Aandeelhoudersovereenkomst vs. statuten: veel voordelen!

Een aandeelhoudersovereenkomst en de statuten regelen allebei de spelregels binnen een BV, maar ze vullen elkaar aan: de statuten zijn wettelijk verplicht, openbaar en alleen via de notaris te wijzigen, terwijl een aandeelhoudersovereenkomst niet verplicht, vertrouwelijk en flexibel onderhands aan te passen is. Voor veel ondernemers is de aandeelhoudersovereenkomst daardoor het instrument om concrete, op maat gemaakte afspraken vast te leggen die je liever niet in de openbare statuten zet. Hieronder lees je het verschil, de voordelen, de risico’s, een praktijkvoorbeeld en wat je het beste in welk document regelt.

Aandeelhoudersovereenkomst vs. statuten: het verschil in het kort

De twee documenten verschillen op een paar kernpunten. Dit zijn de belangrijkste verschillen:

• Verplichting: statuten zijn wettelijk verplicht bij de oprichting van een BV; een aandeelhoudersovereenkomst is dat niet.
• Openbaarheid: de statuten zijn via het Handelsregister van de Kamer van Koophandel voor iedereen opvraagbaar; een aandeelhoudersovereenkomst blijft vertrouwelijk.
• Wijzigen: een statutenwijziging vereist een notariële akte; een aandeelhoudersovereenkomst pas je in beginsel onderhands aan, zonder notaris.
• Werking: statuten werken in principe tegenover iedereen (ook derden), terwijl een aandeelhoudersovereenkomst vooral de partijen bindt die haar ondertekenen.
• Inhoud: in de statuten staan de structurele basisregels; in de aandeelhoudersovereenkomst leg je de concrete, op maat gemaakte afspraken vast.

Wat zijn statuten en wat is een aandeelhoudersovereenkomst?

De statuten vormen het juridische fundament van je vennootschap. Ze worden bij de oprichting van de BV door een notaris opgesteld en bevatten de basisregels: de naam, het doel, het aandelenkapitaal, de bevoegdheden van het bestuur en de algemene vergadering. Door het formele karakter sluiten standaardstatuten zelden naadloos aan op de concrete situatie van de aandeelhouders.

Een aandeelhoudersovereenkomst (ook wel “shareholders agreement” genoemd) is een contract tussen de aandeelhouders onderling. Daarin leg je afspraken vast over de werking van de vennootschap, de overdraagbaarheid van aandelen en de rechten die aan de aandelen verbonden zijn. Het is een aanvulling op de statuten waarmee je maatwerk levert dat in de statuten lastig of onwenselijk is. Beide documenten horen bij het ondernemingsrecht en werken het beste als ze op elkaar zijn afgestemd.

Voordeel 1: een aandeelhoudersovereenkomst is niet verplicht, maar wel verstandig

Bij de oprichting van een vennootschap moet je statuten opstellen. Dat is logisch: die statuten vormen de interne spelregels van je onderneming. Een aandeelhoudersovereenkomst is daarentegen niet verplicht. Toch is het gebruik ervan sterk aan te raden, zeker als je conflicten wilt voorkomen.

Juist omdat het niet verplicht is, slaan veel startende ondernemers deze stap over. Dat is risicovol: zolang het goed gaat, mist niemand de afspraken, maar bij een conflict, het vertrek van een mede-aandeelhouder, ziekte of overlijden ontbreekt dan elke richtlijn. Een goede overeenkomst voorkomt dat je er op het slechtste moment achter komt dat niets is vastgelegd.

Voordeel 2: meer ruimte voor vertrouwelijke afspraken

De statuten van een vennootschap worden via de notaris bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel ingeschreven en zijn vervolgens tegen betaling opvraagbaar. Iedereen kan ze dus inkijken; vooral bij grotere transacties gebeurt dat regelmatig. Statuten zijn daardoor geen geschikt middel voor discrete afspraken.

Bij een aandeelhoudersovereenkomst ligt dat anders: die hoeft niet openbaar te worden gemaakt en blijft tussen de aandeelhouders. Gevoelige onderwerpen zoals de dividendpolitiek, beloningsafspraken of waarderingsmethodes leg je daardoor liever in een aandeelhoudersovereenkomst vast dan in de statuten.

