Wat is een brief toekenning of afwijzing ouderschapsverlof? Uitleg en gebruik

Wat is een brief toekenning of afwijzing ouderschapsverlof? Het is het schriftelijke antwoord van de werkgever op de verlofmelding van een werknemer, waarin staat welke uren worden toegekend, hoe het verlof wordt ingevuld en welke gevolgen dat heeft voor loon, opbouw en planning. Het woord afwijzing in de gangbare naam is misleidend. Het recht op ouderschapsverlof zelf kan de werkgever niet weigeren. Hij kan uitsluitend de gewenste wijze van invulling wijzigen, en dan alleen op grond van een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang. Hieronder staat wat er wettelijk speelt en welke functie de brief in de praktijk vervult.

Het korte antwoord

• Recht, geen gunst: iedere werknemer met een kind jonger dan acht jaar heeft recht op ouderschapsverlof (art. 6:1 Wazo).
• Omvang: 26 maal de wekelijkse arbeidsduur, per kind (art. 6:2 Wazo).
• Betaald deel: negen van die 26 weken zijn betaald met een UWV-uitkering van 70 procent van het dagloon, mits opgenomen in het eerste levensjaar van het kind.
• Melding: de werknemer meldt het verlof schriftelijk ten minste twee maanden voor de ingangsdatum (art. 6:5 Wazo).
• Wijziging: de werkgever kan alleen de invulling aanpassen, na overleg, op grond van een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang, en tot uiterlijk vier weken voor de ingangsdatum.
• De brief: legt de omvang, de spreiding, het betaalde en onbetaalde deel en de gevolgen voor loon, opbouw en pensioen vast.

Wat is een brief toekenning of afwijzing ouderschapsverlof juridisch precies?

Ouderschapsverlof staat in hoofdstuk 6 van de Wet arbeid en zorg. Anders dan bij een verzoek om aanpassing van de arbeidsduur gaat het niet om een verzoek dat de werkgever kan toewijzen of afwijzen, maar om een melding. De wet spreekt in art. 6:5 Wazo dan ook van melden, niet van aanvragen. Voldoet die melding aan de eisen, dan ontstaat het verlof van rechtswege.

Daarom klopt een brief met het opschrift afwijzing juridisch bijna nooit. De werkgever heeft precies één bevoegdheid: hij kan, na overleg met de werknemer, de gewenste wijze van invulling wijzigen wegens zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen. Die bevoegdheid vervalt vier weken voor de ingangsdatum. Hij kan dus schuiven met de spreiding over de week, met het aantal uren per week of met de periode. Het totale recht van 26 weken blijft in alle gevallen staan.

De brief heeft daarmee vooral een vastleggende functie. Hij bevestigt wat er is gemeld, welke uren zijn toegekend, welk deel betaald is en welk deel niet, en wat er verandert aan het loon en de administratie. Bij een wijziging van de invulling is de brief bovendien het document waarin het zwaarwegende belang wordt onderbouwd. Zonder die onderbouwing houdt de wijziging bij de rechter geen stand en blijft de gemelde invulling gelden.

Hoeveel verlof een werknemer precies heeft

De rekensom is eenvoudiger dan hij lijkt.

• Totaal: 26 maal de wekelijkse arbeidsduur. Bij een 32-urige werkweek is dat 832 uur, per kind.
• Betaald: negen maal de wekelijkse arbeidsduur, met een uitkering van UWV van 70 procent van het dagloon, gemaximeerd op 70 procent van het maximumdagloon. Voorwaarde is dat dit deel in het eerste levensjaar van het kind wordt opgenomen.
• Onbetaald: het resterende deel, op te nemen tot de achtste verjaardag van het kind, tenzij de cao doorbetaling regelt.
• Per kind: bij een tweeling bestaat het recht tweemaal.
• Adoptie- en pleegkinderen: het betaalde deel geldt in het eerste jaar na opname in het gezin, zolang het kind jonger is dan acht jaar.
• Restant bij overstap: niet opgenomen verlof gaat mee naar een nieuwe werkgever. Die mag een verklaring van de vorige werkgever vragen over het reeds opgenomen aantal uren.

