ما هي سياسة تأجير السيارات؟ شرح واستخدام

ما هي لائحة تأجير السيارات؟ هي لائحة مكتوبة يحدد فيها صاحب العمل الشروط التي بموجبها يتسلم الموظف سيارة مستأجرة من الشركة ويستخدمها: من له الحق فيها، وما هو مبلغ التأجير المطبق، وكيفية احتساب الضريبة الإضافية، ومن يتحمل تكاليف الأضرار والخصومات والغرامات، ومتى يجب إعادة السيارة. تُرفق هذه اللائحة بعقد العمل، ويرتبط به بإشارة موجزة فيه. بدون هذه اللائحة، تنشأ النزاعات في أوقاتٍ لا تحتاجها فيها: في حالة وقوع حادث، أو عند تقديم طلب تقييم ضريبي من مصلحة الضرائب، أو عند انتهاء فترة العمل.

الإجابة المختصرة

• ما هو: سياسة الشركة المتعلقة بشروط استخدام سيارة الشركة.
• لمن: أي صاحب عمل يوفر سيارة أو أكثر للإيجار.
• الأساسيات: التخصيص، ميزانية الإيجار، الاستخدام الخاص، المنفعة الخاضعة للضريبة، الضرر، الغرامات، العائد.
• الأساس القانوني: عقد العمل بالإضافة إلى الإشارة إلى اللوائح.
• يرجى الملاحظة: إن الحق في استرداد التعويضات من الموظف محدود بموجب المادة 7:661 من القانون المدني الهولندي.
• الشكل: كتابياً، وموقعاً، أو مقبولاً بشكل واضح من قبل الموظف.

ما هي بالضبط لائحة تأجير السيارات؟

تُبرم عقد إيجار مع شركة التأجير، يُحدد ما تُقدمه الشركة وتكاليفه. لكن ما لا يُحدده العقد هو علاقتك بالموظف الذي يقود السيارة. وهنا تكمن وظيفة لوائح تأجير السيارات: فهي تُحوّل الالتزامات الناشئة عن عقد الإيجار إلى علاقة عمل.

لا تُعتبر اللوائح وثيقة مستقلة، بل تُصبح نافذة المفعول فقط بعد أن يُشير إليها عقد العمل أو خطاب العرض، وبعد أن يتسلمها الموظف ويقبلها. إضافةً إلى ذلك، يُنصح بتضمين بند تعديل كتابي يسمح بتعديل اللوائح لاحقًا في حال تغيّر الأسعار أو قوانين الضرائب أو سياسة أسطول المركبات. فبدون هذا البند، لا يُمكن التعديل من جانب واحد إلا في حالة وجود مصلحة مُلحة، وهو شرط يصعب إثباته.

انتبه أيضًا لمخاطر اكتساب الحق. فمن يُقدّم سيارة دون تحفظ لسنوات قد يجد أن هذه السيارة تُصبح شرطًا من شروط التوظيف لا يُمكن سحبه بسهولة. ويُجنّب وجود اتفاق واضح مع تحفظ حدوث ذلك.

ضريبة سيارات الشركات وحد الـ 500 كيلومتر

إذا وفّر صاحب العمل سيارةً يُسمح للموظف باستخدامها لأغراضه الخاصة، يُعتبر ذلك مكافأة عينية. يُعالج صاحب العمل هذه المكافأة الخاضعة للضريبة من خلال نظام إدارة الرواتب. تُحسب المكافأة الخاضعة للضريبة على أساس السعر المعلن شاملاً ضريبة القيمة المضافة وضريبة المبيعات. النسبة القياسية هي 22%؛ أما بالنسبة للسيارات الكهربائية بالكامل، فتُطبق نسبة أقل على جزء من السعر المعلن لعدة سنوات. وقد تم إلغاء نظام الخصم هذا تدريجياً على مر السنين، لذا يُرجى التحقق من النسبة المطبقة في السنة الحالية لدى إدارة الضرائب والجمارك قبل ذكرها في لوائحكم.

