MKB Juristen stelt juridische documenten op maat op
Het beste is om belangrijke contracten, algemene voorwaarden en andere juridische documenten niet zelf te knutselen of te kopiëren. Wij helpen ondernemers budgetvriendelijk met juridisch maatwerk, vooraf duidelijke kosten en praktische uitleg.
- Contracten, voorwaarden en juridische documenten op maat
- Budgetvriendelijk en vooraf duidelijk over de kosten
- Gratis adviesgesprek of vrijblijvend een offerte aanvragen
Wil je een BV oprichten? Naast de notariële oprichtingsakte heb je in de praktijk doorgaans zo’n tien documenten nodig om juridisch én fiscaal goed van start te gaan. De notaris regelt de oprichting zelf met de statuten; de rest stel je daarnaast op. Het gaat in hoofdlijnen om: aandacht voor het gebruikelijk loon van de DGA, algemene voorwaarden, een opdrachtovereenkomst, je AVG-documentatie (verwerkingsregister, verwerkersovereenkomst, privacy statement en cookieverklaring), een disclaimer en — bij meerdere aandeelhouders of een holdingstructuur — een aandeelhoudersovereenkomst en managementovereenkomst.
De tien aandachtspunten op een rij:
- Gebruikelijk loon van de DGA (fiscaal)
- Algemene voorwaarden
- Opdrachtovereenkomst
- AVG-verwerkingsregister
- AVG-verwerkersovereenkomst
- Privacy statement
- Disclaimer
- Cookieverklaring
- Aandeelhoudersovereenkomst
- Managementovereenkomst
Hieronder loop je per document na wat het regelt, waarom het belangrijk is en welke risico’s je ermee afdekt. Let op: niet elke onderneming heeft alle tien nodig — gebruik de lijst als checklist, niet als verplichting.
Waarom kiezen ondernemers voor een BV?
Er zijn verschillende redenen om voor een BV te kiezen. Vaak geeft de beperkte aansprakelijkheid de doorslag: in beginsel ben je als bestuurder of aandeelhouder niet met je privévermogen aansprakelijk voor de schulden van de onderneming. Daarbovenop komen administratieve en praktische voordelen, en in veel gevallen een gunstiger fiscaal plaatje zodra de winst voldoende oploopt. Ook wij van MKB Juristen zijn vanuit juridisch oogpunt fan van een BV — mits je correct van start gaat. Want de beperkte aansprakelijkheid is geen garantie: bij bijvoorbeeld onbehoorlijk bestuur of het niet nakomen van wettelijke verplichtingen kun je alsnog persoonlijk aansprakelijk worden gesteld. Goede documentatie helpt dat risico te beperken.
Niet elke onderneming heeft alle tien documenten nodig. Heb je geen website, verwerk je nauwelijks persoonsgegevens of richt je een BV op zonder medeaandeelhouders, dan vallen er een paar af. Gebruik de lijst hieronder daarom als checklist, niet als verplichting.
1. Het gebruikelijk loon van de DGA (gebruikelijkloonregeling)
Als directeur-grootaandeelhouder (DGA) ben je verplicht jezelf een zogenoemd gebruikelijk loon toe te kennen. De Belastingdienst gaat ervan uit dat je voor je werk een marktconform salaris ontvangt, zodat je niet alle beloning onbelast als dividend uitkeert. Het normbedrag wordt jaarlijks vastgesteld en bedraagt voor 2026 € 58.000 per jaar. Omdat dit bedrag elk jaar verandert, controleer je altijd het actuele normbedrag voor het lopende jaar.
In de regel moet je gebruikelijk loon ten minste het hoogste zijn van: het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking, het loon van je best betaalde werknemer, of het normbedrag. Stel je het loon op of boven het normbedrag vast, dan ligt de bewijslast voor een eventuele correctie in beginsel bij de Belastingdienst.
Voor veel starters voelt dat als een fors bedrag terwijl de omzet nog moet komen. Goed nieuws: onder voorwaarden mag je een lager gebruikelijk loon hanteren. Denk aan deeltijdsituaties, structureel verlies of een aantoonbaar lagere waarde van je werkzaamheden. In dat geval onderbouw je richting de Belastingdienst dat het verwachte bedrijfsresultaat geen ruimte biedt voor het normsalaris — en leg je die onderbouwing goed vast voor je dossier. Houd er rekening mee dat een lager loon gevolgen kan hebben voor dividenduitkeringen en een eventuele rekening-courantschuld. Onze experts leggen je graag uit hoe je dit zorgvuldig en goed gedocumenteerd aanpakt.
