Het leasen van een auto kan een voordelige en handige optie zijn voor ondernemers. Het stelt je in staat om altijd een moderne, betrouwbare auto’s tot je beschikking te hebben zonder grote investeringen te doen. Auto’s worden steeds intelligenter en hierdoor worden er ook vaak persoonlijke gegevens op de auto opgeslagen, zoals de belgegevens of de navigatiegegevens van medewerkers. Het is belangrijk om hierover na te denken, zeker als de leaseperiode afloopt en de auto terug moet worden ingeleverd.
Persoonlijke gegevens in de auto
In moderne auto’s worden allerlei gegevens opgeslagen. Denk hierbij aan de belgeschiedenis, de navigatiegeschiedenis en zelfs de gegevens van muziekapps. Veel van deze informatie kan worden beschouwd als persoonsgegevens en vallen onder het toepassingsgebied van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit vereist dat organisaties zorgvuldig omgaan met deze gegevens en deze alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Zowel de werkgever als de leasingmaatschappij dragen verantwoordelijkheid. Daarom is het belangrijk dat de werkgever goed informeert over hoe de leasingmaatschappij met dergelijke persoonsgegevens omgaat. Eventueel dient de werkgever zelf in te grijpen.
Beveiliging van persoonlijke gegevens
Als bestuurder van de auto is het belangrijk om te weten welke persoonlijke gegevens worden opgeslagen en hoe je deze kunt beveiligen. Gelukkig bieden de meeste auto’s de mogelijkheid om de opgeslagen gegevens te verwijderen. Het is aan te raden om dit te doen voordat je de auto inlevert. Zo voorkom je dat jouw persoonlijke gegevens in verkeerde handen vallen. In bijvoorbeeld de gebruikersovereenkomst of de car policy kan de werkgever informeren over deze mogelijkheid om de persoonlijke gegevens te verwijderen. Je kunt ook een checklist opstellen met dingen die men dient te doen bij het inleveren van de auto. Daarin kun je dan het verwijderen van de persoonlijke gegevens opnemen.
Recht op informatie en privacyinstellingen
Bij het kopen of leasen van een auto is het cruciaal om te begrijpen welke gegevens de auto of de fabrikant verzamelt en opslaat. Gelukkig schrijft de AVG een recht op informatie voor. Fabrikanten, importeurs of dealers zijn verplicht om jou te informeren over welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel, hoelang ze worden opgeslagen en met wie deze gegevens worden gedeeld. Deze informatie kan vaak worden gevonden op de website van de fabrikant, importeur of dealer. Ook in de informatie bij software-updates is hier vaak meer over te lezen. Daarnaast is de fabrikant verplicht om het voertuig zo te ontwerpen dat er zo weinig mogelijk persoonsgegevens worden verwerkt. De fabrikant moet de auto zo configureren dat alleen noodzakelijke persoonsgegevens worden verwerkt. Wees je in ieder geval bewust van de informatie die je deelt en wees kritisch als fabrikanten de gegevens delen met anderen.
Voertuig overhandigen aan een andere werknemer
Het kan ook dat een werknemer een voertuig inlevert en dat deze daarop door een andere werknemer wordt gebruikt. Ook dan is het belangrijk dat de persoonsgegevens worden verwijderd. Bij sommige fabrikanten is het mogelijk om een verbinding met het voertuig te maken met behulp van een app. Het kan verstandig zijn om deze app ook te verwijderen, inclusief het account. Overweeg het voertuig volledig terug te zetten naar de standaardinstellingen.