يُعفى الموظف من الضريبة على المزايا إذا لم تتجاوز مسافة قيادته الخاصة 500 كيلومتر خلال السنة التقويمية. أربع نقاط خاطئة في التطبيق العملي:

• هذا حد سنوي وليس شهرياً. فإذا قطع الموظف مسافة 501 كيلومتراً بسيارته الخاصة خلال العام، فإن الضريبة المستحقة تُدفع عن كامل العام، وليس فقط عن المسافة الزائدة.
• إذا كانت السيارة متاحة لجزء فقط من السنة، فسيتم إعادة حساب حد الـ 500 كيلومتر بما يتناسب مع الوقت.
• يُعتبر التنقل اليومي استخداماً تجارياً لأغراض ضريبة الرواتب. أما بالنسبة لضريبة القيمة المضافة، فالوضع مختلف: إذ يُعتبر التنقل اليومي استخداماً شخصياً.
• يقع عبء الإثبات على عاتق السائق. يجب عليه أن يثبت من خلال سجل رحلات قاطع أنه يلتزم بالحد المسموح به.

إذا رغب الموظف في تجنب الاستفادة من المزايا الخاضعة للضريبة، فعليه التقدم بطلب للحصول على إقرار بعدم استخدام السيارة لأغراض شخصية من إدارة الضرائب والجمارك. في هذه الحالة، لا يُلزم صاحب العمل بتطبيق هذه المزايا. إذا تبين لاحقًا أن الموظف قد قطع أكثر من 500 كيلومتر لأغراض شخصية، فستفرض إدارة الضرائب والجمارك، مبدئيًا، التقييم الإضافي والغرامة على الموظف. حتى لو كان صاحب العمل على علم بعدم صحة الإقرار، فإنه قد يُفرض عليه التقييم الإضافي. لذا، ينبغي أن تنص اللوائح على متطلبات سجل المسافة المقطوعة، وأن يُلزم الموظف بتقديمه عند الطلب.

الأضرار، والمبلغ القابل للخصم، وغرامات المرور

صاحب العمل هو الطرف المتعاقد مع شركة التأجير. لذا، يتحمل صاحب العمل في البداية مسؤولية الأضرار والمبلغ القابل للخصم. والسؤال المطروح هو ما إذا كان بإمكانه تحميل هذه المسؤولية على الموظف، وهناك حد أقصى لذلك.

تنص المادة 7:661 من القانون المدني الهولندي على أن الموظف الذي يتسبب في ضرر أثناء تأدية عمله لا يكون مسؤولاً أمام صاحب العمل عن ذلك الضرر، إلا إذا كان الضرر ناتجًا عن قصده أو إهماله المتعمد. وهذا معيار صارم: فالإهمال أو سوء التقدير أو الخطأ المروري لا يندرج عمومًا ضمنه. ولا يجوز الخروج عن هذه القاعدة العامة إلا بموجب اتفاقية مكتوبة، وحتى في هذه الحالة، يكون ذلك فقط في حال كان الموظف مؤمّنًا ضد ذلك الضرر. وبالتالي، فإن أي لائحة تنقل المسؤولية الكاملة عن الضرر إلى السائق لا تصمد أمام القضاء.

من الممارسات الشائعة فرض مبلغ خصم محدود ومحدد مسبقًا لكل مطالبة، يتم الاتفاق عليه كتابيًا وبحد أقصى سنوي. كلما زاد المبلغ، زادت دقة تدقيق القاضي فيه. إضافةً إلى ذلك، يجب تنظيم الإجراءات المتبعة في حالة وقوع ضرر خارج ساعات العمل، أو استخدام المركبة من قبل شريك أو طرف ثالث، أو القيادة تحت تأثير الكحول أو المخدرات أو بدون رخصة قيادة سارية المفعول. في هذه الحالات الأخيرة، يكون احتمال وجود نية مبيتة أو تهور متعمد أكبر بكثير.