2. Algemene voorwaarden
De algemene voorwaarden vormen de kern van je overeenkomsten. Het gaat om standaardbepalingen die ervoor zorgen dat overeenkomsten sneller en duidelijker tot stand komen. Ze regelen uiteenlopende situaties: van aansprakelijkheid en betalingstermijnen tot een te late levering. Handel je met consumenten, dan ben je extra gebonden: je mag hun wettelijke rechten niet zomaar opzijzetten, en bepaalde bedingen kunnen als onredelijk bezwarend worden vernietigd.
Het is verstandig je algemene voorwaarden te deponeren bij de Kamer van Koophandel of de rechtbank. Verplicht is dat niet, maar het versterkt je bewijspositie: je kunt makkelijker aantonen welke versie van toepassing was. Minstens zo belangrijk is dat je de voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst ter beschikking stelt (de informatieplicht), anders kan de wederpartij ze achteraf vernietigen.
3. Opdrachtovereenkomst
Werk je voor een klant, dan doe je dat voortaan namens je BV. Je bent dus geen werknemer, maar maakt aanspraak op een vergoeding. Daarvoor gebruik je een overeenkomst van opdracht.
In de opdrachtovereenkomst leg je niet alleen de uit te voeren opdracht vast, maar ook zaken als de vergoeding en onkosten, de manier van uitvoeren, de leverdatum, de betalingsvoorwaarden, de prijs en de aansprakelijkheid. Het opstellen is maatwerk: als ontwerper regel je bijvoorbeeld je intellectuele-eigendomsrechten, terwijl je als lasser juist aan brandrisico denkt.
Let bij het inhuren van zzp’ers en bij je eigen opdrachten op het risico van schijnzelfstandigheid: als de afspraken in de praktijk neerkomen op een dienstbetrekking, kan de relatie als arbeidsovereenkomst worden aangemerkt, met fiscale en arbeidsrechtelijke gevolgen. Je algemene voorwaarden kunnen geheel of gedeeltelijk op de opdrachtovereenkomst van toepassing zijn, wat veel bepalingen standaardiseert.
4. AVG-verwerkingsregister
Verwerk je persoonsgegevens, dan moet je voldoen aan de AVG. Niet elke onderneming hoeft alles vast te leggen; of een verwerkingsregister verplicht is, hangt onder meer af van de aard van de gegevens, het risico van de verwerking en je omvang. In de praktijk houdt vrijwel iedere onderneming met klanten en personeel echter wel een vorm van register bij.
Ben je registerplichtig, dan moet je het op verzoek aan de Autoriteit Persoonsgegevens kunnen tonen. In het register leg je onder meer de verwerkingsdoelen vast, de categorieën van gegevens en betrokkenen, de bewaartermijnen en een algemene beschrijving van je technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Het is een juridisch-technisch document, maar gelet op de toezichthouder en mogelijke boetes voldoe je hier beter zorgvuldig aan.
5. AVG-verwerkersovereenkomst
Als ondernemer schakel je vaak een andere partij in om voor jou persoonsgegevens te verwerken — je kunt nu eenmaal niet alles zelf. Denk aan een uitbestede salarisadministratie of opslag in de cloud. In die gevallen heb je een verwerkersovereenkomst nodig.
Daarmee voorkom je dat de andere organisatie de gegevens verkeerd gebruikt, bijvoorbeeld voor eigen marketing. De overeenkomst regelt onder meer de geheimhouding, de beveiligingsmaatregelen, de rechten van betrokkenen en de verplichtingen van de verwerker. Loopt er iets mis — denk aan een datalek — dan is dit een van de eerste documenten waar zowel jij als de toezichthouder naar kijkt.
6. Privacy statement
Met een verwerkingsregister en verwerkersovereenkomsten regel je de interne kant van privacy. Naar je klanten, websitebezoekers en personeel moet je daarnaast transparant zijn. Met een privacy statement leg je duidelijk uit welke persoonsgegevens je verzamelt, met welk doel, hoe lang je ze bewaart en welke rechten betrokkenen hebben. Die transparantie is precies wat de AVG van je verlangt.
