De charme van werken onder de tropische zon: ook juridisch een goed idee?

Een werknemer die vanuit het buitenland werkt klinkt aantrekkelijk, maar juridisch komt er veel bij kijken: arbeidsomstandigheden, fiscale gevolgen, dataprivacy bij niet-EU-landen en de regels rond detachering. Als werkgever houdt u uw zorgplicht, ook als uw medewerker op een zonnig terras werkt. Hieronder leest u waar u op moet letten en hoe u goede afspraken maakt.

Telewerken vanuit het buitenland: maak duidelijke afspraken

Telewerken vanuit het buitenland — bijvoorbeeld tijdens een vakantie — kan, maar wees als werkgever voorzichtig. Belangrijke aandachtspunten:

• maak duidelijke afspraken met uw werknemers over verwachtingen en verplichtingen;
• houd rekening met fiscale gevolgen voor medewerkers die grote delen van het jaar in het buitenland werken;
• u behoudt uw zorgplicht voor goede en veilige arbeidsomstandigheden, ook op afstand — wat in het buitenland lastig te bewaken is.

In een telewerkreglement kunt u hierover afspraken vastleggen, bijvoorbeeld dat medewerkers altijd aan een (goed ingericht) bureau moeten werken. TODO_VERIFY: de fiscale en socialezekerheidsgevolgen van langdurig werken vanuit het buitenland zijn complex en landafhankelijk — laat dit per situatie toetsen.

Dataprivacy bij werken vanuit een niet-EU-land

Werken uw medewerkers vanuit een niet-EU-land, dan vraagt de verwerking van persoonsgegevens extra aandacht. Voor de doorgifte van persoonsgegevens vanuit Nederland naar landen buiten de EU gelden strenge regels: die landen moeten een passend beschermingsniveau bieden. Dit is een complexe kwestie; win hierover juridisch advies in, want doorgifte naar het buitenland is niet zomaar toegestaan.

Daarnaast werken veel telewerkers via openbare wifi-hotspots, die gevoelig zijn voor misbruik en gegevensdiefstal. Maak ook hierover goede afspraken, bijvoorbeeld over het gebruik van een VPN.

Detachering binnen de EU: gelijke rechten en voorwaarden

Detachering is een ander verhaal. Detacheert u een werknemer naar een ander EU-land, dan geniet die werknemer dezelfde basisarbeidsvoorwaarden en -rechten als de lokale werknemers, zoals:

• beloning;
• maximale werktijden en minimale rusttijden;
• gezondheid en veiligheid op het werk.

Let op: detachering mag niet langer duren dan nodig voor een specifieke taak; daarna keert de werknemer terug naar het oorspronkelijke werkland. Wees ook goed geïnformeerd over de regels rond sociale zekerheid bij detachering.

Veelgestelde vragen

Mag mijn werknemer zomaar vanuit het buitenland werken?

Het kan, maar er kleven fiscale, arbeidsrechtelijke en privacyrechtelijke gevolgen aan. Maak duidelijke afspraken en win advies in voordat u akkoord gaat.

Behoud ik mijn zorgplicht als mijn werknemer in het buitenland werkt?

Ja. U blijft verantwoordelijk voor veilige en gezonde arbeidsomstandigheden, ook op afstand. Leg eisen vast in een telewerkreglement.

Wat moet ik regelen voor privacy bij werken buiten de EU?

Doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de EU mag alleen onder voorwaarden (passend beschermingsniveau). Maak ook afspraken over veilig internetgebruik, zoals een VPN.

Welke rechten heeft een gedetacheerde werknemer?

Bij detachering binnen de EU gelden dezelfde basisarbeidsvoorwaarden als in het gastland, zoals beloning, werktijden en veiligheid. Houd rekening met de socialezekerheidsregels.

Werknemers die in het buitenland (willen) werken?

Of het nu gaat om detachering, veiligheid, dataprivacy, sociale zekerheid of fiscale gevolgen: goede afspraken en een passend reglement voorkomen problemen. Wij adviseren u en stellen de benodigde documenten op.

Bekijk onze expertise arbeidsrecht en privacy, of plan een vrijblijvend intakegesprek in.