Boekhouders en accountants leveren vaak verkeerde juridische contracten af

Boekhouders en accountants zijn experts in cijfers, niet in recht. Toch leveren zij ondernemers regelmatig contracten, algemene voorwaarden of AVG-bepalingen aan. Dat gaat vaak goed voor eenvoudige zaken zoals betalingstermijnen, maar bij maatwerk – aansprakelijkheid, arbeidsrecht, consumentenrecht – loopt u risico op documenten die u niet of onvoldoende beschermen. Laat juridische documenten daarom opstellen of controleren door een jurist, niet door uw accountant.

Waarom levert een accountant verkeerde contracten af?

Een accountant of boekhouder is voor veel ondernemers het eerste aanspreekpunt. Het is dan ook logisch dat zij gevraagd worden om éven een contract, algemene voorwaarden of een verwerkersovereenkomst te regelen. Het probleem zit niet in onwil, maar in specialisatie: een goede jaarrekening opstellen vraagt andere kennis dan een juridisch sluitend contract schrijven.

In de praktijk pakken accountants en boekhouders daarvoor vaak een modeldocument uit een online database of een eerder dossier, dat ze licht aanpassen. Daar schuilt het eerste risico: een algemeen model sluit zelden aan op de specifieke bedrijfsprocessen, branche en risico’s van úw onderneming.

Contracten en voorwaarden zijn maatwerk

Goede algemene voorwaarden moeten optimaal aansluiten bij uw praktische bedrijfsprocessen. Niet alleen omdat ze dan eenvoudiger in de praktijk toe te passen zijn, maar vooral omdat ze u juridisch zo goed mogelijk indekken. Een standaardmodel doet dat zelden.

Neem als voorbeeld een overmachtsclausule. Een standaardclausule regelt vaak alleen een tijdelijke schorsing van de verplichtingen, maar niet de gevolgen op langere termijn. Stel: een leverancier kan door een internationale boycot een bepaald product niet meer leveren. Moet hij twee jaar later, als de boycot wordt opgeheven, alsnog leveren? En wat als de inkoopprijs intussen sterk is gestegen? Een eenvoudig modelbeding kan zo precies de situaties veroorzaken waartegen het u had moeten beschermen.

Hetzelfde geldt voor aansprakelijkheidsbeperkingen, eigendomsvoorbehoud, opzegtermijnen en bepalingen rond consumentenrecht. Kleine formuleringsverschillen hebben hier grote gevolgen.

Welke documenten gaan het vaakst mis?

• Algemene voorwaarden die niet aansluiten op de werkwijze of niet correct van toepassing worden verklaard.
• Arbeidscontracten met verouderde of ongeldige bepalingen, bijvoorbeeld rond proeftijd, concurrentie of ketenregeling.
• Aansprakelijkheidsclausules die te ruim of juist nietig zijn.
• AVG- en verwerkersovereenkomsten die niet kloppen met hoe persoonsgegevens werkelijk worden verwerkt.

Een accountant is geen jurist

Een fiscaal jurist kan vaak nog wel een boekhoudkundig advies plaatsen, maar voor de meeste juristen geldt dat niet – en omgekeerd zijn lang niet alle accountants en boekhouders juridisch specialist. Zeker niet in niches als arbeidsrecht of aansprakelijkheidsrecht. Bovendien beweegt het recht voortdurend: door nieuwe wetgeving en wijzigende rechtspraak is een document dat enkele jaren geleden klopte, vandaag soms verouderd.

Een treffende vergelijking: u zou ook geen accountant vragen om uw website AVG-proof te maken. Waarom zou u dan wel uw belangrijkste contracten door een accountant laten opstellen? Dat een accountant uw betalingsvoorwaarden kan regelen, daar twijfelen we niet aan. Maar zodra het gaat om het beperken van uw aansprakelijkheid, consumentenrechtelijke bepalingen of bijzondere materie zoals zekerheidsrechten, dringt een juridisch specialist zich op.

Wie is aansprakelijk als het contract niet deugt?

Veel ondernemers gaan ervan uit dat een fout in een aangeleverd contract automatisch het probleem van de adviseur is. Dat is niet zonder meer zo. Of een boekhouder of accountant aansprakelijk gesteld kan worden voor een gebrekkig juridisch document, hangt af van de gemaakte afspraken, de zorgplicht en de omstandigheden van het geval. Bovendien is het niet vanzelfsprekend dat de beroepsaansprakelijkheidsverzekering van een accountant juridisch advieswerk dekt.

Met andere woorden: in de praktijk draait u als ondernemer vaak op voor de schade van een gebrekkig contract, terwijl u dacht goed te zijn ingedekt. Een korte juridische controle vooraf is bijna altijd goedkoper dan een geschil achteraf.

Kies voor veilige contracten op maat

Wij roepen boekhouders en accountants al langer op om geen contracten of documenten af te leveren die onvolledig of verouderd zijn. En zodra duidelijk wordt dat de situatie van de ondernemer maatwerk vraagt, om die ondernemer door te verwijzen naar een juridisch specialist.

Gebruikt u zelf standaard arbeidscontracten of algemene voorwaarden die u ooit van uw boekhouder of accountant kreeg? Laat die dan minimaal eens controleren. Vaak kunnen we tijdig bijsturen; soms moeten we curatief optreden als er al een geschil is ontstaan. Een controle vooraf voorkomt dat u daar tegenaan loopt.

Veelgestelde vragen

Mag een boekhouder of accountant juridische contracten opstellen?

Er is geen wettelijk verbod: iedereen mag in beginsel een contract opstellen. De vraag is of het verstandig is. Voor standaarddocumenten kan het werken, maar voor maatwerk – aansprakelijkheid, arbeidsrecht, consumentenrecht – ontbreekt vaak de juridische specialisatie om u goed te beschermen.

Is een modelcontract van internet veilig genoeg?

Een modelcontract is een vertrekpunt, geen eindproduct. Het houdt geen rekening met uw specifieke bedrijfsprocessen, branche of risico’s en kan bepalingen bevatten die verouderd of zelfs ongeldig zijn. Laat een model altijd toetsen voordat u het gebruikt.

Kan ik mijn accountant aansprakelijk stellen voor een fout contract?

Soms wel, maar dat is niet vanzelfsprekend. Het hangt af van de afspraken, de zorgplicht en of de schade aantoonbaar het gevolg is van de fout. Daarnaast dekt de beroepsverzekering van een accountant juridisch advieswerk lang niet altijd. Laat uw situatie beoordelen voordat u ervan uitgaat dat u gedekt bent.

Wat moet ik doen met contracten die ik al gebruik?

Laat ze controleren. Vooral arbeidscontracten en algemene voorwaarden raken snel verouderd door nieuwe wetgeving en rechtspraak. Een controle legt zwakke plekken bloot voordat ze tot een geschil leiden.

Laat uw contracten controleren of opstellen

Twijfelt u of uw contracten, arbeidsovereenkomsten of algemene voorwaarden u echt beschermen? Onze juristen kijken graag mee en stellen waar nodig documenten op maat op. Ook voor advies binnen het arbeidsrecht of bij een lopend geschil staan we voor u klaar.

Plan een vrijblijvende intake in of bekijk onze rechtshulp voor ondernemers.

Denian Wielhouwer, CEO MKB Juristen