7. Disclaimer
Met een disclaimer leg je eenduidig vast onder welke voorwaarden je website mag worden gebruikt. Zo kun je aangeven dat teksten en afbeeldingen niet zomaar mogen worden overgenomen, waardoor er auteursrechtelijk minder snel discussie ontstaat.
Een disclaimer kan verder gaan en bijvoorbeeld de aansprakelijkheid beperken voor typefouten of voor het tijdelijk niet functioneren van (delen van) de website. Houd er wel rekening mee dat zo’n aansprakelijkheidsbeperking (exoneratie) niet onbegrensd is: bij opzet of bewuste roekeloosheid en richting consumenten houdt een al te ruime uitsluiting niet altijd stand.
8. Cookieverklaring
Werk je met cookies, dan is een privacy statement alleen onvoldoende. Een cookieverklaring informeert je bezoekers over de cookies die je plaatst en geeft hen de mogelijkheid om niet-noodzakelijke cookies te weigeren. Voor tracking- en marketingcookies is vooraf toestemming vereist.
Je gebruikt sneller cookies dan je denkt. Een koppeling met Google Analytics? Cookies. Een ingesloten video of een social-media-button? Cookies. Stuk voor stuk bepalen ze hoe je cookieverklaring en je toestemmingsbanner eruit moeten zien. Laat je hierin gerust bijstaan.
9. Aandeelhoudersovereenkomst
Voor alle duidelijkheid: een aandeelhoudersovereenkomst is voor een BV niet verplicht. Toch is hij belangrijk zodra je met meerdere aandeelhouders bent, want niet alles wordt in de statuten geregeld. Een aandeelhoudersovereenkomst biedt flexibiliteit én vertrouwelijkheid: de buitenwereld hoeft de onderlinge afspraken niet in de openbare statuten na te lezen.
Ook hier gaat het om maatwerk. Je kunt er bijvoorbeeld een aanbiedingsplicht in opnemen, drag along- en tag along-clausules, afspraken over besluitvorming en zeggenschap, en een regeling voor het oplossen van geschillen. Juist als de samenwerking ooit wringt, is dit het document dat veel ellende voorkomt.
10. Managementovereenkomst
Bestuur je je BV via een holding of persoonlijke houdstervennootschap, dan sluit je vaak een managementovereenkomst tussen de BV’s. Daarin leg je de werkzaamheden, de managementvergoeding en een aantal fiscale en arbeidsrechtelijke aspecten vast.
Het is belangrijk dat deze overeenkomst zorgvuldig wordt opgesteld. Wordt de verhouding in de praktijk namelijk gezien als een verkapte arbeidsovereenkomst, dan kan dat onbedoelde gevolgen hebben, bijvoorbeeld op het gebied van loonheffingen en ontslagbescherming.
In welke volgorde regel je deze documenten?
Het loont om de documenten in een logische volgorde aan te pakken, zodat je niets dubbel doet en je structuur vanaf dag één klopt:
- Vóór de oprichting: bepaal je structuur (eenmans-BV, holding of meerdere aandeelhouders). Die keuze bepaalt of je een aandeelhouders- en managementovereenkomst nodig hebt.
- Bij de oprichting: de notaris stelt de oprichtingsakte met statuten op en schrijft de BV in bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
- Direct na de start: regel je fiscale basis (gebruikelijk loon) en je commerciële documenten (algemene voorwaarden en opdrachtovereenkomst), zodat je veilig kunt contracteren.
- Zodra je online gaat of gegevens verwerkt: vul je AVG-documentatie aan met privacy statement, cookieverklaring, verwerkingsregister en eventueel een verwerkersovereenkomst, plus een disclaimer.
Door deze volgorde aan te houden, voorkom je dat je later overeenkomsten moet herzien omdat je structuur of werkwijze tussentijds wijzigt.
Welke documenten heb jij echt nodig?
De tien documenten hierboven dekken de meest voorkomende juridische en fiscale aandachtspunten bij het oprichten van een BV. Welke voor jou relevant zijn, hangt af van je situatie:
- Iedere BV: aandacht voor het gebruikelijk loon en, zodra je contracteert, algemene voorwaarden.
