MKB Juristen stelt juridische documenten op maat op
Het beste is om belangrijke contracten, algemene voorwaarden en andere juridische documenten niet zelf te knutselen of te kopiëren. Wij helpen ondernemers budgetvriendelijk met juridisch maatwerk, vooraf duidelijke kosten en praktische uitleg.
- Contracten, voorwaarden en juridische documenten op maat
- Budgetvriendelijk en vooraf duidelijk over de kosten
- Gratis adviesgesprek of vrijblijvend een offerte aanvragen
Een onbetaalde factuur innen doe je in een vaste volgorde: eerst een vriendelijke betalingsherinnering, dan een steviger aanmaning (bij consumenten met een 14-dagenbrief), vervolgens een formele sommatie met incassokosten en rente, en pas als dat niets oplevert geef je de vordering uit handen aan een incassopartij. De meeste facturen worden alsnog betaald ergens in de eerste drie stappen — die kun je als ondernemer prima zelf zetten. Hieronder het stappenplan met de juiste timing, de juiste toon en het moment waarop je overdraagt.
Een webdesigner had een factuur van € 2.400 openstaan bij een zzp’er. Herinnering na tien dagen, aanmaning na drie weken, sommatie na een maand — en toen kwam het geld, inclusief incassokosten. Totale eigen inspanning: drie e-mails en een telefoontje. Dat is de route hieronder.
Het korte antwoord
- Herinnering. Vriendelijk, kort na de vervaldatum. Meestal is de factuur simpelweg vergeten.
- Aanmaning. Steviger, met nieuwe termijn. Bij consumenten de verplichte 14-dagenbrief.
- Sommatie. Formeel, met incassokosten, rente en de aankondiging van juridische stappen.
- Uit handen geven. Blijft betaling uit, dan naar een incassopartij of jurist.
- Zelf of uitbesteden. De eerste drie stappen doe je zelf; overdragen doe je pas bij aanhoudend zwijgen of betwisting.
Stap 1: de betalingsherinnering
Begin vriendelijk. Stuur een betalingsherinnering kort na de vervaldatum — vijf tot tien dagen erna is gebruikelijk. Ga uit van een misverstand: een factuur die is ondergesneeuwd of een boekhouding die achterloopt.
- Verwijs naar het factuurnummer, het bedrag en de oorspronkelijke vervaldatum.
- Geef een korte nieuwe termijn, bijvoorbeeld zeven dagen.
- Voeg de factuur nogmaals als bijlage toe.
Toon: neutraal en behulpzaam. Je wilt betaald worden én de klantrelatie behouden. Kosten of rente breng je in deze stap nog niet in rekening.
Stap 2: de aanmaning
Geen reactie? Dan wordt de toon zakelijker. De aanmaning stel je ongeveer twee tot drie weken na de vervaldatum. Hier ligt een belangrijk onderscheid tussen consumenten en bedrijven.
Bij een consument: de 14-dagenbrief
Voordat je bij een consument incassokosten mag rekenen, moet je een aanmaning sturen die minimaal veertien dagen betaaltermijn geeft (vanaf de dag na ontvangst) en het exacte bedrag aan incassokosten benoemt. Klopt de brief niet, dan verspeel je het recht op die kosten. Zie de Wet Incassokosten (WIK).
Bij een bedrijf
Bij een zakelijke debiteur is die verplichte 14-dagenbrief geen voorwaarde. De incassokosten en de wettelijke handelsrente zijn doorgaans zonder aparte aanmaning verschuldigd na het verstrijken van de betaaltermijn, tenzij anders afgesproken. Een aanmaning sturen is dan vooral een drukmiddel.
Stap 3: de sommatie
De sommatie is je laatste eigen stap voordat je de zaak overdraagt. De toon is formeel en er zit een harde deadline in. Wat erin hoort:
- De vordering: factuurnummer, hoofdsom en vervaldatum.
- De wettelijke (handels)rente vanaf de vervaldag.
- De incassokosten volgens de WIK-staffel (15% over de eerste € 2.500, minimaal € 40).
- Een harde eindtermijn, vaak vijf tot tien werkdagen.
- De aankondiging dat je de vordering uit handen geeft of naar de rechter stapt bij uitblijven van betaling.
