Juridisch document op maat

Inkoopvoorwaarden

Inkoopvoorwaarden laten opstellen, aanpassen of controleren door onze juristen en/of advocaten vanaf 99,-
MKB Juristen

Stel inkoopvoorwaarden goed op en voorkom onnodige problemen in de toekomst. Bij inkoop ontstaan discussies vaak over kwaliteit, specificaties, levertijd, keuring, afkeuring, prijswijzigingen, aansprakelijkheid, garantie, boetes, intellectueel eigendom, geheimhouding, privacy en toepasselijkheid tegenover leveranciersvoorwaarden.

  • Echt Juridisch Maatwerk
  • Vaste tarieven
  • Achteraf betalen na concept
  • Gratis aanpassingsronde
  • Binnen 5 werkdagen opgeleverd
  • Spoedlevering mogelijk
  • Beschikbaar in Nederlands en Engels

Hoe werkt het?
In onze dienstverlening zit een gratis adviesgesprek, een conceptdocument, een aanpassingsronde en een finaal document. Wij factureren na het versturen van het conceptdocument.

Sinds 2001Ervaring met juridische dienstverlening voor ondernemers.
Advocaten en juristenDirect contact met een specialist die praktisch meedenkt.
Vaste tarievenWaar mogelijk vooraf duidelijkheid over kosten.
Binnen 4 uurWij reageren snel op uw aanvraag.
  • Wij werkten o.a. voor:
  • MKBjuristen.nl partner
  • MKBjuristen.nl partner
  • MKBjuristen.nl partner
  • MKBjuristen.nl partner

Wij werkten o.a. voor:

Een verkeerd document geeft vaak schijnzekerheid.
U denkt dat het geregeld is, maar ontdekt pas bij een conflict of claim of het document echt werkt.

1

Gratis intake

Wij bespreken uw onderneming, het doel van het document en de belangrijkste risico’s.

2

Opstellen of controleren

Wij stellen een document op maat op of controleren uw bestaande document juridisch.

3

Definitieve versie

U ontvangt een definitieve versie met uitleg over correct gebruik.

mr. Jaime Boogaers
mr. Jaime Boogaers
Ondernemingsrecht
Advocaat, 16 jaar ervaring

“Inkoopvoorwaarden zijn niet het spiegelbeeld van verkoopvoorwaarden. Als inkoper wilt u juist maximale grip op kwaliteit, levertijd, keuring, herstel, aansprakelijkheid, garantie en de afwijzing van leveranciersvoorwaarden.”

  • Voor bedrijven die structureel producten, diensten, materialen of software inkopen
  • Aandacht voor kwaliteit, levertijd, keuring, afkeuring en herstel
  • Aansprakelijkheid, garantie, geheimhouding, IE, privacy en rangorde geregeld
  • Praktisch bruikbaar bij purchase orders, raamcontracten en leveranciersrelaties

Kies voor Juridisch Maatwerk

Kies of u het document wilt laten opstellen, controleren of aanpassen. De prijzen en mogelijkheden verschillen per document.

Vanaf 99,-
Maatwerk
vanaf 99,- per document

Heeft u al een document, maar weet u niet of het nog klopt? Wij controleren inhoud, risico’s en praktische bruikbaarheid.

vanaf 199,- per document

Is uw document verouderd, gekopieerd, gegenereerd met AI of niet meer passend? Wij controleren en passen het document aan.

Over ons

Onze expertise bij inkoopvoorwaarden

Onze advocaten en bedrijfsjuristen helpen bedrijven met inkoopvoorwaarden, raamovereenkomsten, leverancierscontracten, verwerkersovereenkomsten en SLA’s. Wij kijken naar toepasselijkheid, rangorde, kwaliteit, levering, keuring, garantie, aansprakelijkheid, vrijwaring, IE, privacy, betaling en beëindiging.

Maatwerk voor uw inkoopproces

Inkoopvoorwaarden moeten aansluiten op hoe u inkoopt: via purchase orders, raamcontracten, leveranciersportalen, projectinkoop of internationale leveranciers. Daarom stemmen wij de voorwaarden af op uw producten, leveranciers, risico’s en interne processen.

Onze feiten

  • Actief sinds 2001
  • Advocaten en bedrijfsjuristen
  • Ervaring met inkoop, leverancierscontracten en B2B-voorwaarden
  • Aandacht voor battle of forms, keuring, garantie en aansprakelijkheid
  • Vaste tarieven vooraf waar mogelijk
  • Maatwerk
  • Over ons
vanaf 99,- per document

Heeft u al een document, maar weet u niet of het nog klopt? Wij controleren inhoud, risico’s en praktische bruikbaarheid.

