De huismarketeer zal het vast al benadrukt hebben: jouw bedrijf moet de klant persoonlijker benaderen. Dat is inderdaad ook wat wij wel vaker horen. En dat is ook wat wij doen, want je hebt onze persoonlijke chatroom en de foto’s op onze website vast al opgemerkt? Klanten willen nu eenmaal een individuele benadering. Ze willen weten wie ze aan de lijn hebben. En bovenal willen ze klaarheid.
Zo’n verregaande vorm van transparantie kan echter ook de privacy van jouw medewerkers aantasten. Daarom is het belangrijk om een balans te vinden tussen transparantie en privacyrechten. Vooral over het fotograferen en het plaatsen van foto’s van medewerkers op de website, blijkt er al eens onvrede te bestaan. Daarom leggen wij van MKB Juristen een en ander uit. Dat het niet zo vrijblijvend is als het lijkt, staat buiten kijf.
Foto’s medewerker op website plaatsen: not without my consent…
Het publiceren van een foto staat gelijk aan de verwerking van persoonsgegevens. En het mag intussen wel duidelijk zijn dat er dan strikte regels van toepassing zijn. Als organisatie zal je immers de expliciete toestemming van jouw werknemer moeten verkrijgen. Bovendien moet je de werknemer ook voldoende informeren. Geef met andere woorden duidelijk aan waarvoor je de foto zal gebruiken, waar je de foto zal publiceren en wie de foto allemaal kan raadplegen. Ook dat laatste kan immers sterk verschillen. Zo kan je de foto enkel gebruiken voor het intranet, maar kan het ook jouw publiek toegankelijke Facebookpagina sieren of kan je de foto op een website gebruiken.
Het is belangrijk dat de medewerker voor alle toepassingen zijn toestemming verleent, want je mag de foto enkel gebruiken voor het doel waarvoor de werknemer ook effectief zijn toestemming verleende. Enkel dan spreken we immers van een expliciete toestemming.
Toestemming intrekken en nood aan beveiliging
Bovendien informeer je de werknemer ook over het feit dat hij zijn toestemming op elk moment opnieuw kan intrekken. En indien de werknemer dit doet, zal je natuurlijk ook gepaste acties moeten ondernemen.
Hiernaast zijn ook een aantal andere bepalingen van de AVG-wetgeving van toepassing. Zo zal je de persoonsgegevens (en dus ook de foto) voldoende moeten beveiligen. Je plaatst ‘m dan ook op een beveiligde server. Bovendien kan je jouw website zo ontwerpen dat het eenvoudig kopiëren van gepubliceerde foto’s niet mogelijk is. Hoewel dat laatste met een printscreen natuurlijk eenvoudig te omzeilen valt, toont het wel aan dat je het nodige doet om de persoonsgegevens van jouw werknemers te beschermen. En dat is maar logisch ook.
Hoe vrij is de vrije toestemming?
Een ander probleem is dan weer dat de toestemming vrij moet zijn. De toestemming mag met andere woorden niet het gevolg zijn van enige druk of een risico op nadelige gevolgen. En dat is bij een gezagsverhouding altijd een probleem. Dat is overigens ook waar overweging 43 van de GDPR zich zorgen over maakt.
Aldus is het belangrijk dat je voldoende benadrukt dat de toestemming vrij is. Er mogen met andere woorden geen nadelige gevolgen aan worden gekoppeld en ook de schriftelijke bevestiging dient dit te vermelden. Ook dien je de toestemming procedureel los te koppelen van andere documenten zoals de arbeidsovereenkomst. En daar blijkt het schoentje vaak te knellen.
Tot slot mag er geen sprake zijn van sociale druk. Daarom kiezen steeds meer HR-verantwoordelijken ervoor om hun eigen foto niet te publiceren. Zo is er steeds een precedent in de onderneming aanwezig en wordt het inderdaad duidelijk dat de mogelijkheid tot weigeren reëel is. Dat zo’n zaken stiekem op een hoger niveau werden bedisseld? Dat hoeft de medewerker voor zijn eigen bestwil niet te weten.
Foto’s medewerkers op website plaatsen is niet eenvoudig
Sinds de nieuwe AVG-regelgeving is het privacyrecht een stuk strikter geworden. In het verleden hadden veel ondernemingen het portretrecht in de arbeidsovereenkomst geregeld. Zo’n regeling blijkt echter niet langer te volstaan. Een individueel toestemmingsformulier dringt zich op. Dit toestemmingsformulier moet bovendien duidelijkheid verschaffen en zal, dankzij de introductie van nieuwe (sociale) mediakanalen, een sporadische update kunnen gebruiken. Bovendien dient het individueel toestemmingsformulier de vrije keuze voldoende te bewaken.
En dat alles maakt het juridisch correct opstellen van zo’n individueel toestemmingsformulier natuurlijk niet eenvoudiger. Daarom laat je het maar beter over aan een juridisch specialist. Wij van MKB Juristen leggen jou graag een en ander uit en maken een individueel toestemmingsformulier op maat van jouw onderneming. Meer weten over onze kant-en-klare toestemmingsformulieren? Plan dan nu een belafspraak in en wij leggen jou een en ander uit.