- Heb je een website of verwerk je persoonsgegevens? Dan komen privacy statement, cookieverklaring, verwerkingsregister en mogelijk een verwerkersovereenkomst in beeld.
- Meerdere aandeelhouders of een holdingstructuur? Dan zijn een aandeelhoudersovereenkomst en managementovereenkomst sterk aan te raden.
Twijfel je welke documenten in jouw geval nodig zijn? Onze specialisten ondernemingsrecht en contractenrecht denken graag met je mee, zodat je niet te veel én niet te weinig regelt.
Veelgestelde vragen over documenten bij het oprichten van een BV
Welke documenten heb je nodig om een BV op te richten?
Voor de oprichting zelf stelt de notaris de oprichtingsakte met statuten op. Daarnaast heb je in de praktijk doorgaans zo’n tien documenten nodig om juridisch en fiscaal goed te draaien: aandacht voor het gebruikelijk loon, algemene voorwaarden, een opdrachtovereenkomst, AVG-documentatie (verwerkingsregister, verwerkersovereenkomst, privacy statement, cookieverklaring), een disclaimer en — bij meerdere aandeelhouders of een holding — een aandeelhoudersovereenkomst en managementovereenkomst.
Heb je een notaris nodig om een BV op te richten?
Ja. Een BV wordt opgericht bij notariële akte. De notaris stelt de statuten op en zorgt voor de inschrijving in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. De overige documenten in dit artikel regel je daarnaast zelf of met juridische ondersteuning.
Wat kost het oprichten van een BV?
De kosten bestaan vooral uit het honorarium van de notaris voor de oprichtingsakte en de inschrijving bij de Kamer van Koophandel; daar komen mogelijk de kosten voor je juridische documenten bij. Tarieven verschillen per notaris en hangen af van de complexiteit van je structuur (een eenvoudige eenmans-BV is doorgaans goedkoper dan een holdingstructuur met meerdere aandeelhouders). Vraag daarom vooraf een offerte op en weeg de kosten af tegen de juridische en fiscale voordelen op langere termijn.
Is een aandeelhoudersovereenkomst verplicht bij een BV?
Nee, een aandeelhoudersovereenkomst is niet wettelijk verplicht. Toch is hij sterk aan te raden zodra je met meerdere aandeelhouders bent, omdat je er afspraken in vastlegt die niet in de openbare statuten staan, zoals zeggenschap, overdracht van aandelen en geschillenregelingen.
Wat is het gebruikelijk loon van een DGA?
Het gebruikelijk loon is het marktconforme salaris dat je als directeur-grootaandeelhouder verplicht aan jezelf toekent. De Belastingdienst hanteert hiervoor een jaarlijks vastgesteld normbedrag (€ 58.000 in 2026). Onder voorwaarden, bijvoorbeeld bij een startende onderneming of structureel verlies, mag je een lager bedrag hanteren, mits je dat goed kunt onderbouwen. Controleer altijd het normbedrag van het lopende jaar.
Heeft elke BV algemene voorwaarden nodig?
Niet wettelijk verplicht, maar wel verstandig zodra je producten of diensten levert. Algemene voorwaarden regelen onder meer betaling, levering en aansprakelijkheid en voorkomen discussies achteraf. Zorg er wel voor dat je ze vóór of bij het sluiten van de overeenkomst ter beschikking stelt.
Heb ik een holding nodig als ik een BV opricht?
Een holding is niet verplicht, maar veel ondernemers kiezen voor een holdingstructuur (een persoonlijke houdster-BV boven een werk-BV) om risico’s te scheiden en winst flexibeler te kunnen uitkeren of reserveren. Werk je via een holding, dan komt doorgaans ook een managementovereenkomst tussen de BV’s in beeld. Of het in jouw situatie verstandig is, bespreek je het beste vooraf met een specialist.
Hulp nodig bij het oprichten van je BV?
Bij MKB Juristen vinden we dat starters het al druk genoeg hebben. Daarom helpen we je graag de juiste documenten op orde te krijgen, afgestemd op jouw onderneming. Bekijk onze contracten en juridische documenten of bespreek je situatie met een specialist via onze rechtshulp.
Wil je direct sparren over welke documenten jij nodig hebt? Plan een vrijblijvende intake in en ga samen met een van onze experts na hoe je juridisch sterk én fiscaal slim van start gaat.