  • Onze jurist is 0.5 à 1.5 uur bezig met de controle
  • Telefonische intake met een jurist
  • Controle op inhoud, risico’s en praktische bruikbaarheid
  • Aandacht voor aansprakelijkheid, betaling en beëindiging
  • Concrete verbeterpunten en juridisch advies
  • Binnen 3 werkdagen opgeleverd, spoedlevering mogelijk
vanaf 199,- per document

Is uw document verouderd, gekopieerd, gegenereerd met AI of niet meer passend? Wij controleren en passen het document aan.

  • Onze jurist is 1.5 à 2.5 uur bezig met controleren en aanpassen
  • Telefonische intake met een jurist
  • Controle van het bestaande document
  • Aanpassing aan uw onderneming en werkwijze
  • Geschikt bij nieuwe diensten, klanten of risico’s
  • Binnen 5 werkdagen opgeleverd, spoedlevering mogelijk

Over ons

Onze expertise bij inkoopvoorwaarden

Onze advocaten en bedrijfsjuristen helpen bedrijven met inkoopvoorwaarden, raamovereenkomsten, leverancierscontracten, verwerkersovereenkomsten en SLA’s. Wij kijken naar toepasselijkheid, rangorde, kwaliteit, levering, keuring, garantie, aansprakelijkheid, vrijwaring, IE, privacy, betaling en beëindiging.

Maatwerk voor uw inkoopproces

Inkoopvoorwaarden moeten aansluiten op hoe u inkoopt: via purchase orders, raamcontracten, leveranciersportalen, projectinkoop of internationale leveranciers. Daarom stemmen wij de voorwaarden af op uw producten, leveranciers, risico’s en interne processen.

Onze feiten

  • Actief sinds 2001
  • Advocaten en bedrijfsjuristen
  • Ervaring met inkoop, leverancierscontracten en B2B-voorwaarden
  • Aandacht voor battle of forms, keuring, garantie en aansprakelijkheid
  • Vaste tarieven vooraf waar mogelijk

Reviews (23)

Bilal

Vooraf werd goed geluisterd naar de specifieke behoeften van ons bedrijf. Het document was duidelijk afgestemd op onze werkwijze. Een fantastische prijs-kwaliteitverhouding voor dit niveau van expertise.

Omar

Meteen bij de intake was duidelijk dat we met specialisten te maken hadden. Ze wezen ons op fiscale risico’s in het contract waar we nog helemaal niet bij stil hadden gestaan. Een partij die waarmaakt wat ze belooft op de website.

Femke

We hadden veel vragen, maar deze werden geduldig en direct beantwoord. De aanpassingen waren logisch en zorgvuldig verwerkt. Alles werd netjes en op tijd geleverd.

Ilham

Het document sloot goed aan op onze wensen. Ze wisten feilloos de pijnpunten in ons huidige contract bloot te leggen. De kwaliteit voldeed volledig aan onze verwachting.

Melissa

Praktisch advies waar wij direct iets mee konden. De empathie en het inlevingsvermogen van de jurist maakten dit een erg fijne samenwerking. Een betrouwbare partner die streeft naar perfectie in hun documenten.

Anouar

Het inplannen van de afspraak ging erg soepel en snel. De juridische taal was strak en dwingend waar nodig, maar coulant waar mogelijk. Het is duidelijk dat ze hart hebben voor het ondernemerschap.

Monique

Het contact verliep vlot en professioneel. Het advies over de incassotermijnen in de voorwaarden was bijzonder nuttig voor onze cashflow. Een fantastische prijs-kwaliteitverhouding voor dit niveau van expertise.

Loubna

De jurist dacht praktisch mee met onze onderneming. Er werd niet onnodig moeilijk gedaan over kleine wijzigingen buiten de scope. Een fantastische prijs-kwaliteitverhouding voor dit niveau van expertise.

Mats

Ik had niet verwacht dat juridische hulp zo toegankelijk kon zijn. De jurist was niet bang om kritisch te zijn op onze eigen initiële plannen, wat ons behoedde voor fouten. Onze klanten reageren positief op de heldere algemene voorwaarden.

Jurre

We kregen snel de zekerheid waar we naar op zoek waren. Het concept was overzichtelijk en praktisch toepasbaar. De dienstverlening was professioneel en persoonlijk.

