De incassoprocedure: hoe een incassotraject verloopt

Een incassoprocedure verloopt in drie fasen: eerst het minnelijke (buitengerechtelijke) traject met herinnering, aanmaning en sommatie, daarna zo nodig het gerechtelijke traject met dagvaarding en vonnis, en tot slot de executie via een gerechtsdeurwaarder. De meeste vorderingen worden in de eerste fase betaald; pas als dat niet lukt, komt de rechter in beeld. Hieronder het volledige traject van A tot Z, met de termijnen, de kosten per fase en het moment waarop je van de ene fase naar de volgende gaat.

Een bouwbedrijf leverde een verbouwing op van € 8.000 en hoorde daarna niets meer. Na twee herinneringen, een sommatie en uiteindelijk een dagvaarding stond het geld er binnen vier maanden op — met incassokosten en rente erbovenop. Het traject hieronder is de route die zij liepen.

Het korte antwoord

1. Minnelijke fase. Betalingsherinnering, aanmaning en sommatie. Bij consumenten verplicht een correcte 14-dagenbrief voordat je incassokosten mag rekenen.
2. Gerechtelijke fase. Blijft betaling uit, dan volgt een dagvaarding en — na de zitting of bij verstek — een vonnis van de rechter.
3. Executiefase. Met het vonnis legt een gerechtsdeurwaarder beslag op loon, bankrekening of goederen.
4. Doorlooptijd. Minnelijk twee tot zes weken, gerechtelijk drie maanden tot een jaar, executie enkele weken tot maanden.
5. Kosten. Incassokosten volgens de WIK-staffel, griffierecht, deurwaarderskosten en — boven € 25.000 — advocaatkosten.

Fase 1: het minnelijke traject

Het minnelijke traject is buitengerechtelijk: alles wat je onderneemt zonder de rechter erbij te halen. Je doorloopt drie oplopende stappen.

• Betalingsherinnering. Een vriendelijke reminder na het verstrijken van de vervaldatum. Vaak een misverstand of een factuur die is ondergesneeuwd.
• Aanmaning. Steviger van toon, met een nieuwe termijn. Bij consumenten is dit het moment voor de wettelijk verplichte 14-dagenbrief.
• Sommatie. De laatste schriftelijke sommatie met een harde termijn, de incassokosten, de rente en de aankondiging van gerechtelijke stappen.

Bij een consument mag je pas incassokosten in rekening brengen nadat je een aanmaning hebt gestuurd die minimaal veertien dagen betaaltermijn geeft én het bedrag aan incassokosten benoemt. Bij een zakelijke debiteur (B2B) geldt die 14-dagenbrief niet als verplichte voorwaarde; hier zijn de incassokosten en de wettelijke handelsrente doorgaans zonder aanmaning verschuldigd, tenzij contractueel anders geregeld. Meer over de opbouw van de laatste brief vind je bij de sommatie.

Kosten en duur van de minnelijke fase

De buitengerechtelijke incassokosten volgen de wettelijke staffel (WIK): 15% over de eerste € 2.500 met een minimum van € 40. Reken op een doorlooptijd van twee tot zes weken, afhankelijk van hoe snel de debiteur reageert en of er een betalingsregeling nodig is. De volledige berekening staat bij de Wet Incassokosten (WIK).

Fase 2: het gerechtelijke traject

Betaalt de debiteur niet en is de vordering onbetwist, dan gaat de zaak naar de rechter. Dat begint met een dagvaarding: een officieel exploot dat een gerechtsdeurwaarder aan de debiteur betekent, met de datum van de zitting en de eis.

• Kantonrechter. Vorderingen tot € 25.000 lopen via de kantonrechter. Je hebt dan geen advocaat nodig; je mag zelf procederen of je laten bijstaan door een jurist.
• Rechtbank (civiel). Boven € 25.000 is een advocaat verplicht.
• Verweer of verstek. Voert de debiteur geen verweer, dan volgt vrijwel altijd een verstekvonnis waarin de vordering wordt toegewezen. Komt er wel verweer, dan volgt een inhoudelijke behandeling.

De uitkomst is een vonnis. Daarin veroordeelt de rechter de debiteur tot betaling van de hoofdsom, de rente, de incassokosten en meestal de proceskosten. Let op: een vonnis is een titel om te innen, maar het vult je bankrekening niet vanzelf. Meer over deze route bij de incassoprocedure.

Kosten en duur van de gerechtelijke fase

Je betaalt griffierecht (afhankelijk van de vordering en of je onderneming of natuurlijk persoon bent), deurwaarderskosten voor de betekening en — bij bedragen boven € 25.000 — advocaatkosten. Reken op drie maanden tot een jaar, afhankelijk van de drukte bij de rechtbank en of er verweer wordt gevoerd. Win je, dan worden een deel van deze kosten op de debiteur verhaald; verlies je, dan draai je zelf op voor de proceskosten van beide partijen.

Fase 3: executie via de deurwaarder

Met het vonnis in handen begint de executie. De gerechtsdeurwaarder betekent het vonnis en kan vervolgens beslag leggen:

• Loonbeslag. Een deel van het salaris of de uitkering gaat rechtstreeks naar jou, met respect voor de beslagvrije voet.
• Bankbeslag. Beslag op het banksaldo van de debiteur.
• Beslag op goederen. Roerende zaken of onroerend goed, die eventueel executoriaal worden verkocht.

De deurwaarder onderzoekt eerst of er verhaal mogelijk is. Bij een debiteur zonder inkomen of vermogen levert executie weinig op — dan blijft je vordering op papier staan. Dit risico weeg je mee vóórdat je de gerechtelijke fase ingaat.

Wanneer stopt de minnelijke fase?

Je stapt over naar de rechter zodra duidelijk is dat de debiteur niet gaat betalen én de vordering onbetwist is. Signalen: de debiteur reageert niet op de sommatie, doet loze betaalbeloftes, of loopt herhaaldelijk een betalingsregeling niet na. Is de vordering wél betwist — “ik vind dat ik niets verschuldigd ben” — dan is een buitengerechtelijk incassotraject zinloos en is overleg via een jurist of direct procederen logischer.

Eerlijke aanbeveling

Voor een onbetwiste vordering waarbij de debiteur simpelweg traag betaalt, kom je vaak zelf een heel eind: een nette herinnering, een aanmaning met de juiste 14-dagenformulering en een duidelijke sommatie lossen de meeste zaken op. Je hebt dan geen jurist of incassopartij nodig. Schakel wél hulp in als de vordering wordt betwist, als er meerdere partijen of ingewikkelde voorwaarden spelen, of als je naar de rechter moet. De gerechtelijke fase is een vak apart en een verkeerd geformuleerde dagvaarding kost je de zaak.

Verdieping per fase vind je bij minnelijke incasso, gerechtelijke incasso en het praktische stappenplan om een onbetaalde factuur te innen.

Veelgestelde vragen