De UWV-uitkering vraagt de werkgever aan, nadat de werknemer ten minste een week betaald ouderschapsverlof heeft opgenomen. Zet in de brief wie die aanvraag doet en op welk moment. In de praktijk is dit de meest voorkomende bron van misverstanden, samen met de vraag of de uitkering via de loonstrook loopt of rechtstreeks wordt betaald.

Wanneer de werkgever de invulling mag wijzigen

Zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang is een zware maatstaf. Roosterongemak, extra planwerk of het gegeven dat een collega taken moet overnemen is onvoldoende. Wat in de praktijk wel kans maakt:

• De gevraagde spreiding maakt een kritieke functie structureel onbezet op de drukste dag, zonder dat vervanging op de arbeidsmarkt beschikbaar is.
• De veiligheid of de continuïteit van de dienstverlening komt in het geding, bijvoorbeeld bij een voorgeschreven minimumbezetting per dienst.
• Er is al verlof toegekend aan meerdere werknemers in dezelfde functie, waardoor de bezetting onder een aantoonbare ondergrens zakt.

Zelfs dan geldt: de werkgever wijzigt de invulling, hij schrapt het verlof niet. Wie de spreiding wijzigt van twee vaste dagen naar vier halve dagen, moet dat in de brief onderbouwen met feiten en cijfers en moet laten zien dat er eerst overleg is geweest. Gebeurt dat niet vóór de grens van vier weken voor de ingangsdatum, dan is de bevoegdheid verlopen en geldt de gemelde invulling zonder meer.

De gevolgen die in de brief horen te staan

Het onderdeel dat het vaakst ontbreekt gaat over de gevolgen. Neem in elk geval op:

• Loon: over onbetaalde verlofuren bestaat geen recht op loon. Vermeld het nieuwe bruto maandbedrag en vanaf welke maand het zichtbaar wordt op de loonstrook.
• Uitkering: hoogte, duur en de vraag of die via de werkgever wordt uitbetaald of rechtstreeks aan de werknemer.
• Vakantie en vakantietoeslag: over uren zonder recht op loon loopt de opbouw in beginsel niet door. Controleer wat de cao regelt en zet de uitkomst in de brief.
• Pensioen: of de opbouw doorloopt en tegen welke premieverdeling volgt uit het pensioenreglement en soms uit de cao. Verwijs naar de concrete regeling.
• Overige arbeidsvoorwaarden: leaseauto, telefoon, thuiswerkvergoeding, bonusregeling en dertiende maand.
• Terugkeer: de werknemer keert na afloop terug in de oorspronkelijke arbeidsduur, tenzij hij daarnaast een verzoek doet op grond van de Wet flexibel werken.

Praktijkvoorbeeld: een installatiebedrijf ontving een melding voor ouderschapsverlof op vrijdag, de drukste opleverdag. In het overleg bleek de werknemer flexibel in de dagkeuze, maar niet in het aantal uren. De brief legde vast: 8 uur per week gedurende 26 weken op woensdag, met de eerste negen weken betaald en aanvraag van de uitkering door de werkgever. Daarmee waren de bezetting op vrijdag en het volledige verlofrecht allebei geregeld.

Eerlijke aanbeveling

Je hebt hier niet altijd een jurist bij nodig. Is het verlof gemeld zoals de wet het bedoelt, past de gevraagde invulling in het rooster en ken je het volledige verlof toe, dan volstaat een bevestigingsbrief van één pagina met de uren, de periode, het betaalde deel en de loongevolgen. Veel salarisadministrateurs en brancheverenigingen leveren daar een bruikbaar sjabloon voor, en de bedragen komen sowieso uit de salarisadministratie.

Laat de brief wel opstellen of controleren als je de gevraagde invulling wilt wijzigen, als er meerdere verlofsoorten door elkaar lopen, als de cao een eigen regeling kent die van de wet afwijkt of als de verhouding met de werknemer al gespannen is. Een wijziging zonder deugdelijke onderbouwing van het zwaarwegende belang leidt vrijwel altijd tot een loonvordering en soms tot een discussie over benadeling wegens het opnemen van verlof.

Verder lezen: brief toekenning of afwijzing ouderschapsverlof laten opstellen en brief toekenning of afwijzing ouderschapsverlof voorbeeld. Direct regelen kan via de pagina brief toekenning of afwijzing ouderschapsverlof opstellen of controleren.

Veelgestelde vragen