MKB Juristen stelt juridische documenten op maat op
Het beste is om belangrijke contracten, algemene voorwaarden en andere juridische documenten niet zelf te knutselen of te kopiëren. Wij helpen ondernemers budgetvriendelijk met juridisch maatwerk, vooraf duidelijke kosten en praktische uitleg.
- Contracten, voorwaarden en juridische documenten op maat
- Budgetvriendelijk en vooraf duidelijk over de kosten
- Gratis adviesgesprek of vrijblijvend een offerte aanvragen
Wat is een arbeidsvoorwaardenregeling? Het is de collectieve regeling waarin een werkgever de arbeidsvoorwaarden en huisregels vastlegt die voor al zijn werknemers gelden, vaak bekend onder de naam personeelshandboek of personeelsreglement. De regeling staat naast de individuele arbeidsovereenkomst en vervangt die niet. Pas als de arbeidsovereenkomst naar de regeling verwijst, het zogenoemde incorporatiebeding, geldt de inhoud ervan tussen werkgever en werknemer. Zonder die verwijzing is het weinig meer dan een informatief boekje.
Het korte antwoord
- Wat: een collectieve regeling met arbeidsvoorwaarden en gedragsregels voor het hele personeel.
- Andere namen: personeelshandboek, personeelsreglement, personeelsgids.
- Werking: bindend via een incorporatiebeding in de arbeidsovereenkomst.
- Wijzigen: eenzijdig alleen met een schriftelijk wijzigingsbeding en een zwaarwichtig belang (art. 7:613 BW).
- Zeggenschap: veel onderdelen zijn instemmingsplichtig bij de ondernemingsraad (art. 27 WOR).
- Rangorde: een geldende cao gaat voor op de regeling.
Wat is een arbeidsvoorwaardenregeling in de praktijk?
De regeling bundelt alles wat voor iedereen hetzelfde is: verlof, ziekte, declaraties, werktijden, gebruik van bedrijfsmiddelen, verzuimbeleid, gedragsregels en klachtprocedures. Daardoor hoeft niet elke arbeidsovereenkomst dezelfde tien pagina’s te bevatten. In de arbeidsovereenkomst staan dan alleen de individuele afspraken: functie, salaris, arbeidsduur, ingangsdatum en de duur van het contract.
Die opzet heeft een praktisch voordeel. Verandert het verlofbeleid, dan pas je één document aan in plaats van dertig arbeidsovereenkomsten. Het heeft ook een risico: omdat de regeling voor iedereen geldt, werkt een fout in de regeling meteen door bij het hele personeel.
Het verschil met de arbeidsovereenkomst en de cao
Deze drie documenten worden vaak door elkaar gehaald, terwijl ze een verschillende status hebben.
- De arbeidsovereenkomst is de individuele overeenkomst tussen deze werkgever en deze werknemer. Wijzigen kan in beginsel alleen met instemming van beide partijen.
- De arbeidsvoorwaardenregeling is eenzijdig door de werkgever opgesteld en geldt collectief. Zij krijgt pas werking tussen partijen via de arbeidsovereenkomst.
- De cao is het resultaat van onderhandeling met vakbonden. Geldt er een cao, dan is die leidend. Bepalingen in de regeling die in het nadeel van de werknemer van de cao afwijken, zijn nietig.
Voor het mkb betekent dat: controleer eerst of je onder een algemeen verbindend verklaarde cao valt. Zo ja, dan is de regeling vooral een aanvulling en uitwerking, geen zelfstandige bron van arbeidsvoorwaarden.
Hoe wordt de regeling bindend? Het incorporatiebeding
Het incorporatiebeding is de bepaling in de arbeidsovereenkomst waarmee de regeling van toepassing wordt verklaard. Een gebruikelijke formulering luidt dat op de arbeidsovereenkomst de arbeidsvoorwaardenregeling van toepassing is, zoals die luidt op de datum van indiensttreding en zoals die van tijd tot tijd wordt gewijzigd.
Drie punten bepalen of dat beding zijn werk doet:
- Verwijzing in elke arbeidsovereenkomst. Ontbreekt het beding bij een deel van het personeel, dan geldt de regeling voor die groep niet als arbeidsvoorwaarde.
- Aantoonbare terhandstelling. De werknemer moet de regeling daadwerkelijk hebben ontvangen of eenvoudig kunnen raadplegen. Leg vast dat en wanneer dat is gebeurd.
- Een dynamische verwijzing. Verwijst het beding alleen naar de versie van het moment van indiensttreding, dan werken latere wijzigingen niet automatisch door.
Let op: ook een dynamisch incorporatiebeding geeft je nog geen vrije hand om te wijzigen. Daarvoor is een apart wijzigingsbeding nodig.
Wijzigen kan niet zomaar: artikel 7:613 BW
Wil je de regeling eenzijdig kunnen wijzigen, dan heb je een schriftelijk eenzijdig wijzigingsbeding nodig. Op grond van artikel 7:613 BW mag je daar alleen een beroep op doen als je een zodanig zwaarwichtig belang hebt dat het belang van de werknemer daarvoor naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid moet wijken. Dat is een echte toets, geen formaliteit. Kostenbesparing zonder onderbouwing haalt die drempel doorgaans niet; een aantoonbaar bedrijfseconomisch noodzakelijke ingreep met een overgangsregeling maakt meer kans.