Fleur

Zeer duidelijke en professionele begeleiding. De helderheid van de boeteclausules laat geen ruimte meer voor interpretatie. Onze zakenpartners waren onder de indruk van de professionaliteit van de contracten.

Ilyas

Ik werd na mijn online aanvraag binnen een half uur teruggebeld. Er was ruimte voor onze specifieke wensen. Een fantastische prijs-kwaliteitverhouding voor dit niveau van expertise.

Zoe

De jurist dacht praktisch mee met onze onderneming. De vaste prijs vooraf gaf vertrouwen. Deze documenten gaan ons in de toekomst ongetwijfeld veel hoofdpijn besparen.

Khalid

De eerste schets van de aanpak sloot naadloos aan bij wat we in gedachten hadden. Ondanks de strakke deadline werd er niet ingeleverd op zorgvuldigheid en kwaliteit. Het eindresultaat sluit 100% aan op onze hoge standaarden.

Aya

De communicatie liep via korte lijntjes, precies wat we zochten. De taal in het contract was modern en helder, zonder archaïsche termen. De kwaliteit voldeed volledig aan onze verwachting.

Jihane

Wij hadden snel juridisch maatwerk nodig en zijn goed geholpen. Wij kregen een duidelijke uitleg over de risico’s. Het is duidelijk dat ze hart hebben voor het ondernemerschap.

Linda

We hadden behoefte aan maatwerk en dat is goed opgepakt. Vooral de telefonische intake vonden wij waardevol. Onze klanten reageren positief op de heldere algemene voorwaarden.

Inaya

Het is duidelijk dat ze weten waar ze het over hebben, al vanaf het eerste woord. Het was prettig dat er in normale taal werd uitgelegd wat belangrijk was. Het document werd feilloos geaccepteerd door onze investeerders.

Freek

We kregen de ruimte om ons hele verhaal te doen zonder onderbroken te worden. Het proces verliep volledig digitaal en frictieloos, wat ons veel tijd bespaarde. De kwaliteit voldeed volledig aan onze verwachting.

Noah

Direct de juiste expert aan de lijn gekregen voor ons specifieke probleem. Het meelezen en redigeren van onze algemene voorwaarden heeft de kwaliteit enorm verhoogd. Een betrouwbare partner die streeft naar perfectie in hun documenten.

Floor

We hadden direct vertrouwen in de expertise van het team. Ze wisten in een kort tijdsbestek een uiterst complexe joint-venture overeenkomst te smeden. De kwaliteit voldeed volledig aan onze verwachting.

Jasper

De betrokkenheid bij onze zaak was vanaf minuut één voelbaar. Ze dachten niet alleen aan het voorkomen van geschillen, maar ook aan de praktische oplossingen ervan. De dienstverlening was professioneel en persoonlijk.

Bram

De intake was persoonlijk en concreet. Ze wisten een vastgelopen onderhandeling vlot te trekken door een slim compromis voor te stellen. Deze documenten gaan ons in de toekomst ongetwijfeld veel hoofdpijn besparen.

Waarom MKB Juristen?

Sinds 2001 zijn wij actief als no-nonsense juridisch kantoor voor ondernemers. Wij komen snel tot de kern: met een grondige beoordeling, duidelijke antwoorden en een document dat praktisch werkt.

  • Landelijke dekking
  • Eerste adviesgesprek gratis en vrijblijvend
  • Vaste tarieven waar mogelijk
  • Betaalbaar juridisch advies van advocaten en juristen
  • Altijd binnen 4 uur reactie

Maak kennis met ons kantoor

In deze korte video krijgt u een beeld van onze werkwijze, onze mensen en de manier waarop wij ondernemers juridisch ondersteunen.

Twijfelt u of u het document moet laten opstellen, controleren of aanpassen?
In het eerste gesprek bepalen wij samen welke route verstandig is. U weet daarna waar u aan toe bent.

Waarom maatwerk?

Een juridisch document werkt alleen goed als het aansluit op uw onderneming, afspraken, risico’s en branche. Daarom werken wij niet met een standaardgenerator, maar met juristen die uw situatie beoordelen.

  • Opgesteld voor uw onderneming
  • Telefonisch overleg inbegrepen
  • Geen standaard template
  • Controle door juridische specialisten

Wat krijgt u?

U krijgt een juridisch document dat praktisch bruikbaar is en past bij de afspraken die u wilt maken.

