خمس وثائق لجعل مؤسستك متوافقة مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)

للامتثال للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، تحتاج جميع المؤسسات تقريبًا إلى عدد من الوثائق: اتفاقية معالجة البيانات، وبيان الخصوصية وملفات تعريف الارتباط، ولوائح الخصوصية، وبروتوكول التعامل مع خروقات البيانات، ونموذج موافقة على المحتوى المرئي. تُثبت هذه الوثائق اتخاذكم الإجراءات المطلوبة، وتمنع الغرامات، والإضرار بالسمعة، ودعاوى التعويض. فيما يلي، يمكنكم الاطلاع على الوثائق الخمس التي يجب عليكم توفيرها.

لماذا توثيق اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)؟

يُلزمك قانون حماية البيانات العامة (GDPR) بالتعامل مع البيانات الشخصية للعملاء والموظفين بعناية وشفافية. ويجنّبك الامتثال لهذا القانون ليس فقط الغرامات، بل أيضاً الإضرار بسمعتك ودعاوى التعويض. ومن أهم جوانب ذلك إعداد وثائق تُثبت اتخاذك الإجراءات المطلوبة.

1. اتفاقية معالج البيانات

اتفاقية معالجة البيانات هي عقد بين مراقب البيانات ومعالجها. تضمن هذه الاتفاقية استخدام المعالج للبيانات فقط للغرض المتفق عليه وتأمينها بشكل كافٍ. وهي ضرورية في حال الاستعانة بمصادر خارجية لمعالجة البيانات، مثل التخزين السحابي أو الرواتب. تحدد الاتفاقية، من بين أمور أخرى، الغرض من معالجة البيانات ومدتها وطبيعتها ونوعها، بالإضافة إلى حقوق والتزامات كلا الطرفين.

2. بيان الخصوصية وملفات تعريف الارتباط

يجب على كل مؤسسة تقريبًا تمتلك موقعًا إلكترونيًا أن يكون لديها بيان خصوصية وملفات تعريف ارتباط. يوضح هذا البيان البيانات الشخصية التي يتم جمعها، وسبب جمعها، وكيفية استخدام ملفات تعريف الارتباط ، بالإضافة إلى كيفية عرض الزوار لبياناتهم أو تعديلها أو حذفها. ولا يقتصر هذا الإلزام على المتاجر الإلكترونية فقط

3. سياسة الخصوصية

سياسة الخصوصية للعملاء والموظفين معلومات واضحة حول البيانات الشخصية التي يتم جمعها، وسبب جمعها، والجهات التي يتم مشاركتها معها. كما تُوضّح حقوق أصحاب البيانات بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، مثل حق الوصول والتصحيح والحذف. وهي إلزامية لكل مؤسسة تُعالج البيانات الشخصية.

4. بروتوكول اختراق البيانات

يصف بروتوكول اختراق البيانات الخطوات التي يجب اتخاذها فور اختراق للبيانات ، بما في ذلك إبلاغ هيئة حماية البيانات الهولندية، وإذا لزم الأمر، إبلاغ أصحاب البيانات. وهو أمر بالغ الأهمية لكل مؤسسة تعالج البيانات الشخصية.

5. الإذن باستخدام صور الموظفين

باستخدام نموذج الموافقة، تحصل على إذن باستخدام صور ومقاطع فيديو للموظفين لأغراض التواصل، على سبيل المثال على موقعك الإلكتروني، أو في الكتيبات، أو على وسائل التواصل الاجتماعي.

الأسئلة الشائعة

ما هي وثائق اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) التي تحتاجها مؤسستي كحد أدنى؟

يتضمن عادةً بيان الخصوصية وملفات تعريف الارتباط، ولوائح الخصوصية، وبروتوكول اختراق البيانات، بالإضافة إلى اتفاقية معالجة البيانات في حال الاستعانة بمصادر خارجية للمعالجة. وغالبًا ما يتضمن أيضًا سجلًا للمعالجة.

هل أحتاج إلى بيان خصوصية فقط إذا كان لدي متجر إلكتروني؟

لا. تحتاج كل منظمة تقريبًا لديها موقع ويب يقوم بمعالجة البيانات الشخصية إلى بيان الخصوصية وملفات تعريف الارتباط.

متى أحتاج إلى اتفاقية معالجة البيانات؟

إذا قمت بتفويض معالجة البيانات إلى جهة خارجية تقوم بمعالجة البيانات الشخصية نيابة عنك، مثل مزود خدمة سحابية أو مزود خدمات الرواتب.

هل يُسمح لي بوضع صور الموظفين على الموقع الإلكتروني؟

لا يُسمح باستخدام المواد المرئية إلا بإذنٍ ساري المفعول. سجّل ذلك في نموذج موافقة.

تأكد من أن مؤسستك متوافقة مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)

نقوم بصياغة هذه الوثائق وغيرها، مثل سجل معالجة البيانات وفقًا للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، ونضمن وضوحها ودقتها. خلال عملية التدقيق وفقًا للائحة العامة لحماية البيانات، نحدد جميع احتياجاتك.

اطلع على باقة خدماتنا الخاصة باللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) أو حدد موعدًا لجلسة استشارة مجانية .