Ontbreekt een wijzigingsbeding, dan ben je aangewezen op de weg van goed werkgeverschap en goed werknemerschap: een redelijk voorstel dat verband houdt met gewijzigde omstandigheden, waarvan aanvaarding in redelijkheid van de werknemer kan worden gevergd. Ook dan is het geen automatisme.
Een derde valkuil is het verworven recht. Ken je jarenlang consequent een voorziening toe die niet in de regeling staat, bijvoorbeeld een vaste eindejaarsuitkering, dan kan die na verloop van tijd zelf een arbeidsvoorwaarde worden. Afschaffen vraagt dan dezelfde zorgvuldigheid als het wijzigen van de regeling.
De rol van de ondernemingsraad
Heb je een ondernemingsraad, dan is die geen adviesorgaan maar medebeslisser op een flink deel van de regeling. Artikel 27 WOR geeft instemmingsrecht bij onder meer regelingen over arbeidsomstandigheden en verzuim, werktijden en vakantie, beoordelings- en beloningssystemen, aanstellings- en ontslagbeleid, klachtenregelingen en personeelsvolgsystemen. Voer je zo’n wijziging door zonder instemming, dan kan de ondernemingsraad binnen een maand de nietigheid inroepen en is de wijziging niet geldig.
Twee nuances. Instemming is niet nodig voor zover het onderwerp inhoudelijk al in een cao is geregeld. En primaire arbeidsvoorwaarden zoals de hoogte van het loon vallen buiten artikel 27 WOR. Een ondernemingsraad is verplicht vanaf vijftig werknemers; daaronder kun je met een personeelsvertegenwoordiging of een personeelsvergadering werken.
Wat staat er meestal in
- Werktijden, pauzes, thuiswerken en registratie van uren.
- Vakantie en verlof, inclusief opname, opbouw en vervaltermijnen.
- Ziekte en verzuim: ziekmelding, controlevoorschriften en re-integratie.
- Onkosten, reiskosten en gebruik van auto, telefoon en laptop.
- Scholing en opleiding, met aandacht voor verplichte scholing die kosteloos moet zijn.
- Gedragsregels, integriteit, social media en het gebruik van bedrijfsmiddelen.
- Privacy en verwerking van personeelsgegevens.
- Procedures bij klachten, ongewenst gedrag en disciplinaire maatregelen.
Eerlijke aanbeveling
Je hebt geen jurist nodig om te begrijpen wat een arbeidsvoorwaardenregeling is, en evenmin om de praktische hoofdstukken te schrijven. Werktijden, pauzeregels, declaratieprocedures, het aanvragen van verlof en de omgang met bedrijfsmiddelen kun je prima zelf op papier zetten. Val je onder een cao die de meeste onderwerpen al dwingend regelt, dan is je regeling vooral een uitwerking en blijft het juridisch risico beperkt.
Laat wel meekijken bij drie punten: de formulering van het incorporatiebeding en het eenzijdig wijzigingsbeding, de aansluiting op de cao, en de vraag welke onderdelen instemmingsplichtig zijn bij de ondernemingsraad. Dat zijn de plekken waar een fout collectief doorwerkt en achteraf lastig te herstellen is.
Verder lezen: arbeidsvoorwaardenregeling opstellen en arbeidsvoorwaardenregeling laten opstellen. Direct laten regelen kan via de arbeidsvoorwaardenregeling-pagina.
Veelgestelde vragen
Een collectieve regeling waarin de werkgever arbeidsvoorwaarden en huisregels vastlegt die voor het hele personeel gelden, ook wel personeelshandboek genoemd. De regeling staat naast de individuele arbeidsovereenkomst en wordt bindend via een incorporatiebeding in die overeenkomst.
De arbeidsovereenkomst is individueel en regelt functie, salaris, arbeidsduur en contractduur. De arbeidsvoorwaardenregeling is collectief en regelt wat voor iedereen hetzelfde is. Zonder verwijzing in de arbeidsovereenkomst geldt de regeling niet als arbeidsvoorwaarde.
De bepaling in de arbeidsovereenkomst die de arbeidsvoorwaardenregeling van toepassing verklaart, meestal ook op latere versies daarvan. Zonder dit beding, of zonder aantoonbare terhandstelling van de regeling, kan de werknemer betwisten dat de regeling voor hem geldt.
Alleen met een schriftelijk eenzijdig wijzigingsbeding en een zwaarwichtig belang waarvoor het belang van de werknemer naar redelijkheid en billijkheid moet wijken (art. 7:613 BW). Ontbreekt dat beding, dan moet je een redelijk voorstel doen dat de werknemer in redelijkheid kan aanvaarden.
Voor veel onderdelen wel. Artikel 27 WOR geeft instemmingsrecht bij onder meer werktijden, vakantie, verzuim, beoordelings- en beloningssystemen en privacyregelingen. Zonder instemming kan de ondernemingsraad binnen een maand de nietigheid van de wijziging inroepen.
De cao. Val je onder een geldende cao, dan zijn bepalingen in de regeling die in het nadeel van de werknemer daarvan afwijken nietig. De regeling werkt de cao dan verder uit en vult aan op punten die de cao openlaat.
Nee, er is geen wettelijke plicht om een regeling te hebben. Wel gelden er losse verplichtingen, zoals de informatieplicht over arbeidsvoorwaarden (art. 7:655 BW) en verzuimbeleid op grond van de Arbowet. Een regeling is de praktische manier om die op één plek te ordenen.
