MKB Juristen stelt juridische documenten op maat op
Het beste is om belangrijke contracten, algemene voorwaarden en andere juridische documenten niet zelf te knutselen of te kopiëren. Wij helpen ondernemers budgetvriendelijk met juridisch maatwerk, vooraf duidelijke kosten en praktische uitleg.
- Contracten, voorwaarden en juridische documenten op maat
- Budgetvriendelijk en vooraf duidelijk over de kosten
- Gratis adviesgesprek of vrijblijvend een offerte aanvragen
Een autoleasereglement laten opstellen kost bij een gespecialiseerde mkb-jurist doorgaans € 500 tot € 1.500, afhankelijk van de omvang van het wagenpark en het aantal varianten dat je wilt regelen. Een reglement laten nakijken en aanpassen zit meestal tussen € 250 en € 600. De doorlooptijd is kort: van intake tot ondertekend document ben je vaak binnen één tot twee weken klaar. Hieronder wat de prijs bepaalt, hoe het traject verloopt en welk voorwerk je zelf kunt doen om de kosten te drukken.
Het korte antwoord
- Kosten opstellen: € 500 – € 1.500 bij een mkb-jurist.
- Kosten controleren: € 250 – € 600 voor nakijken en aanpassen.
- Prijsbepalend: aantal berijderscategorieën, wel of geen privégebruik, cao, ondernemingsraad.
- Proces: intake, concept, één correctieronde, invoering bij de berijders.
- Doorlooptijd: één tot twee weken.
- Zelf doen: kan bij één auto voor de directeur-grootaandeelhouder.
Autoleasereglement laten opstellen: wat kost het?
De prijs hangt vooral af van het aantal situaties dat je wilt afdekken. Een reglement voor vijf identieke bedrijfsbussen zonder privégebruik is beduidend eenvoudiger dan een regeling met drie budgetcategorieën, een elektrificatiebeleid, laadpalen bij mensen thuis en een keuzeregeling waarbij werknemers de auto kunnen inruilen voor een mobiliteitsbudget. Reken globaal op:
- Basisreglement, één categorie, geen of nauwelijks privégebruik: € 500 – € 800.
- Standaard mkb-reglement, meerdere functiegroepen met privégebruik en bijtelling: € 800 – € 1.200.
- Uitgebreid reglement, met keuzebudget, laadbeleid, buitenlandregeling en afstemming met de ondernemingsraad: € 1.200 – € 2.000.
- Bestaand reglement controleren en op de knelpunten aanpassen: € 250 – € 600.
Deze bedragen betreffen het juridische werk. De leasekosten zelf, de verzekering en eventuele fiscale advisering staan daar los van. Vraag vooraf om een vaste prijs; een reglement is voldoende afgebakend om die af te geven.
Wat bepaalt de prijs?
- Aantal berijderscategorieën. Elke extra groep met een eigen budget en eigen voorwaarden betekent extra bepalingen.
- Wel of geen privégebruik. Is privégebruik uitgesloten, dan vervalt een flink deel van de fiscale paragraaf. Is het toegestaan, dan moeten bijtelling, rittenregistratie en de 500-kilometergrens nauwkeurig worden geregeld.
- Elektrisch rijden. Laadpassen, een laadpaal bij de werknemer thuis, de vergoeding van thuis geladen stroom en het eigendom van de laadpaal bij uitdiensttreding vragen aparte bepalingen.
- Cao en ondernemingsraad. Geldt er een cao met bepalingen over vergoedingen, of is er een ondernemingsraad, dan komt er afstemmingswerk bij.
- Bestaande afspraken. Rijden er al mensen in een auto op basis van oude, afwijkende toezeggingen, dan moet de overgang naar het nieuwe reglement worden geregeld.
Het proces stap voor stap
- Intake: wagenpark, functiegroepen, budgetten, privégebruik, bestaande toezeggingen en het leasecontract worden doorgenomen.
- Aanleveren stukken: leasecontract, arbeidsovereenkomsten of het model daarvan, eventuele cao en een bestaand reglement.
- Concept: binnen enkele werkdagen ligt er een volledig concept met toelichting op de keuzes.
- Correctieronde: je loopt het concept door en de aanpassingen worden verwerkt.
- Koppeling: het reglement wordt aangehaakt aan de arbeidsovereenkomst, met een verwijzingsclausule en een wijzigingsbeding.
- Invoering: verstrekken aan de berijders en aantoonbaar laten aanvaarden, eventueel na instemming van de ondernemingsraad.
Die laatste stap wordt het vaakst overgeslagen en is juist beslissend. Een reglement dat in een map ligt maar nooit aan de berijder is verstrekt, biedt geen basis om eigen risico of boetes door te belasten.
Waar het geld zich terugverdient
De opbrengst zit niet in het document, maar in de drie punten waarop een zelfgeschreven reglement in de praktijk faalt.
Het eerste is schadeverhaal. Artikel 7:661 BW bepaalt dat een werknemer die bij de uitvoering van zijn werk schade veroorzaakt, daarvoor niet aansprakelijk is tegenover zijn werkgever, tenzij er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid. Een gewone verkeersfout haalt die drempel niet. Afwijken mag alleen schriftelijk en alleen voor zover de werknemer voor die schade verzekerd is. Een clausule die alle schade bij de berijder legt, werkt dus niet; een beperkt eigen risico per schadegebeurtenis met een jaarmaximum wel.
