MKB Juristen stelt juridische documenten op maat op
Het beste is om belangrijke contracten, algemene voorwaarden en andere juridische documenten niet zelf te knutselen of te kopiëren. Wij helpen ondernemers budgetvriendelijk met juridisch maatwerk, vooraf duidelijke kosten en praktische uitleg.
- Contracten, voorwaarden en juridische documenten op maat
- Budgetvriendelijk en vooraf duidelijk over de kosten
- Gratis adviesgesprek of vrijblijvend een offerte aanvragen
Een correcte factuur is wettelijk verplicht én financieel cruciaal — zonder juiste factuur geen BTW-aftrek voor klant, mogelijk geen betaling, en risico op Belastingdienst-boetes. Vereisten in art. 35a Wet OB: NAW beide partijen, BTW-nummers, factuurnummer, datum, levering, bedrag en BTW. Voor mkb-bv: standaardtemplate in boekhoudpakket. Hieronder verplichte onderdelen, slimme aanvullingen en valkuilen.
Het korte antwoord
- Wettelijke vereisten: art. 35a Wet OB — NAW, BTW-nummers, nummer, datum, levering, bedrag.
- Volgnummer: opvolgend, geen gaps.
- Betaaltermijn: gangbaar 14-30 dagen.
- Boekhoudpakket: Moneybird, Yuki, Exact bieden compliant templates.
- Bewaarplicht: 7 jaar (10 voor onroerend goed).
Verplichte onderdelen
- Naam en adres: zowel verstrekker als ontvanger.
- BTW-nummer: beide partijen (NL000000000B01-format).
- KvK-nummer: van verstrekker.
- Factuurnummer: opvolgend, uniek.
- Factuurdatum: dag van uitgifte.
- Datum van levering: indien afwijkend van factuurdatum.
- Omschrijving: wat is geleverd (product/dienst).
- Aantal en eenheidsprijs: bij goederen.
- Bedrag excl. BTW.
- BTW-tarief en -bedrag: per tarief specificeren (21%, 9%, 0%).
- Totaal incl. BTW.
Aanvullende informatie
Wettelijk niet verplicht maar slim:
- Betaaltermijn: bv. “binnen 14 dagen na factuurdatum”.
- Bankgegevens: IBAN en BIC.
- Betaalkenmerk: factuurnummer als omschrijving.
- Verwijzing naar voorwaarden: “op deze factuur zijn onze algemene voorwaarden van toepassing, gedeponeerd bij…”.
- Kortingsregeling: bv. “2% korting bij betaling binnen 7 dagen”.
- Boete bij wanbetaling: rentepercentage bij overschrijden termijn.
Specifieke gevallen
BTW-vrijgesteld of 0%
Vermeld op factuur:
- “BTW vrijgesteld op grond van art. X Wet OB” (bv. onderwijs, zorg).
- “Intracommunautaire levering — BTW 0%” (EU-export).
- “BTW verlegd” (subcontractors in bouw, BTW-verleggingsregeling).
Anglo-Saxon factoring
Bij factoring: vermelding factor-naam op factuur (open factoring):
“Betaling uitsluitend bevrijdend mogelijk aan [Factor Naam], IBAN …”
Bij vooruitbetaling
Bij voorschotfactuur (vooruitbetaling): vermeld “voorschot voor [omschrijving]” en op eindfactuur verrekening met betaalde voorschot.
Volgnummers
Opvolgend, zonder gaps. Praktische systemen:
- 2024-001, 2024-002 (per jaar resetten).
- 10000, 10001 (doorlopend over jaren).
- F-2024-001 (met prefix per maandgroep).
Geen gaps — bij creditnota: aparte nummerreeks of in opvolgend nummer.
Veelvoorkomende fouten
- BTW-nummer verkeerd of ontbrekend.
- Geen specificatie BTW per tarief.
- Datum van levering ontbreekt bij afwijkende factuurdatum.
- Bedragen optellen niet correct.
- Gaps in factuurnummers.
- Geen IBAN of betaaltermijn.
- Onduidelijke omschrijving prestatie.
Digitale facturatie
PDF-facturen via e-mail zijn gangbaar. Sinds 2026 (verwacht): UBL-format verplicht voor B2G in EU. Boekhoudpakket maakt UBL-export.
Elektronische archivering: 7 jaar bewaren in zoekbare vorm. Boekhoudpakket regelt dit automatisch.
Eerlijke aanbeveling
Voor mkb-bv: gebruik boekhoudpakket (Moneybird, Yuki, Exact, Twinfield) — automatisch compliant templates. Voor kleine zzp: standaardtemplate van KvK volstaat. Plus heldere betaaltermijn (14-30 dagen) en bankgegevens. Bij internationaal: BTW-specificatie volgens 0%-regels en verwijzing naar voorwaarden. Periodieke check op factuurvolgnummering en BTW-aangifte aansluiting.
Voor andere onderwerpen: BTW-aangifte, betalingsherinnering en incassobureau inschakelen.
Veelgestelde vragen
NAW beide partijen, BTW-nummers, KvK-nummer verstrekker, factuurnummer, factuur- en eventueel leveringsdatum, omschrijving prestatie, bedrag excl. BTW, BTW-tarief en -bedrag, totaal incl. BTW. Wettelijk verplicht (art. 35a Wet OB).
Gangbaar 14-30 dagen. Wettelijk geen verplicht minimum, maar bij geen vermelding geldt redelijke termijn. Voor B2B: 30 dagen standaard, voor consumenten 14 dagen. Eerder mag — kortere termijn vergroot kans op tijdige betaling.
Opvolgend, zonder gaps. Systeem: 2024-001 (per jaar), 10000+ (doorlopend), of F-2024-001 (per maand). Geen gaps — bij creditnota: aparte reeks of in opvolgend nummer. Boekhoudpakket regelt automatisch.
Bij BTW-vrijgesteld: “BTW vrijgesteld op grond van art. X Wet OB”. Bij EU-export: “Intracommunautaire levering — BTW 0%”. Bij verleggingsregeling: “BTW verlegd”. Helder voor klant en Belastingdienst.
Aanrader: “Op deze factuur zijn onze algemene voorwaarden van toepassing, gedeponeerd bij … en raadpleegbaar via …”. Maakt voorwaarden formeel onderdeel van overeenkomst.
7 jaar voor reguliere facturen, 10 jaar voor onroerend goed-gerelateerd. Elektronisch archief vereist zoekbaar formaat en back-up. Boekhoudpakket regelt automatisch — niet zelf in losse map opslaan.
Voor mkb: Moneybird (eenvoudig), Yuki (boekhouding-koppeling), Exact (uitgebreid), Twinfield (cloud-administratie). Voor kleine zzp: KvK-template volstaat. Pak met automatische BTW-rapportages bespaart tijd.
