MKB Juristen stelt juridische documenten op maat op
Het beste is om belangrijke contracten, algemene voorwaarden en andere juridische documenten niet zelf te knutselen of te kopiëren. Wij helpen ondernemers budgetvriendelijk met juridisch maatwerk, vooraf duidelijke kosten en praktische uitleg.
- Contracten, voorwaarden en juridische documenten op maat
- Budgetvriendelijk en vooraf duidelijk over de kosten
- Gratis adviesgesprek of vrijblijvend een offerte aanvragen
Een werkgever mag verzuim registreren, maar geen gegevens over de aard of oorzaak van de ziekte — daar mag hij zelfs niet naar vragen. Dat zijn bijzondere (gezondheids)persoonsgegevens, die alleen de arbodienst of bedrijfsarts mag verwerken. Een bedrijf dat ziektes, klachten en pijnaanduidingen registreerde (en slecht beveiligde), kreeg een boete van 15.000 euro van de Autoriteit Persoonsgegevens.
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) beboette een onderhoudsbedrijf dat gezondheidsgegevens van zieke werknemers registreerde. Dat betekent niet dat u helemaal geen verzuimgegevens mag bijhouden — we leggen de grens uit.
Wat ging er mis?
Het bedrijf voerde een verzuimregistratie. Verzuim bijhouden mag, bijvoorbeeld voor re-integratie of vervanging. Maar dit bedrijf ging veel verder en registreerde óók de oorzaak van het verzuim: namen van ziektes, pijnaanduidingen en specifieke klachten. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens, die extra worden beschermd. Het verwerken ervan is in beginsel verboden en kan alleen op grond van een wettelijke uitzondering — die hier ontbrak.
Sterker nog: de privacywetgeving verbiedt werkgevers informatie over de aard en oorzaak van de ziekmelding te registreren; ze mogen er zelfs niet naar vragen. Alleen de arbodienst of bedrijfsarts mag dat. Heel uitzonderlijk kan afwijken nuttig zijn — bijvoorbeeld vastleggen dat iemand epilepsie heeft zodat collega’s weten wat te doen bij een aanval — maar dat is de uitzondering.
Extra kwalijk: de registratie was online toegankelijk zónder authenticatie. Juist bijzondere persoonsgegevens moeten extra goed beveiligd zijn. Een gebruikersnaam en wachtwoord volstaan volgens de AP niet; er is meerfactorauthenticatie nodig. De AP legde een boete van 15.000 euro op.
Welke verzuimgegevens mag u wél registreren?
De AVG laat ruimte om noodzakelijke informatie te vragen en vast te leggen — informatie die nodig is om te bepalen hoe het verder moet met het werk:
- de geschatte duur van de afwezigheid;
- het verpleeg-/verblijfadres;
- een telefoonnummer waarop de werknemer bereikbaar is.
Níet noodzakelijk (en dus niet toegestaan om te vragen): welke ziekte iemand heeft, welke medicijnen hij gebruikt of hoe een ongeval gebeurde. Deelt een werknemer dit vrijwillig, dan mag u een luisterend oor zijn, maar de informatie niet registreren. Alleen in uitzonderlijke gevallen waarin de diagnose echt noodzakelijk is, mag het in het personeelsdossier — met goede beveiliging.
Veelgestelde vragen
Mag ik vragen waarom een werknemer ziek is?
Nee. U mag niet vragen naar de aard of oorzaak van de ziekte en die ook niet registreren. Alleen de arbodienst of bedrijfsarts mag dat. Vrijwillig gedeelde informatie mag u niet vastleggen.
Welke verzuimgegevens mag ik wel bijhouden?
Alleen noodzakelijke gegevens, zoals de verwachte duur van de afwezigheid, het verpleegadres en een telefoonnummer. Niet de diagnose of het medicijngebruik.
Hoe moet ik gezondheidsgegevens beveiligen?
Extra zorgvuldig. Een gebruikersnaam en wachtwoord volstaan niet; de AP verlangt meerfactorauthenticatie en passende toegangsbeperking.
Verzuimregistratie AVG-proof maken?
De privacy- en arbeidsrechtjuristen van MKB Juristen helpen u verzuim correct en veilig te registreren. Bekijk onze expertise in privacy en gegevensbescherming of plan een intakegesprek in.
