MKB Juristen stelt juridische documenten op maat op
Het beste is om belangrijke contracten, algemene voorwaarden en andere juridische documenten niet zelf te knutselen of te kopiëren. Wij helpen ondernemers budgetvriendelijk met juridisch maatwerk, vooraf duidelijke kosten en praktische uitleg.
- Contracten, voorwaarden en juridische documenten op maat
- Budgetvriendelijk en vooraf duidelijk over de kosten
- Gratis adviesgesprek of vrijblijvend een offerte aanvragen
U heeft een verwerkersovereenkomst nodig zodra u een andere partij (een “verwerker”) namens u persoonsgegevens laat verwerken — bijvoorbeeld een salarisadministrateur, een clouddienst (SaaS) of een freelancer met toegang tot uw CRM. Als verwerkingsverantwoordelijke blijft u eindverantwoordelijk, dus legt u in de verwerkersovereenkomst vast wat de verwerker met de gegevens mag doen, hoelang en hoe beveiligd.
Veel ondernemers worstelen met de verwerkersovereenkomst, en denken vaak dat ze die niet nodig hebben. Meestal is het tegendeel waar: er is al snel sprake van verwerking, en dus al snel een verwerkersovereenkomst nodig.
Vaak verwerken meerdere partijen uw gegevens
Wie persoonsgegevens verwerkt — bijvoorbeeld adressen in een CRM — draagt veel verantwoordelijkheid: de gegevens mogen niet lekken en niet langer worden bewaard dan nodig. Meestal werkt u niet als enige met die gegevens: u gebruikt externe (cloud)diensten en wisselt gegevens uit, zoals NAW- en bankgegevens van medewerkers met uw salarisadministrateur. Dat brengt risico’s mee: een datalek, of een partij die niet correct met de gegevens omgaat.
Het zou niet kloppen als de verantwoordelijkheid dan volledig bij die salarisadministrateur ligt. Uw personeel vertrouwt ú en mag verwachten dat u alleen gegevens deelt met partijen die aan de AVG voldoen, en dat u daar goede afspraken over maakt. Die afspraken legt u vast in een verwerkersovereenkomst.
Verwerkingsverantwoordelijke en verwerker
De verwerkingsverantwoordelijke (in het voorbeeld de werkgever) bepaalt doel en middelen en blijft altijd verantwoordelijk, ook als hij de verwerking uitbesteedt. De verwerker (de salarisadministrateur) verwerkt de gegevens in opdracht. Omdat de verantwoordelijke aansprakelijk blijft, moet hij vastleggen wat de verwerker wel en niet mag. Een verwerkersovereenkomst is altijd verplicht als een verwerker persoonsgegevens verwerkt — ook als dat een dochterbedrijf is.
Wanneer heb ik er wél en niet een nodig?
Bepalend is of een derde de gegevens verwerkt:
- Wél nodig: bij SaaS-diensten (gegevens gaan naar de server van een ander), of als een derde toegang krijgt tot uw server of systeem, zoals een freelancer met toegang tot uw CRM.
- Niet nodig: bij on-premisesoftware waarbij alle gegevens intern blijven.
Wat staat erin?
De inhoud verschilt per situatie — afhankelijk van de taken van de verwerker en de soort gegevens — waardoor de overeenkomst lastig zelf op te stellen is. Voorbeelden van afspraken: de salarisadministrateur mag de gegevens alleen voor de salarisadministratie gebruiken (niet voor eigen marketing), hoelang hij ze mag bewaren, en welke beveiligingsmaatregelen hij treft.
Zowel de verwerker als de verantwoordelijke is verplicht samen een verwerkersovereenkomst op te stellen. Doen ze dat niet, dan zijn beiden in overtreding en riskeren ze een boete; bij een datalek kunnen de gevolgen en schadeclaims nog groter zijn.
Veelgestelde vragen
Wanneer heb ik een verwerkersovereenkomst nodig?
Zodra een derde namens u persoonsgegevens verwerkt, zoals een salarisadministrateur, clouddienst of freelancer met toegang tot uw systeem. Bij volledig interne (on-premise) verwerking niet.
Wie is verantwoordelijk voor de gegevens?
De verwerkingsverantwoordelijke blijft eindverantwoordelijk, ook bij uitbesteding. De verwerker handelt in opdracht en binnen de afspraken van de verwerkersovereenkomst.
Wat riskeer ik zonder verwerkersovereenkomst?
Zowel verwerker als verantwoordelijke is in overtreding en kan een boete krijgen. Bij een datalek dreigen bovendien grotere gevolgen en schadeclaims.
Laat uw verwerkersovereenkomst opstellen
De privacy-juristen van MKB Juristen stellen een verwerkersovereenkomst op maat op. Bekijk onze expertise in privacy en gegevensbescherming of plan een intakegesprek in.
