In een tijdperk waarin informatie slechts een muisklik verwijderd is, kan de verleiding groot zijn om (online) documenten en contracten eenvoudigweg te kopiëren en te plakken. Hoewel dit op het eerste gezicht een snelle en goedkope oplossing lijkt, brengt dit aanzienlijke risico’s en nadelen met zich mee. Zo is er bijvoorbeeld de kans op het overnemen van fouten, verouderde informatie of ongeschikte voorwaarden.
Toestemming auteur is vereist
Soms kan de verleiding groot zijn om contracten gewoon te kopiëren en te plakken in plaats van een nieuw document op te stellen. Echter, naast het feit dat dit niet bepaald netjes is, vormt dit gedrag ook een overtreding op het auteursrecht. Contracten en juridische documenten kunnen auteursrechtelijke bescherming genieten, wat betekent dat ze niet zonder toestemming van de auteur mogen worden gekopieerd en/of aangepast. In de praktijk is het zo dat wanneer u gratis een contract van het internet haalt, de kans zeer klein is dat u toestemming krijgt om het te gebruiken. Dit kan leiden tot juridische complicaties die eenvoudig te vermijden zijn door het contract zorgvuldig zelf samen te stellen of door juridische hulp in te schakelen.
Contract is maatwerk, geen kopieer-en-plakwerk
Elk bedrijf heeft unieke bedrijfsactiviteiten en behoeften die nauwkeurig gereflecteerd moeten worden in hun juridische documenten. Het simpelweg kopiëren van een contract kan leiden tot een mismatch met de eigen bedrijfsvoering en met andere reeds bestaande documenten, zoals de algemene voorwaarden. Deze documenten interageren met elkaar binnen het juridische kader van de onderneming. Een gebrek aan afstemming tussen deze documenten kan resulteren in een onoverzichtelijk geheel dat maar moeilijk te ontwarren is.
Dit alles kan hiaten in de juridische bescherming veroorzaken of onduidelijkheden scheppen die alleen door een rechter opgelost kunnen worden. Het doel van het zorgvuldig opstellen van contracten en andere juridische documenten is juist om een gang naar de rechter te voorkomen door vooraf helderheid en zekerheid te bieden. Door contracten te kopiëren en te plakken, maakt u dit eigenhandig onmogelijk. En dat is een slecht idee.
Online bronnen zijn niet betrouwbaar
Bij het knippen en plakken van contracten uit onbekende bronnen loopt u het risico dat het oorspronkelijke document niet met de vereiste professionaliteit is opgesteld. Er is geen garantie dat het contract voldoet aan de huidige wetgeving of dat het zelfs maar is gebaseerd op het juiste rechtsstelsel. Contracten die ogenschijnlijk passend lijken, kunnen verouderde bepalingen bevatten, gebaseerd zijn op oud recht of zelfs opgesteld zijn naar Belgisch recht. Dit zijn allemaal zaken die vaker voorkomen dan u misschien wel denkt. Dergelijke zaken kunnen onbedoeld leiden tot juridische complicaties en situaties die juridisch onwenselijk zijn.
Onprofessioneel voorkomen
Het gebruik van gekopieerde contracten draagt niet bij aan de professionele uitstraling van uw onderneming. Mochten er fouten of inconsistenties in het contract staan, dan kan dit afbreuk doen aan de geloofwaardigheid en het vertrouwen dat klanten, partners of leveranciers in uw bedrijf stellen. Het is cruciaal om zorgvuldigheid en aandacht voor detail te tonen in alle documentatie. Fouten in een contract kunnen bovendien leiden tot misverstanden en geschillen die de zakelijke relaties ernstig kunnen schaden.
Laat contracten op zijn minst nalezen door een expert
Hoewel er (soms) templates en voorbeelddocumenten bestaan die vrij gebruikt mogen worden en die in sommige situaties een handig startpunt kunnen bieden, is het belangrijk om te onthouden dat deze niet altijd volstaan. Zelfs bij het gebruik van templates is het aan te raden om deze aan te passen aan de specifieke eisen van uw onderneming en ze te laten nalezen door een deskundige. Daarom bieden wij de ContractCheck™ aan, waarbij uw documenten worden gecontroleerd door ervaren juristen. Dit zorgt ervoor dat uw contracten niet alleen juridisch correct zijn, maar ook optimaal aansluiten bij uw bedrijfsvoering en u goed beschermen tegen uiteenlopende risico’s.
