Brief toekenning of afwijzing ouderschapsverlof laten opstellen: kosten en proces

Een brief toekenning of afwijzing ouderschapsverlof laten opstellen kost bij een arbeidsrechtjurist doorgaans 250 tot 750 euro, afhankelijk van de vraag of je het verlof toekent zoals gemeld of de gevraagde invulling wilt wijzigen. Een enkele bevestigingsbrief zit aan de onderkant van die bandbreedte, een onderbouwde wijziging wegens een zwaarwegend bedrijfsbelang aan de bovenkant. Reken op twee tot vijf werkdagen doorlooptijd. Hieronder staat wat je krijgt, hoe het traject verloopt en wanneer het loont om er iemand naar te laten kijken.

Het korte antwoord

• Bevestigingsbrief: 250 tot 400 euro voor een brief die het verlof toekent en de gevolgen uitwerkt.
• Wijziging van de invulling: 500 tot 750 euro, omdat het zwaarwegende bedrijfsbelang met feiten en cijfers moet worden onderbouwd.
• Controle van een eigen concept: 150 tot 350 euro, met concrete tekstvoorstellen in plaats van een algemene beoordeling.
• Sjabloon voor herhaald gebruik: 400 tot 800 euro, terugverdiend vanaf ongeveer de derde melding.
• Doorlooptijd: twee tot vijf werkdagen, met spoed korter als de grens van vier weken voor de ingangsdatum nadert.

Brief toekenning of afwijzing ouderschapsverlof laten opstellen: wat je krijgt

Vraag bij de offerte niet naar het uurtarief maar naar het leveringspakket. Bij een compleet traject hoort:

• Een korte intake over de melding, het rooster, de cao en de verhouding met de werknemer.
• De brief zelf, met de toegekende uren, de periode en de spreiding, de verdeling tussen het betaalde en het onbetaalde deel en het resterende verlofsaldo.
• Een uitwerking van de financiële gevolgen: bruto loon tijdens het verlof, vakantieopbouw, vakantietoeslag en pensioen.
• Bij een wijziging: de onderbouwing van het zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelang, met een alternatief dat hetzelfde aantal verlofuren toekent.
• Een instructie voor de salarisadministratie en voor de aanvraag van de UWV-uitkering.

Wat er meestal buiten valt: het voeren van het gesprek met de werknemer, correspondentie met UWV en een eventuele procedure. Die onderdelen worden apart geoffreerd, dus vraag er vooraf naar als je verwacht dat het gesprek stroef zal verlopen.

Het proces stap voor stap

1. Intake. De kernvragen zijn: wanneer is er gemeld, wat is er gemeld en wanneer gaat het verlof in. Die drie bepalen of je nog kunt schuiven met de invulling, want die bevoegdheid vervalt vier weken voor de ingangsdatum (art. 6:5 Wazo). Lever daarom de melding zelf aan, niet een samenvatting ervan.
2. Toets van het recht. Het aantal uren volgens art. 6:2 Wazo, dus 26 maal de wekelijkse arbeidsduur per kind, de leeftijd van het kind, eerder opgenomen verlof bij deze of een vorige werkgever, en de vraag of het betaalde deel nog binnen het eerste levensjaar valt.
3. Concept. Je krijgt een brief die het verlof bevestigt en de gevolgen concreet uitwerkt, of, bij een wijziging, een brief met overleg, onderbouwing, alternatief en termijn.
4. Afstemming met de salarisadministratie. Het nieuwe brutoloon, de opbouw van vakantie en vakantietoeslag en de pensioenpremie worden getoetst voordat de brief uitgaat. Anders klopt de eerste loonstrook niet en begint de discussie alsnog.
5. Oplevering. Een bewerkbaar bestand plus een korte invulinstructie, zodat je de brief bij een volgende melding zelf kunt hergebruiken.

Waar de prijs door omhooggaat

Vier factoren verklaren het verschil tussen 250 en 750 euro:

• Wijziging van de invulling. Verreweg de grootste kostenpost. Het zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelang moet met bezettingscijfers, roosters en de vervangbaarheid van de functie worden onderbouwd. Dat is uitzoekwerk, geen schrijfwerk. Het verlofrecht zelf blijft daarbij volledig in stand; alleen de invulling verschuift.
• Cao. Veel cao’s kennen een eigen regeling, bijvoorbeeld doorbetaling boven de 70 procent van UWV, opbouw van vakantie-uren tijdens onbetaald verlof of een afwijkende meldtermijn. Die bepalingen moeten worden nagelopen en verwerkt.
• Samenloop van verlofsoorten. Loopt het ouderschapsverlof samen met geboorteverlof, aanvullend geboorteverlof, calamiteitenverlof of langdurend zorgverlof, dan moeten de saldi en de uitkeringen op elkaar worden afgestemd.
• Gespannen verhouding. Ligt er al een discussie over functioneren, een verzoek tot aanpassing van de arbeidsduur of een dreigend ontslag, dan wordt de brief ook een dossierstuk. De formulering moet dan bestand zijn tegen het verwijt van benadeling wegens het opnemen van verlof.

Praktijkvoorbeeld: een zorgorganisatie met vijftien medewerkers kreeg in één kwartaal drie meldingen voor dezelfde dienst. Zij liet één sjabloon opstellen voor 650 euro, met een aparte variant voor de wijziging van de invulling en een rekenbijlage voor de salarisadministratie. De derde brief kostte intern nog een half uur.

Zelf doen, sjabloon of maatwerk

Een gratis voorbeeldbrief van internet is bruikbaar voor de eenvoudige situatie: het verlof wordt toegekend zoals gemeld, er zijn geen cao-bijzonderheden en er loopt geen ander verlof doorheen. Controleer dan wel drie dingen die in vrijwel elk gratis model ontbreken. Ten eerste of het betaalde deel van negen weken apart wordt benoemd, inclusief de voorwaarde dat het in het eerste levensjaar wordt opgenomen. Ten tweede of het resterende verlofsaldo wordt vermeld. Ten derde of de gevolgen voor vakantieopbouw, vakantietoeslag en pensioen concreet zijn ingevuld in plaats van weggeschreven met een verwijzing naar de regeling.

Wil je de invulling wijzigen, dan is een sjabloon zelden voldoende. De onderbouwing is per geval anders en de vierwekentermijn is hard. Een te laat verzonden of te dun onderbouwde wijziging leidt tot een loonvordering over de uren die de werknemer alsnog thuisblijft, terwijl het verlofrecht gewoon overeind blijft.

Eerlijke aanbeveling

Je hebt hier niet altijd een jurist bij nodig. Ken je het verlof toe zoals gemeld, val je niet onder een cao met een eigen verlofregeling en loopt er geen ander verlof doorheen, dan schrijf je met een goed sjabloon en een halfuur aandacht prima zelf een correcte brief. Laat de salarisadministratie de bedragen aanleveren en je bent klaar.

Laat het wel doen zodra je de gevraagde invulling wilt wijzigen, zodra de cao van de wet afwijkt, bij samenloop van meerdere verlofsoorten of wanneer de arbeidsrelatie al onder spanning staat. In die gevallen is de brief geen administratieve handeling meer maar een dossierstuk. De kosten van een onderbouwde brief liggen ver onder die van een loonvordering over een half jaar verlofuren.

Verder lezen: wat is een brief toekenning of afwijzing ouderschapsverlof en brief toekenning of afwijzing ouderschapsverlof voorbeeld. Direct regelen kan via de pagina brief toekenning of afwijzing ouderschapsverlof opstellen of controleren.

Veelgestelde vragen