Op de werkvloer geef je natuurlijk wel vaker waarschuwingen. Omdat ze wat sneller moeten werken. Of omdat ellenlange rookpauzes echt niet kunnen. Vaak volstaat een opgeheven vinger om orde op zaken te stellen en juridisch heeft dat dan ook geen gevolgen. Wil je daarentegen dat er ook disciplinaire maatregelen aan de waarschuwing verbonden zijn? Dan moet je altijd inzetten op een officiële waarschuwing.
Officiële waarschuwing voor je werknemer
Een officiële waarschuwing is niet door de wet geregeld. Er staat nergens hoe je de waarschuwing moet uitbrengen of wat er in de waarschuwingsbrief moet staan. Om bewijsrechtelijke redenen wordt het wel steeds schriftelijk uitgebracht. De schriftelijke waarschuwing kan je op die manier ook aan het personeelsdossier toevoegen. Met een officiële waarschuwing kan je een werknemer om diverse redenen berispen, bijvoorbeeld omdat hij te vaak te laat komt of omdat een werknemer grensoverschrijdend omgaat met de stagiaire.
Aan een officiële waarschuwing zijn meestal geen verdere consequenties verbonden, behalve dan bij herhaling, maar het zorgt er wel voor dat je later eenvoudig kan ingrijpen. Ook in het kader van een ontslagprocedure zorgt een mooi setje officiële waarschuwingen voor een stevigere positie. Hoewel het vaak gaat om een of-of-verhaal waarbij een keuze wordt gemaakt tussen een waarschuwing of een disciplinaire maatregel, kan het in principe wel samengaan.
Inhoud van de officiële waarschuwing aan de werknemer
Hoe dan ook is het belangrijk om te weten dat één enkele officiële waarschuwing zelden zal volstaan om tot het ontslag over te gaan. Anderzijds is er geen regel die zegt wanneer je voldoende waarschuwingen hebt uitgebracht. Alles hangt per slot van rekening af van de feiten en dus van de inhoud van de waarschuwingsbrief.
Daarom is het belangrijk dat je heel concreet de feiten beschrijft en aangeeft wat er juist mis is gegaan. Heb je hier eerder al een waarschuwing over uitgebracht of hadden jullie al een eerder gesprek hieromtrent? Noteer ook deze informatie in de waarschuwingsbrief. Teken steeds de datum van de feiten en de verzending op en verwijs naar de relevante regels. Dit kunnen wettelijke bepalingen zijn, maar je kan natuurlijk ook gewoon verwijzen naar het personeelshandboek of naar het internetprotocol. Benoem ten slotte eventuele sancties die je in de toekomst kan en zal treffen. Eventuele bewijsstukken kan je toevoegen, maar dat hoeft niet. Hoe dan ook sta je sterk als de werknemer de feiten niet schriftelijk betwist.
Werknemer kan reageren op een officiële waarschuwing
Het zou natuurlijk niet eerlijk zijn dat jij met een officiële waarschuwing het een en ander beweert en dat de werknemer geen weerwoord heeft. Daarom kan de werknemer steeds schriftelijk op de waarschuwing reageren en aangeven waarom hij het niet eens is met je waarschuwing. Hierdoor voorkomt de werknemer in ieder geval een eenzijdig oordeel in zijn nadeel. De reactie van je werknemer voeg je toe aan het personeelsdossier. Daarnaast kan je op basis van die reactie ook beslissen om je waarschuwing, al dan niet volledig, in te trekken. Het kan nu eenmaal zijn dat de werknemer een heel goede reden kan geven waarom hij te laat was, dan is een officiële waarschuwing misschien toch wel wat te streng.
Je bent in principe vrij om te kiezen hoe je de officiële waarschuwing bezorgt. Toch is het aangeraden om de werknemer steeds te laten tekenen voor ontvangst. De waarschuwingsbrief per aangetekende post zenden is een goed alternatief als de werknemer weigert om z’n handtekening te zetten.
Wil je hier meer over weten of wil je een officiële waarschuwingsbrief laten opstellen? Laten we dan even contact hebben over je document. Plan een gratis intakegesprek in en we bellen je spoedig.