Een goed onderbouwde sommatie werkt vaak alsnog: de oplopende kosten en de concrete dreiging zetten druk. De opbouw staat bij de sommatie.
Timing en toon in het kort
- Dag 5-10 na vervaldatum: herinnering, vriendelijk.
- Week 2-3: aanmaning, zakelijk; bij consumenten de 14-dagenbrief.
- Week 4-5: sommatie, formeel, met kosten en rente.
- Daarna: uit handen geven.
Blijf gedurende het hele traject consistent: elke brief verwijst naar de vorige en de termijnen lopen logisch op. Willekeurige of loze dreigingen ondermijnen je positie.
Stap 4: uit handen geven
Werkt de sommatie niet, dan draag je over. Dat kan naar een incassobureau, een deurwaarder of een jurist. Overdragen is verstandig zodra:
- de debiteur na de sommatie blijft zwijgen of weigert;
- de vordering wordt betwist — bij discussie werkt zelf aanmanen niet meer;
- het bedrag groot genoeg is om een procedure te rechtvaardigen;
- je zelf de tijd of de juridische kennis mist voor de volgende stap.
Zorg dat je dossier op orde is voordat je overdraagt: opdrachtbevestiging, factuur, algemene voorwaarden, de verstuurde herinnering, aanmaning en sommatie, en alle correspondentie. Hoe completer je voorwerk, hoe sneller de incassopartij kan doorpakken. Meer over de afweging bij een incassobureau inschakelen.
Eerlijke aanbeveling
Voor een onbetwiste factuur waarbij de klant simpelweg traag is, doe je de eerste drie stappen prima zelf. Een herinnering, een correcte aanmaning en een duidelijke sommatie kosten weinig tijd en lossen de meeste zaken op — daar heb je geen incassobureau of jurist voor nodig. Draag pas over als de debiteur na de sommatie blijft zwijgen, als de vordering wordt betwist, of als het op procederen aankomt. Let bij consumenten scherp op de 14-dagenbrief: een fout daarin kost je het recht op incassokosten. Bij twijfel over de formulering of over een betwiste vordering is juridisch advies zijn geld waard.
Lees verder over het buitengerechtelijke traject bij minnelijke incasso, over de kostenberekening bij incassokosten berekenen, en over de timing van overdragen bij een incassobureau inschakelen.
Veelgestelde vragen
In een vaste volgorde: eerst een vriendelijke betalingsherinnering, dan een aanmaning (bij consumenten met een 14-dagenbrief), vervolgens een formele sommatie met incassokosten en rente, en pas als dat niets oplevert geef je de vordering uit handen aan een incassopartij of jurist.
Kort na de vervaldatum, meestal vijf tot tien dagen erna. Houd de toon vriendelijk en ga uit van een misverstand of een vergeten factuur. Vermeld het factuurnummer, het bedrag en de oorspronkelijke vervaldatum en voeg de factuur nogmaals toe.
Een verplichte aanmaning aan een consument met minimaal veertien dagen betaaltermijn (vanaf de dag na ontvangst) die het exacte bedrag aan incassokosten benoemt. Zonder deze correcte brief kun je bij een consument geen incassokosten innen. Bij een bedrijf is die brief geen voorwaarde.
De hoofdsom, de wettelijke (handels)rente vanaf de vervaldatum en de incassokosten volgens de WIK-staffel (15% over de eerste € 2.500, minimaal € 40). Bij een consument alleen na een correcte 14-dagenbrief; bij een bedrijf doorgaans direct.
De eerste drie stappen — herinnering, aanmaning en sommatie — doe je bij een onbetwiste vordering prima zelf. Uitbesteden aan een incassopartij of jurist is pas nodig als de debiteur blijft zwijgen, de vordering wordt betwist, of het op een procedure aankomt.
Zodra de debiteur na de sommatie blijft zwijgen of weigert, zodra de vordering wordt betwist, of als het bedrag een procedure rechtvaardigt en je zelf de tijd of kennis mist. Zorg dat je dossier compleet is voordat je overdraagt.
De opdrachtbevestiging, de factuur, de algemene voorwaarden, de verstuurde herinnering, aanmaning en sommatie, en alle correspondentie met de debiteur. Een compleet dossier laat een incassopartij of jurist sneller doorpakken als de zaak naar de rechter gaat.
