MKB Juristen stelt juridische documenten op maat op
Het beste is om belangrijke contracten, algemene voorwaarden en andere juridische documenten niet zelf te knutselen of te kopiëren. Wij helpen ondernemers budgetvriendelijk met juridisch maatwerk, vooraf duidelijke kosten en praktische uitleg.
- Contracten, voorwaarden en juridische documenten op maat
- Budgetvriendelijk en vooraf duidelijk over de kosten
- Gratis adviesgesprek of vrijblijvend een offerte aanvragen
Een service en onderhoudsovereenkomst opstellen doe je door de scope, het onderhoudsschema, de storingsdienst met responstijden, de kosten en de looptijd concreet vast te leggen. Vaag blijven op deze punten is de belangrijkste oorzaak van conflicten achteraf. Het contract combineert preventief onderhoud, correctief onderhoud en support, en dekt zowel fysieke objecten als bijbehorende software. Als voorbeeld: een installatiebedrijf dat een productielijn met besturingssoftware bij een fabrikant onderhoudt, moet precies weten wat wel en niet onder het contract valt.
Het korte antwoord
- Scope en objecten: welke machines, installaties en software vallen eronder.
- Preventief onderhoudsschema: frequentie en inhoud van de inspecties.
- Correctief onderhoud en storingsdienst: hoe en wanneer een storing wordt verholpen.
- Responstijden: reactietijd en hersteltijd, eventueel in een SLA-bijlage.
- Onderdelen en voorrijkosten: wat zit in de vergoeding, wat wordt apart gefactureerd.
- Versie- en updatebeheer: wie doet updates en wanneer.
- Uitsluitingen, looptijd en opzegging: grenzen en einde van het contract.
Een service en onderhoudsovereenkomst opstellen: de kern
Het fundament is een precieze omschrijving van de objecten. Benoem per machine, installatie of softwarecomponent wat eronder valt, inclusief type- en serienummers waar dat kan. Bij het installatiebedrijf betekent dit: de productielijn zelf, de aandrijving, de sensoren en de besturingssoftware, elk apart benoemd. Alles wat je niet noemt, valt buiten het contract, en dat voorkomt discussie over de grens van je verplichting.
Leg daarnaast vast dat het gaat om een gemengde overeenkomst. Inspectie, advies en support hebben het karakter van opdracht in de zin van artikel 7:400 BW, met een inspanningsverplichting. Reparatie en vervanging van onderdelen lijken op aanneming van werk in de zin van artikel 7:750 BW, met een resultaatsverplichting. Wees expliciet welke verplichting je aangaat, want dat bepaalt waar de klant je op kan aanspreken.
Preventief en correctief onderhoud vastleggen
Splits het onderhoud helder in twee delen:
- Preventief onderhoudsschema. Hoe vaak per jaar, wat wordt geïnspecteerd, welke slijtdelen worden standaard vervangen en welke software-updates worden meegenomen. Concreet: vier geplande inspecties per jaar, met een checklist per inspectie.
- Correctief onderhoud en storingsdienst. Hoe meldt de klant een storing, welke bereikbaarheid geldt (kantooruren of ruimer) en binnen welke tijd wordt gereageerd en hersteld. Regel ook wat er gebeurt buiten kantooruren.
Responstijden, onderdelen en voorrijkosten
Dit is waar geld en verwachtingen samenkomen. Regel minimaal:
- Responstijd: binnen hoeveel uur reageer je op een melding.
- Hersteltijd: streeftijd of harde termijn om weer draaiend te zijn.
- Onderdelen: welke onderdelen zitten in de vaste vergoeding en welke worden apart gefactureerd.
- Voorrijkosten: wel of niet inbegrepen, en welk tarief buiten kantooruren geldt.
- Meerwerk: hoe je werk factureert dat buiten de scope valt.
Wil je harde serviceniveaus met een boetebeding, zet die dan in een SLA-bijlage bij het contract. Houd er rekening mee dat een boetebeding door de rechter kan worden gematigd op grond van artikel 6:94 BW, dus formuleer een reële boete die in verhouding staat tot de schade.