  • Conceptdocument of juridische controle
  • Eén aanpassingsronde
  • Duidelijke uitleg waar nodig
  • Vaste prijs waar mogelijk

De oprichters van MKB Juristen

Onze organisatie bestaat uit meerdere kleine teams die werken binnen verschillende rechtsgebieden. Elk rechtsgebied heeft eigen senior bedrijfsjuristen en/of advocaten.

Denian Wielhouwer

Bedrijfsjurist ondernemingsrecht & bedrijfskundige

Denian Wielhouwer

Annelore Hendriks

Bedrijfsjurist ondernemingsrecht, bestuursrecht

Annelore Hendriks

Ilja van Driel

Advocaat ondernemingsrecht, arbeidsrecht

Ilja van Driel

Jaime Boogaers

Advocaat ondernemingsrecht, ICT & privacyrecht, energierecht

Jaime Boogaers
Maatwerkkeuzes

Welke keuzes bepalen goede inkoopvoorwaarden?

Inkoopvoorwaarden moeten aansluiten op uw inkooppositie. Een bedrijf dat kritieke onderdelen inkoopt heeft andere voorwaarden nodig dan een dienstverlener, retailer, productiebedrijf, zorgorganisatie of softwarebedrijf.

Keuze of vraag Waarom dit juridisch uitmaakt
Koopt u producten, diensten, software of maatwerk in? Per type inkoop verschillen specificaties, acceptatie, garantie en aansprakelijkheid.
Zijn levertijden kritisch? Te late levering kan productie, projecten of klantverplichtingen raken.
Wilt u leveranciersvoorwaarden uitsluiten? De battle of forms moet duidelijk worden geregeld.
Moet u kunnen keuren of afkeuren? Keuring, acceptatie, herstel en vervanging zijn kernbepalingen voor inkopers.
Zijn specificaties of kwaliteitseisen belangrijk? Technische eisen, normen, certificaten en documentatie moeten afdwingbaar zijn.
Is prijszekerheid nodig? Prijswijzigingen, indexatie, meerwerk en kosten moeten vooraf worden beheerst.
Kan schade groot zijn bij fouten van leverancier? Aansprakelijkheid, vrijwaring en gevolgschade verdienen aandacht.
Zijn IE, data of vertrouwelijkheid relevant? Ontwikkelde resultaten, ontwerpen, documenten en bedrijfsinformatie moeten beschermd worden.
Werkt leverancier met onderaannemers? Toestemming, kwaliteit, geheimhouding en aansprakelijkheid moeten worden geregeld.
Koopt u internationaal in? Recht, forum, Incoterms, exportcontrole, douane en valuta kunnen nodig zijn.
Clausules en bepalingen

Welke bepalingen horen in inkoopvoorwaarden?

Goede inkoopvoorwaarden beschermen de inkoper tegen slechte levering, te late levering, kwaliteitsproblemen, onduidelijke prijzen en beperking van aansprakelijkheid door de leverancier.

Bepaling Relevant bij Juridisch aandachtspunt
Toepasselijkheid Offerteaanvraag, purchase order of opdracht Verklaar eigen voorwaarden van toepassing en wijs leveranciersvoorwaarden af.
Order en aanvaarding Bestelling of inkoopopdracht Regel totstandkoming, wijziging, bevestiging en rangorde.
Specificaties Producten, diensten of resultaten Leg eisen, normen, tekeningen, documentatie en certificaten vast.
Levering en levertijd Tijdige en volledige prestatie Maak termijnen bindend waar nodig en regel gevolgen van vertraging.
Keuring en acceptatie Controle na levering Regel inspectie, afkeuring, herstel, vervanging en betaling na acceptatie.
Prijs en kosten Inkoopprijs, meerwerk en indexatie Leg vast dat prijzen vast zijn tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Facturatie en betaling Betaaltermijn en betwisting Regel factuureisen, betalingstermijn, opschorting en verrekening.
Garantie Kwaliteit en geschiktheid Leg conformiteit, hersteltermijn, vervanging en garantieperiode vast.
Aansprakelijkheid Schade door leverancier Regel volledige of ruime aansprakelijkheid, vrijwaring en verzekering.
Vrijwaring Claims van derden Bescherm tegen IE-inbreuk, productclaims, boetes en schade door leverancier.
Intellectueel eigendom Ontwerpen, maatwerk en resultaten Regel eigendom, gebruiksrechten, overdracht en licentie.
Geheimhouding Bedrijfsinformatie en documenten Bescherm prijzen, specificaties, klantinformatie en knowhow.
Privacy en data Persoonsgegevens of bedrijfsdata Regel verwerking, beveiliging en datalekken waar nodig.
Onderaanneming Inzet van derden Vereis toestemming en doorlegging van verplichtingen.
Gebruik in de praktijk

Hoe gebruikt u inkoopvoorwaarden correct?

