Sinds de invoering van de WWZ (Wet werk en zekerheid) is het nog belangrijker geworden om de werknemer voldoende scholingsmogelijkheden te bieden, bijvoorbeeld wanneer de scholing een herplaatsing in een passende en vacante functie mogelijk maakt. Omdat er aan scholing vaak hoge kosten zijn verbonden, is het niet onlogisch dat je als werkgever een aantal voorzorgsmaatregelen wilt treffen. Een studiekostenbeding kan daarbij de ideale oplossing zijn.
Wat is een studiekostenbeding?
Een studiekostenbeding is een beding waarbij de werkgever en de werknemer overeenkomen dat de werknemer bij het einde van de arbeidsovereenkomst de studiekosten geheel of gedeeltelijk moet terugbetalen. Aan deze terugbetalingsverplichting zijn over het algemeen een aantal voorwaarden verbonden. Zo kan de verplichting enkel gelden wanneer een werknemer binnen een aantal jaar na het afronden van de studie vertrekt of wanneer het initiatief niet bij de werkgever ligt.
Hoe maak je afspraken over de studiekosten?
Het is aangeraden om het studiekostenbeding per gevolgde opleiding of studie op te stellen, waarbij een verrekening met de latere transitievergoeding mogelijk is. Het versterkt in elk geval de eigen positie bij het onderhandelen over de beëindigingsovereenkomst. Naast de specifieke studieovereenkomst kan je ook een algemeen studiekostenbeding opnemen in de arbeidsovereenkomst of in het personeelshandboek, wat een vangnet biedt wanneer je vergeet om een specifieke studieovereenkomst op te stellen.
Voorwaarden voor een geldig studiekostenbeding
Hoewel er in principe geen wettelijke regels zijn die aangeven aan welke voorwaarden het studiekostenbeding moet voldoen, heeft de Hoge Raad in 1983 al een arrest geveld waarin het de regels uit de doeken deed.
Volgens de Hoge Raad moet het studiekostenbeding duidelijk vaststellen gedurende welke periode een werkgever baat heeft bij de kennis en vaardigheden die de werknemer door de studie heeft verworven. De terugbetalingsverplichting kan daarbij enkel gelden gedurende die periode, terwijl de terug te betalen som via een glijdende schaal evenredig moet afnemen. Niet alleen de studiekosten zelf komen in aanmerking voor de terugbetalingsverplichting, maar ook het tijdens die studietijd betaalde loon komt in aanmerking. Hiervoor mag je een gefixeerd bedrag overeenkomen, zonder dat dit meer is dan de werkelijk gemaakte kosten.
In elk geval zal de terugbetalingsverplichting enkel gelden wanneer het initiatief voor het ontslag niet bij de werkgever ligt. Omdat een studiekostenbeding grote gevolgen heeft voor de werknemer, moet het studiekostenbeding uitdrukkelijk en schriftelijk worden vastgesteld. Ten slotte moet het studiekostenbeding duidelijk en begrijpelijk uiteen worden gezet opdat de werknemer goed de strekking ervan kan begrijpen.
Andere aandachtspunten bij de redactie van het studiekostenbeding
Hoewel het studiekostenbeding in principe geldig is, mag het niet conflicteren met andere wettelijke bepalingen. Dit is voornamelijk relevant voor de bepalingen van de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag. Hierdoor mag het bedrag dat de werknemer moet betalen er niet in resulteren dat hij minder overhoudt dan het wettelijk minimumloon.
Ten slotte kunnen rechters de bepalingen van het studiekostenbeding matigen of zelfs schrappen omwille van de redelijkheid en billijkheid en het goed werkgeverschap. Hierbij spelen verschillende factoren een rol. In het verleden hield de rechter bijvoorbeeld al rekening met het feit dat het ging om een interne opleiding, de verworven kennis en vaardigheden, de vraag of de opleiding al dan niet past binnen de normale investeringen die een werkgever moet doen, de duur van de opleiding of het salaris van de medewerker. Dergelijke praktische factoren kunnen ervoor zorgen dat het studiekostenbeding geen of slechts een beperkte werking heeft.
Laat een studieovereenkomst opstellen door MKB Juristen
De redactie van een geldig studiekostenbeding is niet eenvoudig. In de praktijk struikelen rechters wel vaker over studiekostenbedingen en dat niet alleen wat de bewoording betreft, maar ook omwille van het goed werkgeverschap. Laat de studieovereenkomst dan ook altijd opstellen door een van de gekwalificeerde juristen van MKB Juristen.
Daarnaast bieden we je ook graag een vangnet door het studiekostenbeding op te nemen in nieuwe arbeidsovereenkomsten en/of in een te ondertekenen personeelshandboek. Bij het beëindigen van de arbeidsovereenkomst kan je ten slotte bij ons terecht voor de redactie van de vaststellingsovereenkomst. Contacteer een arbeidsjurist om de mogelijkheden te bespreken.