تُصنّف غرامات المرور ضمن فئة مختلفة. ففي المخالفات البسيطة التي تُسوى إداريًا، يكون مالك المركبة هو المسؤول. وهذه الشركة هي التي تُحوّل الغرامة إلى صاحب العمل بصفته الطرف المتعاقد. وإذا رغب صاحب العمل في استرداد الغرامة من الموظف، فيجب النص على ذلك في اللوائح. أما في المخالفات الأكثر خطورة، فيمكن لمالك المركبة تقديم بيانات السائق، وبعد ذلك تُصدر العقوبة باسمه. وأخيرًا، تجدر الإشارة إلى أن خصم الغرامة من الأجور غير مسموح به بشكل مطلق: إذ يضع القانون حدودًا للخصم، ولا يجوز أن يقل صافي الأجر عن الحد الأدنى للأجور المنصوص عليه قانونًا.

العودة، المرض، وإنهاء الخدمة

يُعدّ إنهاء الاستخدام البند الأكثر استهانةً. يجب أن ينصّ العقد على وجوب إعادة السيارة، مع المفاتيح وبطاقة الوقود وبطاقة الشحن والأوراق الثبوتية، في آخر يوم عمل، أو قبل ذلك في حال الإعفاء من العمل. كما يجب تنظيم حالة العجز عن العمل طويل الأمد: إذ يفرض العديد من أصحاب العمل فترة زمنية تُستردّ بعدها السيارة، ولكن هذا لا يُعتدّ به إلا إذا تم توثيقه كتابيًا مسبقًا. علاوة على ذلك، يجب وصف حالة السيارة عند إعادتها، والتمييز بين الاستهلاك الطبيعي وتكاليف الإصلاح، لأن هذا هو موضع معظم النزاعات عند الاسترداد.

حالة واقعية موجزة. استردت شركة تركيبات تمتلك ثماني شاحنات توصيل كامل مبلغ التعويض البالغ 4200 يورو من فني بعد حادث تصادم. لم تكن هناك أي لوائح تنظم هذا الأمر، بل اتفاق شفهي فقط. نجح الفني في الطعن في الخصم: إذ لم يكن هناك أي شك في وجود نية أو إهمال متعمد، كما لم يُقدم أي استثناء كتابي من المادة 7:661 من القانون المدني الهولندي. وبموجب اللوائح التي تنص على خصم 300 يورو لكل حادث، لكان موقف الشركة قوياً.

توصية صادقة

لستَ بحاجةٍ إلى محامٍ لكل شيء. يمكنك بسهولة تقييم أسطول سياراتك، وتحديد ميزانيات التأجير لكل فئة وظيفية، واختيار شركة تأجير، ووضع قواعد عملية للتزود بالوقود والشحن والصيانة والتنظيف بنفسك. إذا كانت لديك سيارة واحدة يستخدمها المدير المساهم الرئيسي حصريًا، فلا داعي للوائح مطولة؛ يكفي اتفاقية مكتوبة موجزة بشأن الاستخدام الشخصي والمسؤولية الضريبية.

يجب مراقبة الأفراد فور جلوسهم خلف عجلة القيادة. تُعدّ الأحكام المتعلقة باسترداد التعويضات، والخصومات، والغرامات، وبند التعديل، وإعادة المركبة في حالة المرض أو إنهاء الخدمة، من المجالات التي قد تحدث فيها الأخطاء. فهذه تحديدًا هي البنود التي تفشل إذا لم تُصاغ بشكل صحيح، وعادةً ما تتجاوز تكلفة حالة استرداد واحدة فاشلة تكلفة اللوائح المُحكمة الصياغة.

اقرأ المزيد: صياغة لوائح تأجير السيارات وطلب صياغتها. للحصول على وثيقة مخصصة: لوائح تأجير السيارات.

الأسئلة الشائعة