Inkoopvoorwaarden gelden niet automatisch. U moet ze vroeg in het inkoopproces van toepassing verklaren, bij voorkeur al bij offerteaanvraag, purchase order, opdrachtbevestiging en leveranciersportaal.

Situatie Wat moet u doen? Aandachtspunt
Bij offerteaanvraag Vermeld dat uw inkoopvoorwaarden gelden. Zo zet u de battle of forms vroeg goed.
Bij purchase order Herhaal toepasselijkheid en wijs leveranciersvoorwaarden af. Dit voorkomt discussie over rangorde.
Bij leverancierscontract Neem rangorde op tussen contract, order en voorwaarden. Dit voorkomt botsende documenten.
Bij keuring Leg inspectie, acceptatie of afkeuring schriftelijk vast. Kwaliteitsdiscussies vragen bewijs.
Bij vertraging Meld vertraging en behoud rechten. Zo voorkomt u dat leverancier zich op stilzitten beroept.
Bij factuurcontrole Koppel betaling aan correcte factuur en acceptatie. Betaling moet niet per ongeluk acceptatie betekenen.
Bij strategische leveranciers Combineer voorwaarden met raamovereenkomst. Structurele inkoop vraagt meer dan standaardvoorwaarden.
Bij internationale leveranciers Regel recht, forum en leveringscondities apart. Buitenlandse voorwaarden kunnen anders voorrang claimen.
Veelgemaakte fouten

Welke fouten gaan vaak mis bij inkoopvoorwaarden?

Bij inkoop gaat het vaak mis doordat bedrijven wel inkoopvoorwaarden hebben, maar leveranciersvoorwaarden niet tijdig afwijzen of de voorwaarden niet koppelen aan het bestelproces.

Fout Gevolg Betere aanpak
Leveranciersvoorwaarden niet afwijzen Beperkte aansprakelijkheid van leverancier kan gaan gelden. Wijs voorwaarden uitdrukkelijk af.
Inkoopvoorwaarden pas op factuur noemen Te laat voor toepasselijkheid. Gebruik ze al bij aanvraag en order.
Geen keuring en acceptatie regelen Betaling of ontvangst lijkt acceptatie. Leg controle en afkeuring vast.
Levertijd niet bindend maken Vertraging heeft weinig consequenties. Regel termijnen en remedies.
Prijswijzigingen niet beheersen Leverancier verhoogt kosten tijdens opdracht. Leg vaste prijs en schriftelijke wijzigingen vast.
Garantie te beperkt formuleren Leverancier wijst op fabrieksgarantie of uitsluitingen. Leg eigen garantie-eisen vast.
Aansprakelijkheid te mild voor leverancier Schade blijft bij inkoper. Regel vrijwaring en verzekering.
IE en data vergeten Resultaten of data blijven bij leverancier. Regel eigendom en gebruiksrechten.
Risicoprofiel

Voor welke bedrijven zijn inkoopvoorwaarden belangrijk?

Inkoopvoorwaarden zijn belangrijk voor bedrijven die afhankelijk zijn van leveranciers, materialen, diensten, software of onderaannemers. Hoe kritischer de inkoop, hoe belangrijker de voorwaarden.

Risicoprofiel Voorbeeld Focus in het document
Productiebedrijf Onderdelen en grondstoffen Kwaliteit, levertijd, specificaties, continuïteit en aansprakelijkheid.
Groothandel of retailer Handelsproducten Levering, conformiteit, recall, garantie en vrijwaring.
Bouw- of installatiebedrijf Materialen en onderaannemers Planning, kwaliteit, veiligheid, aansprakelijkheid en verzekering.
Dienstverlener Inhuur en subcontractors Kwaliteit, geheimhouding, IE, privacy en aansprakelijkheid.
Softwarebedrijf Ontwikkeling en tools IE, broncode, data, security, beschikbaarheid en support.
Zorgorganisatie Leveranciers en zorgdiensten Kwaliteit, privacy, veiligheid, continuïteit en compliance.
E-commercebedrijf Voorraad en fulfilment Levering, verpakking, retouren, productclaims en recalls.
Internationale inkoper Buitenlandse leveranciers Recht, forum, Incoterms, douane, valuta en exportcontrole.
Aanvullende documenten

Wanneer zijn inkoopvoorwaarden niet genoeg?