Versiebeheer, uitsluitingen en looptijd
De laatste bouwstenen bepalen hoe houdbaar het contract is:
- Versie- en updatebeheer. Wie installeert software-updates, met welke frequentie, en of grote versiesprongen (major upgrades) binnen het contract vallen of als meerwerk gelden.
- Uitsluitingen. Schade door verkeerd gebruik, ingrepen door derden, overmacht of aanpassingen buiten jou om vallen buiten de dekking. Benoem dit expliciet.
- Looptijd en opzegging. Een vaste eerste termijn, daarna stilzwijgende verlenging met een duidelijke opzegtermijn. Regel ook tussentijdse beëindiging bij wanbetaling of faillissement.
- Prijsindexatie. Een jaarlijkse aanpassing, bijvoorbeeld gekoppeld aan een index, voorkomt dat de vergoeding uitholt.
Valkuilen bij het opstellen
De meeste problemen ontstaan door een paar terugkerende fouten:
- Scope te ruim of te vaag, waardoor de klant meer verwacht dan je hebt beloofd.
- Responstijden noemen zonder te regelen wat er gebeurt als je ze niet haalt.
- Onderdelen en voorrijkosten niet afbakenen, met discussie over elke factuur.
- Software vergeten: alleen het fysieke object regelen en het versiebeheer laten liggen.
- De AVG negeren terwijl je bij het onderhoud persoonsgegevens verwerkt, waarvoor artikel 28 AVG een verwerkersovereenkomst vraagt.
Eerlijke aanbeveling
Als je een terugkerend, overzichtelijk onderhoud levert aan vaste klanten en er weinig risico op stilstandschade is, kun je prima zelf een sjabloon opstellen. Zorg dan dat scope, onderhoudsschema, kosten en looptijd concreet zijn, dan kom je een heel eind zonder jurist.
Schakel wel hulp in zodra je met harde responstijden en boetes gaat werken, zodra stilstand bij de klant grote schade kan geven, of zodra er persoonsgegevens worden verwerkt. Juist de combinatie van een resultaatsverplichting bij reparatie en een boetebeding in de SLA vraagt om een zorgvuldige formulering, want daar zit het aansprakelijkheidsrisico.
Lees ook wat is een service en onderhoudsovereenkomst en service en onderhoudsovereenkomst laten opstellen. Direct aan de slag kan met de service en onderhoudsovereenkomst.
Veelgestelde vragen
De scope en objecten, een preventief onderhoudsschema, afspraken over correctief onderhoud en storingsdienst, responstijden, regels voor onderdelen en voorrijkosten, versie- en updatebeheer, uitsluitingen en de looptijd met opzegging. Eventueel een SLA als bijlage.
Benoem per machine, installatie en softwarecomponent wat eronder valt, inclusief type- en serienummers waar mogelijk. Alles wat je niet noemt, valt buiten het contract. Dat voorkomt discussie over de grens van je onderhoudsverplichting.
Dat mag, maar regel dan ook wat er gebeurt als je een responstijd niet haalt. Harde serviceniveaus horen in een SLA-bijlage. Houd er rekening mee dat een boetebeding door de rechter kan worden gematigd op grond van artikel 6:94 BW.
Dat bepaal je zelf, maar leg het expliciet vast. Benoem welke onderdelen in de vaste vergoeding zitten en welke apart worden gefactureerd, en of voorrijkosten inbegrepen zijn. Regel ook een tarief voor werk buiten kantooruren.
Leg vast wie updates installeert, met welke frequentie en of grote versiesprongen onder het contract vallen of als meerwerk gelden. Zonder deze afspraak ontstaat snel discussie over wie een upgrade betaalt.
Een te vage scope, responstijden zonder gevolg bij niet-nakomen, onderdelen en voorrijkosten niet afbakenen, de software en het versiebeheer vergeten, en de AVG negeren terwijl je persoonsgegevens verwerkt.
Spreek een vaste eerste termijn af met daarna stilzwijgende verlenging en een duidelijke opzegtermijn. Regel ook tussentijdse beëindiging bij wanbetaling of faillissement en eventueel een jaarlijkse prijsindexatie.