Het tweede is de bijtelling. Bij privégebruik verwerkt de werkgever de bijtelling via de loonadministratie, tenzij de berijder op kalenderjaarbasis onder de 500 privékilometers blijft en dat aantoont met een sluitende rittenregistratie. Bij 501 kilometer is de bijtelling over het hele jaar verschuldigd, niet alleen over het meerdere. Staat de auto maar een deel van het jaar ter beschikking, dan wordt de grens naar tijdsgelang herrekend. Woon-werkverkeer telt voor de loonheffing als zakelijk, voor de btw juist als privégebruik. Een reglement dat de eisen aan de rittenregistratie niet benoemt, laat het bewijsrisico bij de werkgever liggen.
Het derde zijn de boetes. Bij overtredingen die administratief worden afgedaan is de kentekenhouder aansprakelijk, meestal de leasemaatschappij, die de boete met administratiekosten doorschuift naar de werkgever. Zonder expliciete bepaling in het reglement kun je die niet op de berijder verhalen. En ook mét zo’n bepaling geldt dat verrekening met het loon wettelijk begrensd is en dat het nettoloon niet onder het wettelijk minimumloon mag zakken.
Een korte praktijksituatie: een installatiebedrijf met negen bussen liet het reglement voor € 850 opstellen. In het eerste jaar volgden twee schadegevallen en zeven boetes. De doorbelasting van het eigen risico en de boetes leverde ruim € 1.900 op, en belangrijker: geen discussie met de monteurs, omdat iedereen vooraf had getekend.
Eerlijke aanbeveling
Je hebt hier lang niet altijd een jurist voor nodig. Heb je één auto die uitsluitend door de directeur-grootaandeelhouder wordt gebruikt, dan is een reglement overbodig: een korte schriftelijke afspraak over privégebruik en bijtelling volstaat. Ook het commerciële en praktische deel schrijf je prima zelf, zoals de budgetten per functiegroep, de merkenlijst, de afspraken over tanken, laden, onderhoud, banden en schoonhouden, en de meldprocedure bij schade of pech. Een gratis model van je leasemaatschappij is een bruikbaar startpunt voor die onderdelen.
Uitbesteden loont zodra je meerdere berijders in loondienst hebt en er geld te verhalen valt. Laat dan minimaal de bepalingen over schade en eigen risico, de doorbelasting van boetes, de verrekening met het loon, de fiscale paragraaf en het wijzigingsbeding beoordelen. Zit je krap, kies dan voor de controlevariant van € 250 tot € 600 op je eigen concept in plaats van een volledig nieuw document. Dat dekt de risico’s af tegen een fractie van de kosten van één mislukt verhaal.
Meer lezen: wat is een autoleasereglement en autoleasereglement opstellen. Voor een document op maat: autoleasereglement.
Veelgestelde vragen
Bij een gespecialiseerde mkb-jurist doorgaans € 500 tot € 1.500. Een basisreglement voor één categorie zonder privégebruik zit aan de onderkant, een uitgebreid reglement met keuzebudget, laadbeleid en afstemming met de ondernemingsraad aan de bovenkant. Vraag vooraf om een vaste prijs.
Meestal € 250 tot € 600 voor nakijken en aanpassen. Dat is de verstandige keuze als je al een model van de leasemaatschappij of een eigen concept hebt liggen. Laat dan vooral de schade-, boete- en fiscale bepalingen en het wijzigingsbeding beoordelen.
Doorgaans één tot twee weken: intake, concept binnen enkele werkdagen, één correctieronde en de invoering bij de berijders. Is er een ondernemingsraad die moet instemmen, dan komt daar afhankelijk van de vergadercyclus enkele weken bij.
Het aantal berijderscategorieën, of privégebruik is toegestaan, of er elektrisch wordt gereden met laadpalen bij mensen thuis, of er een cao of ondernemingsraad speelt en of er al bestaande individuele toezeggingen zijn die moeten worden overgezet naar de nieuwe regeling.
Bij één auto voor de directeur-grootaandeelhouder wel; een korte schriftelijke afspraak over privégebruik en bijtelling volstaat dan. De budgetten, merkenlijst en praktische huisregels schrijf je ook prima zelf. Laat de bepalingen over schade, boetes en de fiscale paragraaf wel controleren zodra personeel in de auto rijdt.
Bij meerdere berijders meestal binnen een jaar, via doorbelasting van eigen risico en verkeersboetes en het voorkomen van naheffingen over de bijtelling. Belangrijker is dat een correct reglement discussie voorkomt: iedereen weet vooraf wat geldt en heeft daarvoor getekend.
Het leasecontract, de arbeidsovereenkomsten of het model daarvan, een eventuele cao, een bestaand reglement en een overzicht van de auto’s, functiegroepen en budgetten. Meld ook afwijkende toezeggingen aan individuele berijders, want die moeten in de overgangsbepaling worden verwerkt.
