Een mailing is een vorm van direct marketing en daar is de AVG duidelijk over: het kan enkel indien je daar duidelijk over hebt geïnformeerd en de toestemming hebt verkregen. Vaak zijn het klanten die de toestemming hebben gegeven. Dat wil nog niet zeggen dat je gebruikers niet mag mailen, maar er zijn dan een aantal extra zaken waarop je moet letten. We leggen het onderscheid en het belang daarvan voor je uit.
Verschil tussen klant en gebruiker
Een klant is iemand, een natuurlijk persoon of een vennootschap, die een dienst bij je bedrijf koopt. Jij geeft iets aan de klant, zoals toegang tot je software in de cloud, en in ruil moet de klant daarvoor een vergoeding betalen.
De gebruiker is daarentegen de persoon die de dienst gebruikt. Vaak zal de gebruiker ook de klant zijn, maar dat hoeft natuurlijk niet waar te zijn. Zo kan een vader bijvoorbeeld klant zijn bij Netflix en is de zoon een gebruiker. Of een vennootschap is de klant en de werknemers zijn gebruikers. Er kan bovendien ook sprake zijn van een gebruiker terwijl er helemaal geen klant is. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer je een website hebt die zonder betaalmuur toegankelijk is. Dan heb je enkel websitegebruikers.
Belang van het verschil tussen gebruiker en klant
Voor het verwerken van persoonsgegevens maken veel ondernemingen gebruik van de toestemming. Enerzijds is het belangrijk dat deze toestemming aan alle voorwaarden voldoet. Bovendien moet de toestemming ook betrekking hebben op al je activiteiten. Als je bijvoorbeeld e-mailtracking toepast moet je ook daarvoor de toestemming hebben.
Daarnaast moet je van de juiste persoon toestemming hebben gekregen. Zo kan bijvoorbeeld een klant bij het aangaan van de overeenkomst wel zijn toestemming hebben gegeven, maar die toestemming geldt dan niet voor andere gebruikers. Eigenlijk moet je dan ook van elke individuele gebruiker opnieuw de toestemming verkrijgen.
Goed opletten bij het verzenden van mailings
De gevolgen van het verschil tussen klanten en gebruikers is heel belangrijk bij mailings. Hier heb je bijvoorbeeld de toestemming van de klant gekregen om de persoonsgegevens ook voor direct marketingdoeleinden te verwerken. Onder voorwaarden mag je de klant dus perfect gepersonaliseerde kortingen sturen, op de hoogte brengen van nieuwe diensten en producten enzovoort.
Gebruikers hebben daarentegen die toestemming niet gegeven. Dat wil zeggen dat je dergelijke marketingmails niet naar de gebruiker mag verzenden, zelfs als je het mailadres van de gebruikers hebt. Op deze regels kunnen er wel uitzonderingen zijn. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer een bedrijf bewust een mailadres publiceert waarop het direct marketingmails wil ontvangen, zoals [email protected].
Natuurlijk heb je wel een privacy statement op je website en mag je in enige mate wel persoonsgegevens van gebruikers verwerken. Dan beroep je je op andere grondslagen, zoals de noodzakelijkheid om de overeenkomst uit te voeren (het mailadres is nodig om toegang te verlenen tot de app) of om je vitale belangen te beschermen (het mailadres is nodig om de veiligheid te waarborgen). Op basis van dergelijke grondslagen kan je mailen naar gebruikers, maar dan mag het niet gaan om mails met commerciële, ideële of charitatieve doeleinden. Een voorbeeld daarvan is systeemmail waarbij je even aangeeft dat het platform om middernacht offline gaat voor onderhoudswerken.
In dat laatste geval moet je er wel over waken dat een systeemmail niet al te commercieel wordt. Bij een inbreuk kan de Autoriteit Persoonsgegevens per slot van rekening hoge boetes opleggen. Het gaat hier om een inbreuk op de privacyrechten van de betrokkenen en dan kan zo’n boete oplopen tot 20 miljoen euro of 4% van de wereldwijde jaaromzet. Liever geen boete? Neem geen risico’s en laat je adviseren door MKB Juristen.