Voordeel 3: eenvoudiger en goedkoper aan te passen

Statuten zijn geen statisch geheel; je kunt ze wijzigen. Daar is alleen een formele procedure aan verbonden: een statutenwijziging loopt via de notaris en moet opnieuw worden ingeschreven. Dat is omslachtig en er hangt een prijskaartje aan. Afhankelijk van de complexiteit kunnen de notariskosten oplopen; vraag vooraf een offerte op, want tarieven verschillen per notaris en situatie.

Het aanpassen van een aandeelhoudersovereenkomst is doorgaans eenvoudiger en goedkoper, omdat je in beginsel geen notaris nodig hebt. Daardoor kun je afspraken sneller laten meebewegen met de praktijk, bijvoorbeeld wanneer er een aandeelhouder bijkomt of de rolverdeling verandert. Let wel: laat de tekst juridisch toetsen, want een “snelle” wijziging die slecht is geformuleerd kan later juist tot discussie leiden.

Voordeel 4: een ruimer toepassingsgebied

De flexibiliteit van de statuten is de afgelopen jaren toegenomen, onder meer door de invoering van de flex-bv. Toch blijft een aandeelhoudersovereenkomst nuttig, vooral vanwege het ruime toepassingsgebied.

Om de statuten te wijzigen is een besluit van de algemene vergadering nodig, doorgaans met een meerderheid van stemmen. Statutenwijzigingen zijn dus zelden het werk van kleine aandeelhouders. Bij een aandeelhoudersovereenkomst hoeft dat niet het geval te zijn. Zo kunnen verschillende kleine aandeelhouders zich onderling groeperen om met één stem te spreken en zo ook als minderheid invloed op het bestuur uitoefenen. Het doel van een aandeelhoudersovereenkomst is daarmee wezenlijk anders dan dat van de statuten.

De mogelijkheden zijn breed. In een aandeelhoudersovereenkomst kun je onder meer afspreken:

• hoe de aandelen worden gewaardeerd bij in- en uittreding;
• een onderling voorkooprecht (eerst aanbieden aan mede-aandeelhouders) of een aanbiedingsplicht;
• regels voor het aanstellen en ontslaan van bestuurders;
• een vereiste van bijzondere meerderheid voor belangrijke besluiten, zoals de aan- of verkoop van onroerend goed;
• een geschillenregeling, een non-concurrentiebeding of afspraken over de dividenduitkering;
• een vertrekregeling voor situaties waarin een aandeelhouder arbeidsongeschikt raakt of de samenwerking eindigt.

Welke afspraken horen waar thuis?

De documenten zijn geen vervanging van elkaar, maar een combinatie. Als vuistregel geldt: in de statuten staan de structurele, wettelijk vereiste regels die ook tegenover derden gelden. In de aandeelhoudersovereenkomst leg je de concrete, vertrouwelijke en flexibele afspraken tussen de aandeelhouders vast.

Typisch in de statuten

• naam, zetel en doel van de vennootschap;
• het maatschappelijk en geplaatst kapitaal en de aandelensoorten;
• de bevoegdheden van het bestuur en de algemene vergadering;
• een eventuele blokkeringsregeling voor de overdracht van aandelen.

Typisch in de aandeelhoudersovereenkomst

• waarderingsmethode bij in- en uittreding van een aandeelhouder;
• afspraken over dividend, beloning en management;
• stemafspraken en bescherming van een minderheidsbelang;
• vertrek-, geschillen- en non-concurrentieregelingen.

Belangrijk om te weten: bij tegenstrijdigheid tussen beide documenten kan de uitkomst per situatie verschillen. Een vennootschapsrechtelijke regeling in de statuten kan een andere werking hebben dan een puur contractuele afspraak tussen partijen. Stem de teksten daarom goed op elkaar af, zodat ze elkaar versterken in plaats van tegenspreken. Twijfel je hoe een specifieke afspraak het beste landt? Laat beide documenten in samenhang beoordelen.

Praktijkvoorbeeld: waarom de combinatie ertoe doet

Stel: drie ondernemers richten samen een BV op, elk met een derde van de aandelen. In de standaardstatuten staat niets over wat er gebeurt als een van hen wil stoppen of langdurig uitvalt. Zolang de samenwerking goed loopt, valt dat niemand op.

Wanneer een van de drie na een paar jaar wil uittreden, ontstaat er discussie: tegen welke prijs worden de aandelen overgenomen, en is er wel een koper? Zonder afspraken kan dit uitmonden in een slepend conflict en zelfs in een gang naar de rechter. Met een aandeelhoudersovereenkomst waarin een aanbiedingsplicht, een waarderingsmethode en een vertrekregeling staan, is vooraf duidelijk hoe het uittreden verloopt. Dat scheelt onzekerheid, kosten en relaties. Dit voorbeeld laat zien waarom de twee documenten samen sterker zijn dan elk apart.