Inkoopvoorwaarden regelen standaardafspraken met leveranciers. Bij strategische of risicovolle inkoop zijn aanvullende contracten nodig.

Situatie Aanvullend document Waarom
U koopt structureel bij dezelfde leverancier Raamovereenkomst Leg volumes, prijzen, SLA, rangorde, looptijd en opzegging vast.
U laat maatwerk ontwikkelen Ontwikkelovereenkomst Regel specificaties, acceptatie, IE, planning en betaling.
U schakelt onderaannemers in Onderaannemingsovereenkomst Regel planning, veiligheid, aansprakelijkheid en hoofdaannemersrisico’s.
U koopt software of SaaS in SaaS- of licentieovereenkomst Regel gebruik, data, security, beschikbaarheid en exit.
U verwerkt persoonsgegevens via leverancier Verwerkersovereenkomst Nodig bij verwerking namens u.
U deelt vertrouwelijke informatie Geheimhoudingsovereenkomst Bescherm specificaties, prijzen, klanten en knowhow.
U koopt internationaal in Internationale koopovereenkomst Regel Incoterms, douane, valuta, recht en forum.
U koopt kritieke dienstverlening Service Level Agreement Regel beschikbaarheid, responstijd, escalatie en boetes.
Uitleg over dit document

Inkoopvoorwaarden opstellen, waarom?

Niet iedere ondernemer weet precies wat inkoopvoorwaarden zijn, wanneer u ze nodig heeft en welke risico’s ze moeten afdekken. Daarom leggen wij hieronder uit wat dit document inhoudt, waar u op moet letten en waarom juridisch maatwerk belangrijk is.

