Beheerovereenkomst laten opstellen: kosten en proces

Een beheerovereenkomst laten opstellen door een jurist kost doorgaans € 500 tot € 1.500, afhankelijk van de omvang van het beheer en de vraag of er een volmacht en een derdengeldstroom bij komen kijken. Laat je alleen het model van de beheerder controleren, dan zit je meestal op € 250 tot € 600. Je betaalt vooral voor drie dingen: een sluitende bevoegdheidsgrens, een verantwoordingsregeling die verder gaat dan het wettelijke minimum van art. 7:403 BW, en een aansprakelijkheids- en opzegregeling die je er niet uit laat vallen als de samenwerking eindigt.

Het korte antwoord

• Kosten opstellen: € 500 – € 1.500 voor een beheerovereenkomst op maat.
• Kosten controleren: € 250 – € 600 voor een beoordeling van het contract van de beheerder.
• Doorlooptijd: doorgaans vijf tot tien werkdagen na een compleet intakegesprek.
• Wat je krijgt: taakomschrijving, volmacht met grenzen, geldstroom, rapportage en exit-regeling.
• Zelf doen: bij eenvoudig beheer zonder volmacht en zonder geldstroom kan een goed model volstaan.

Beheerovereenkomst laten opstellen: wat kost het?

De prijs volgt de complexiteit van het beheer, niet het aantal pagina’s:

• Eenvoudig vastgoedbeheer, één object, geen incasso van huren: € 500 – € 750.
• Regulier verhuurbeheer met huurincasso, servicekosten en een volmacht: € 750 – € 1.250.
• Portefeuille- of VvE-beheer met meerdere objecten, budgetten en meerjarenonderhoud: € 1.000 – € 1.750.
• Beheer van een onderneming, met zeggenschapsvragen en afbakening tegenover het bestuur: € 1.250 – € 2.500.
• Controle van een aangeleverd model met een puntsgewijze reactie: € 250 – € 600.

Werk je met een vaste beheerder voor meerdere objecten, dan is een raamovereenkomst met per object een korte bijlage vrijwel altijd goedkoper dan losse contracten. Vraag vooraf om een vaste prijs; beheercontracten zijn goed af te bakenen, dus een uurtarief zonder plafond is hier zelden nodig.

Wanneer laat je het opstellen?

Niet elk beheer vraagt om een jurist. Doe het wel in deze situaties:

• De beheerder mag namens jou tekenen. Dan gaat het om een volmacht (art. 3:60 e.v. BW) en moet je de grens vastleggen. Zonder grens loop je het risico gebonden te raken aan verplichtingen die je niet wilde, zeker als je eerdere handelingen wel hebt bekrachtigd (art. 3:61 lid 2 BW).
• Er lopen geldstromen via de beheerder. Huurpenningen en servicekosten blijven van jou. Zonder gescheiden rekening ben je bij een faillissement van de beheerder concurrent schuldeiser.
• Het gaat om een portefeuille of VvE. Budgetten, meerjarenonderhoud en verantwoording vragen om een strakkere regeling dan één pand.
• De beheerder voert de leiding over een onderneming. Dan is de afbakening tegenover het statutaire bestuur en de algemene vergadering essentieel, plus de vraag of er een gezagsverhouding ontstaat die als arbeidsovereenkomst kan worden gekwalificeerd (art. 7:610 BW).
• De beheerder levert zijn eigen contract aan. Die modellen zijn geschreven vanuit zijn positie, met ruime exoneraties, verrekeningsrechten en lange opzegtermijnen.

Het proces stap voor stap

1. Intake: welk object of welke onderneming, welk type beheer, welke geldstromen en welke bevoegdheden wil je geven.
2. Stukken doornemen: bestaande huurcontracten, servicekostenafspraken, verzekeringspolissen, eventueel het model van de beheerder.
3. Bevoegdheidsgrens bepalen: drempelbedrag, jaarbudget, uitgesloten handelingen en spoedregeling.
4. Opstellen: contract plus, waar nodig, een aparte volmacht en een verwerkersovereenkomst voor huurdersgegevens.
5. Bespreken en aanpassen: één ronde met jou, daarna eventueel een ronde met de beheerder.
6. Ondertekening en vastlegging van de bijlagen, zoals de objectlijst en het onderhoudsbudget.

Reken op vijf tot tien werkdagen als je de stukken bij de hand hebt. De vertraging zit in de praktijk bijna altijd bij het aanleveren van huurcontracten en polissen, niet bij het schrijfwerk.

Wat je krijgt voor je geld

Het verschil met een gedownload model zit in de punten die pas kosten opleveren als het misgaat. Een jurist:

• schrijft de taakomschrijving zo dat ook duidelijk is wat niet onder het beheer valt;
• koppelt de volmacht aan drempelbedragen en uitgesloten handelingen, in plaats van een open formulering;
• maakt rekening en verantwoording (art. 7:403 BW) concreet met frequentie, format en inzagerecht;
• regelt de geldstroom: gescheiden rekening, afdrachttermijn en een verbod op verrekening met betwiste posten;
• maakt de aansprakelijkheidsbeperking verdedigbaar, gekoppeld aan de verzekerde som en met uitzondering voor opzet en bewuste roekeloosheid;
• werkt de exit uit: opzegtermijn binnen de kaders van art. 7:408 BW, eindafrekening, overdracht van dossiers en geen retentie op de administratie.

Kort praktijkvoorbeeld

Een eigenaar van twaalf appartementen zegt het beheer op na aanhoudende klachten. De beheerder houdt de huurdersadministratie en twee maanden aan geïnde huren vast tot zijn eindfactuur is betaald. Het contract, een model van de beheerder zelf, zwijgt over afdracht en overdracht. Het duurde drie maanden en een advocaatprocedure voordat de eigenaar weer over zijn eigen gegevens kon beschikken. Een afdrachttermijn en een uitgesloten retentierecht hadden dat voorkomen, en die twee bepalingen kosten bij het opstellen niets extra.

Eerlijke aanbeveling

Je hebt geen jurist nodig bij eenvoudig beheer van één pand of één unit waarbij de beheerder alleen uitvoerend werk doet, geen huren voor jou int en niets namens jou ondertekent. Een betrouwbaar model met een heldere taakomschrijving, vergoeding en opzegtermijn is dan genoeg, en dat scheelt je enkele honderden euro’s.

Zit er wel een volmacht, een geldstroom, een portefeuille of de leiding over een onderneming aan vast, laat het contract dan opstellen of minimaal controleren. Kies bij een aangeleverd model voor de controlevariant: voor € 250 tot € 600 weet je welke bepalingen tegen je werken en met welke voorstellen je terug kunt naar de beheerder. Dat is doorgaans de goedkoopste manier om het risico eruit te halen.

Verder lezen: wat is een beheerovereenkomst en beheerovereenkomst opstellen. Direct laten opstellen kan via de beheerovereenkomst-pagina.

Veelgestelde vragen