Wanneer stel je een aandeelhoudersovereenkomst op?

Een aandeelhoudersovereenkomst is vooral zinvol op momenten waarop de verhoudingen veranderen of nieuw zijn. Denk aan:

• bij de oprichting van een BV met twee of meer aandeelhouders;
• als er een nieuwe aandeelhouder of investeerder instapt;
• wanneer een familielid of werknemer aandelen krijgt;
• als de samenwerking verandert, bijvoorbeeld door een gewijzigde rolverdeling.

De beste tijd om afspraken te maken is wanneer iedereen het nog met elkaar eens is. Wachten tot er een conflict speelt, maakt het opstellen lastiger en de verhoudingen gespannener.

Een aandeelhoudersovereenkomst opstellen: zo pak je het aan

Bovenstaande punten laten zien dat een aandeelhoudersovereenkomst geen overbodige luxe is. Omdat het om ingewikkelde afspraken gaat, doe je het beter niet helemaal zelf. Je kunt natuurlijk wel vast nadenken over de inhoud en de afspraken die jullie willen maken, en die alvast op papier zetten.

Voor de formulering van de specifieke clausules schakel je een specialist in. Die wijst je op de gevaren van bepaalde afspraken en brengt onderwerpen ter sprake waar je misschien nog niet aan dacht, maar die wel belangrijk zijn. Zo krijg je een aandeelhoudersovereenkomst waarbij alle partijen winnen. Twijfel je over de juiste opzet, dan kun je terecht bij onze juridische rechtshulp voor ondernemers.

Veelgestelde vragen over aandeelhoudersovereenkomst en statuten

Is een aandeelhoudersovereenkomst verplicht?

Nee. Anders dan de statuten, die bij de oprichting van een BV verplicht zijn, is een aandeelhoudersovereenkomst niet wettelijk verplicht. Voor vennootschappen met meerdere aandeelhouders is het toch sterk aan te raden, omdat het conflicten en onduidelijkheid voorkomt.

Wat gaat voor: de statuten of de aandeelhoudersovereenkomst?

Dat hangt af van het onderwerp en de formulering. Statuten hebben een vennootschapsrechtelijke werking en gelden ook tegenover derden; een aandeelhoudersovereenkomst is in de eerste plaats een contract tussen de ondertekenaars. Bij tegenstrijdige bepalingen is de uitkomst niet altijd vooraf vast te stellen, dus laat beide documenten op elkaar afstemmen.

Kan ik een aandeelhoudersovereenkomst zonder notaris wijzigen?

In beginsel wel. Een aandeelhoudersovereenkomst pas je doorgaans onderhands aan, zonder notaris. Een statutenwijziging vereist daarentegen een notariële akte. Laat een wijziging wel juridisch controleren, zodat de nieuwe tekst geen onbedoelde gevolgen heeft.

Zijn de statuten van een BV openbaar?

Ja. De statuten worden via de notaris ingeschreven bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en zijn daar tegen betaling opvraagbaar. Een aandeelhoudersovereenkomst is niet openbaar en blijft vertrouwelijk tussen de aandeelhouders.

Wat kost een aandeelhoudersovereenkomst?

De kosten hangen af van het aantal aandeelhouders, de complexiteit en de afspraken die je wilt vastleggen. Omdat er geen notaris aan te pas hoeft te komen, zijn de kosten doorgaans lager dan bij een statutenwijziging. Vraag vooraf een prijsopgave, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Heb je een aandeelhoudersovereenkomst nodig bij één aandeelhouder?

Met één enige aandeelhouder is een overeenkomst tussen aandeelhouders niet zinvol, want er is geen tegenpartij om afspraken mee te maken. Komt er een tweede aandeelhouder bij, dan is het verstandig om de onderlinge spelregels meteen vast te leggen.

Hulp bij je aandeelhoudersovereenkomst

Wil je een aandeelhoudersovereenkomst laten opstellen of je bestaande afspraken laten controleren? Onze juristen helpen je met een document dat past bij jouw onderneming en mede-aandeelhouders. Bekijk wat we kunnen doen rond een aandeelhoudersovereenkomst of plan direct een intake in. We leggen je graag vrijblijvend uit wat er in jouw situatie verstandig is.