Wat zijn inkoopvoorwaarden?
Algemene voorwaarden kennen we allemaal wel. Ze worden ook wel eens de kleine lettertjes genoemd, hoewel we ze tegenwoordig niet meer met een vergrootglas hoeven te lezen. Als klant hoef je echter niet zomaar akkoord te gaan met de algemene voorwaarden van de andere partij. Je kan ook zelf inkoopvoorwaarden opstellen. Vooral bij grote opdrachten en bestellingen gaan leveranciers daar snel mee akkoord. De inkoopvoorwaarden zijn de voorwaarden die van toepassing zijn op contracten met jouw leveranciers en opdrachtnemers. Ze zijn eigenlijk het spiegelbeeld van de algemene voorwaarden die door een leverancier of opdrachtnemer worden opgesteld. Terwijl de algemene voorwaarden dus voornamelijk worden geschreven door de leverancier en hierin algemene rechten en plichten staan, regelen de inkoopvoorwaarden de rechten en plichten voor jouw leveranciers en opdrachtnemers.
Waarom heb ik inkoopvoorwaarden nodig?
Ook zonder inkoopvoorwaarden kan je perfect transacties uitvoeren. Maar inkoopvoorwaarden houden echter rekening met de specifieke situatie van jouw bedrijf. Ze zorgen er dan ook voor dat je juridisch sterker staat, zeker indien de andere partij ook eigen algemene voorwaarden opstelt. Om de zogenoemde ‘battle of the forms’ te voorkomen is het dan wel belangrijk dat deze inkoopvoorwaarden tegenstelbaar zijn en nadrukkelijk op de bestelling van toepassing worden verklaard. Een niet onbelangrijk gevolg van de inkoopvoorwaarden is dat ze voor standaardisering zorgen. Dankzij deze standaardisering zorg je ervoor dat alle leveringen volgens dezelfde voorwaarden geschieden. Bij problemen moet je met andere woorden niet steeds de algemene voorwaarden van de tegenpartij uitspitten om na te gaan welke acties kunnen worden ondernomen. In de praktijk staat jou dat niet alleen toe om sneller te schakelen, maar kan je ook besparen op de juridische en administratieve kosten. En het zorgt ook gewoon voor extra zekerheid binnen jouw bedrijfsvoering. Inkoopvoorwaarden opstellen is zeker geen eenvoudige zaak en wordt meestal samen gedaan met een jurist of advocaat.
Wat staat er in de inkoopvoorwaarden?
In de inkoopvoorwaarden staan in de eerste plaats de verplichtingen van de leverancier of de opdrachtnemer. Zo moet de leverancier de producten leveren, wat logisch is. Maar in de inkoopvoorwaarden kunnen ook bijkomstige voorwaarden worden opgelegd. Zo kan aangehaald worden dat de leverancier de producten op de eerste verdieping dient te leveren en de verpakkingsmaterialen nadien opnieuw moet meenemen. Zonder inkoopvoorwaarden is zoiets niet vanzelfsprekend. Hiernaast worden in de inkoopvoorwaarden vaak kwaliteitsnormen opgenomen. Dit zijn de normen waaraan de producten moeten voldoen vooraleer we spreken van een conforme levering. Voldoen de producten niet aan deze kwaliteitsnormen? Dan kan de levering worden afgewezen. Niet onbelangrijk, want ook jouw klanten eisen uiteraard producten van een superieure kwaliteit. Vervolgens behandelen de inkoopvoorwaarden ook de situaties waarin de leverancier zijn verplichtingen niet nakomt. Zo kan je bijvoorbeeld het recht hebben om de overeenkomst te verbreken of je op kosten van de leverancier elders te bevoorraden. Maar denk bijvoorbeeld ook aan de opschorting van de betaling en aansprakelijkheidsbepalingen. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als een gebrekkig product schade berokkent aan jouw bedrijf; dan is het prettig om te weten dat je jouw leverancier aansprakelijk kan stellen. Niet onlogisch als hij ook de producten produceerde. Anderzijds zijn er ook gevallen waarin jij net niet aansprakelijk wilt zijn. Daarom zal je je in de inkoopvoorwaarden ook exonereren (vrijwaren van aansprakelijkheid). Tot slot zal je in de inkoopvoorwaarden ook praktische afspraken vinden. Het gaat voornamelijk om betalingstermijnen. Het is dan ook een handig instrument om de cashflow in de onderneming te optimaliseren.
Wat zijn de gevolgen als ik geen inkoopvoorwaarden heb?
Indien je niet over inkoopvoorwaarden beschikt, zijn de wettelijke regels van toepassing. Deze regels zijn vrij algemeen opgesteld en sluiten zelden aan bij jouw specifieke onderneming. Bovendien zijn zij in algemene bewoordingen opgesteld en laten ze vaak ruimte voor discussie. Indien je niet over inkoopvoorwaarden beschikt, zijn dergelijke discussies eerder regel dan uitzondering, althans wanneer het misloopt. Toch is bovenstaande situatie nog het meest positief. Want in de praktijk zal de leverancier zelf algemene voorwaarden opstellen. Indien deze algemene voorwaarden tegenstelbaar zijn, zullen zij afwijken van deze wettelijke regels. En we hoeven vast niet te vertellen dat de algemene voorwaarden van de leverancier in de eerste plaats in zijn voordeel werden opgesteld. Zonder inkoopvoorwaarden is het niet mogelijk om daar tegenin te gaan en moet je die algemene voorwaarden maar slikken. En dat kan soms voor penibele situaties zorgen. Tot slot sta je zonder inkoopvoorwaarden ook gewoon minder sterk. Het maakt de administratieve en juridische afhandeling moeilijker en het zorgt ervoor dat je niet het maximale haalt uit jouw cashflow. Niet voor niets zal ook jouw boekhouder steeds aansturen op inkoopvoorwaarden. Het moge duidelijk zijn dat inkoopvoorwaarden steeds maatwerk zijn. Ze moeten immers aansluiten bij jouw specifieke situatie en rekening houden met de bijzonderheden van jouw sector. Zonder inkoopvoorwaarden ben je onderhevig aan diverse risico’s, maar dat is ook het geval indien je de inkoopvoorwaarden gewoon van het net plukt. Daarom laat je ze maar beter opstellen door één van onze specialisten. Want bij MKB Juristen is enkel maatwerk voldoende. Laat je inkoopvoorwaarden dan ook opstellen of controleren door een deskundig jurist.
Twijfelt u of uw document juridisch klopt? Wij beoordelen graag welke route verstandig is: opstellen, controleren of aanpassen.
Vraag offerte aan

Waarom geen standaarddocument gebruiken?

Een standaarddocument lijkt vaak een snelle oplossing, maar sluit meestal niet volledig aan op uw onderneming, afspraken, risico’s en manier van werken. Onze juristen stellen documenten op die passen bij uw situatie.

