Via de werkkostenregeling kan een werkgever onbelaste vergoedingen aan werknemers toekennen. Daarvoor moet het bedrag binnen de vrije ruimte blijven. Deze vrije ruimte wordt berekend op basis van de totale loonsom van alle medewerkers. Wanneer het bedrag van de vergoedingen boven de vrije ruimte komt, moet er over dat extra bedrag belasting worden betaald. De vrije ruimte kan vrij worden besteed. Onder voorwaarden gelden er ook gerichte vrijstellingen die niet ten koste gaan van de vrije ruimte. En voor bepaalde producten geldt het noodzakelijkheidscriterium. Dit wil zeggen dat deze producten belastingvrij kunnen worden gegeven als ze nodig zijn voor het werk.
Noodzakelijkheidscriterium en de smartphone
Een van de producten waarvoor het noodzakelijkheidscriterium geldt, is de mobiele telefoon of de smartphone. Zo’n mobiele telefoon is noodzakelijk als de werknemer het nodig heeft om zijn dienstbetrekking goed uit te oefenen. Het maakt daarbij niet uit hoe frequent de mobiele telefoon wordt gebruikt. Eenmaal het zonder een mobiele telefoon niet mogelijk is om de dienstbetrekking goed uit te oefenen, is de mobiele telefoon noodzakelijk. De werkgever zal de mobiele telefoon betalen en de kosten niet doorrekenen. Als de werknemer de mobiele telefoon niet langer nodig heeft voor de dienstbetrekking, moet hij de mobiele telefoon teruggeven. De werknemer kan ook de restwaarde aan de werkgever vergoeden.
Over het algemeen volgt de Belastingdienst hieromtrent het redelijke oordeel van de werkgever. Wanneer de Belastingdienst echter meent dat er niet aan het noodzakelijkheidscriterium is voldaan, ligt de bewijslast bij de Belastingdienst. De bewijslast is echter omgekeerd bij een werknemer-bestuurder of -commissaris.
Privévoordeel voor de werknemer en eigen bijdrage
Sommige werkgevers staan de werknemer toe om de smartphone van het werk ook privé te gebruiken. Dit privévoordeel wordt niet tot het loon gerekend, op voorwaarde dat er aan het noodzakelijkheidscriterium is voldaan. Sommige werkgevers staan de werknemer ook toe om een duurdere smartphone te kiezen, op voorwaarde dat de meerprijs voor rekening van de werknemer is. De vrijstelling geldt dan enkel voor de basisuitvoering. De eigen bijdrage wordt van het nettoloon afgetrokken.
Afspraken over het gebruik van de smartphone
Er zijn uiteraard nog andere situaties mogelijk, bijvoorbeeld het toepassen van de cafetariaregeling. De vele mogelijkheden en consequenties bewijzen dat er maar beter goed kan worden nagedacht over het toekennen en inzetten van dergelijke extraatjes in een onderneming. Bovendien stopt het niet alleen bij fiscale zaken. Sommige werkgevers zullen ook concrete richtlijnen willen opleggen met betrekking tot hoe er met de smartphone van de zaak moet worden omgegaan. Zo kan de werknemer bijvoorbeeld worden verplicht om privézaken te regelen via een tweede simkaart met een ander nummer. Of er kan worden bepaald dat een werknemer het telefoonabonnement van de zaak niet mag gebruiken om betaald te parkeren.
Als een werknemer een telefoon van de zaak krijgt, raden we aan om een telefoonovereenkomst te sluiten. In een telefoonovereenkomst worden afspraken opgenomen over onder meer het gebruik van de telefoon en over de teruggave of de afkoop bij het beëindigen van het dienstverband. Als je hier vragen over hebt of als je zo’n telefoonovereenkomst wil laten opstellen, kan je bij ons terecht.
