fysieke klachten.
Steeds opletten voor privacy-inbreuken
Toch is er ook een grens aan het controlerecht van de werkgever. Het controleren van werknemers kan nu eenmaal een privacy-inbreuk uitmaken. In de rechtspraak zijn er tal van voorbeelden te vinden waarbij werkgevers te ver gingen toen ze het internet- en mailgebruik tijdens de werktijd controleerden. Zo moet je van tevoren de werknemer op de hoogte brengen dat zijn activiteiten kunnen worden gecontroleerd, moet je daarbij een legitiem doel hebben dat zwaarder weegt dan het belang van de werknemer, mogen er geen minder ingrijpende controles mogelijk zijn en moet je rekening houden met vertrouwelijke communicatie. Als een werknemer bepaalde mails als privé markeert, mag je ze dan ook niet zomaar inzien. Privé is privé.
Een goede thuiswerkregeling is onontbeerlijk
Omdat je als werkgever een verregaande informatieverplichting hebt, heb je sowieso een goede thuiswerkregeling nodig. Hierin neem je een aantal praktische afspraken op en kom je ook duidelijk overeen hoe je je controlerecht kan uitoefenen.
Vervolgens zijn er niet alleen privacy-risico’s voor de werknemer zelf, maar ook voor anderen. Als verwerkingsverantwoordelijke moet je bijvoorbeeld datalekken voorkomen, waardoor er duidelijke regels moeten zijn over het beveiligen van persoonsgegevens. Daarom moet je in de thuiswerkregeling ook andere afspraken opnemen, zoals een verbod om een openbaar draadloos netwerk te gebruiken of de verplichting om het laptopslot te gebruiken om diefstal en dataverlies te voorkomen. Op basis van dergelijke afspraken kan je eventueel ook sancties opleggen.
Laat een thuiswerkregeling opstellen door MKB Juristen
Hoewel je dus een aantal mogelijkheden hebt om te controleren of de werknemer echt aan het werk is, zijn er ook een aantal formele eisen waar je rekening mee moet houden. Een goede thuiswerkregeling is altijd een must en daarbij moet je ook nog even rekening houden met het instemmingsrecht van de ondernemingsraad. Laat het duidelijk zijn dat je maar beter je zaakjes op orde hebt.
Spreek erover met een van onze juristen of laat de thuiswerkregeling door ons opstellen. Plan nu een gratis intakegesprek in en laat je helpen.