Standaarddocument
MKB Juristen
Niet afgestemd op uw onderneming
Op maat voor uw onderneming, branche en werkwijze
Geen controle op uw specifieke situatie
Intake met een jurist en beoordeling van uw risico’s
Mogelijk verouderd of onvolledig
Controle op actuele en praktische bepalingen
Geen persoonlijke toelichting
Uitleg over het gebruik van het document

Een standaarddocument lijkt goedkoop, totdat het niet goed past bij uw situatie. Daarom zorgen wij voor juridisch maatwerk dat aansluit op uw onderneming.

Maatwerk per inkoopsituatie

Niet iedere inkoper heeft dezelfde risico’s. Daarom maken wij inkoopvoorwaarden niet generiek, maar afgestemd op producten, diensten, software, leveranciers en strategische afhankelijkheden.

Productinkoop

Aandacht voor specificaties, kwaliteit, levertijd, keuring, garantie en productclaims.

Dienstverlening

Aandacht voor scope, personeel, kwaliteit, geheimhouding, aansprakelijkheid en continuïteit.

Software en IT

Aandacht voor IE, data, security, beschikbaarheid, support en exit.

Bouw en onderaanneming

Aandacht voor planning, veiligheid, materialen, oplevering, aansprakelijkheid en verzekering.

Internationale inkoop

Aandacht voor Incoterms, douane, valuta, recht, forum en exportcontrole.

Strategische leveranciers

Aandacht voor raamafspraken, volumes, prijzen, SLA, rangorde en beëindiging.


Inkoopvoorwaarden moeten uw positie als inkoper beschermen. Daarom kijken wij naar toepasselijkheid, leveranciersvoorwaarden, keuring, kwaliteit, levertijd, garantie, aansprakelijkheid, IE en privacy.

Veelgemaakte fouten bij inkoopvoorwaarden

Bij inkoopvoorwaarden gaat het vaak mis doordat leveranciersvoorwaarden niet tijdig worden afgewezen of keuring, garantie en aansprakelijkheid onvoldoende zijn geregeld.

  • Leveranciersvoorwaarden niet uitdrukkelijk afwijzen
  • Inkoopvoorwaarden pas te laat in het proces verstrekken
  • Geen duidelijke rangorde opnemen tussen order, contract en voorwaarden
  • Keuring, acceptatie en afkeuring onvoldoende regelen
  • Levertijd en gevolgen van vertraging te vrijblijvend formuleren
  • Garantie, herstel en vervanging te beperkt opnemen
  • Aansprakelijkheid en vrijwaring van leverancier te mild formuleren
  • Intellectueel eigendom, privacy en geheimhouding vergeten

Stel inkoopvoorwaarden goed op en voorkom onnodige problemen in de toekomst. Goede inkoopvoorwaarden voorkomen discussie over leveranciersvoorwaarden, kwaliteit, levering, keuring, garantie, betaling en aansprakelijkheid.

Zijn inkoopvoorwaarden verplicht?

Nee, maar ze zijn sterk aan te raden voor bedrijven die structureel inkopen of afhankelijk zijn van leveranciers.

Wat is het verschil tussen inkoopvoorwaarden en verkoopvoorwaarden?

Inkoopvoorwaarden beschermen de inkoper. Verkoopvoorwaarden beschermen de verkoper.

Hoe voorkom ik dat leveranciersvoorwaarden gelden?

Door uw inkoopvoorwaarden vroeg van toepassing te verklaren en leveranciersvoorwaarden uitdrukkelijk af te wijzen.

Kan ik betaling koppelen aan acceptatie?

Ja, dat kan in veel B2B-situaties. Leg keuring, acceptatie en facturatie duidelijk vast.

Kan MKB Juristen bestaande inkoopvoorwaarden controleren?

Ja. Wij controleren onder meer toepasselijkheid, rangorde, kwaliteit, keuring, garantie, aansprakelijkheid, IE, privacy en betaling.

Neem contact met ons op

Annelore Hendriks

Meer weten over onze dienstverlening?
Neem dan contact op met onze specialisten.

Nieuwsbrief voor ondernemers

Ontvang praktische juridische tips in uw mailbox

Schrijf u direct in

Vul uw e-mailadres in en ontvang onze nieuwsbrief.

Geen spam. Alleen juridische tips.
Door u in te schrijven gaat u akkoord met onze privacyverklaring.
MKB Juristen bij KVK Bron: KVK 2019
Gratis adviesgeprek