Algemene Voorwaarden voor Taxibedrijven opstellen

Een taxibedrijf verricht personenvervoer, en juist bij vervoer van mensen liggen de risico's en de aansprakelijkheid anders dan bij een gewone dienstverlener. U vervoert reizigers en hun bagage, u rijdt op vaste tijden naar luchthavens, ziekenhuizen of zakelijke afspraken, en u krijgt te maken met annuleringen, no-shows, files en wachttijden. Algemene voorwaarden leggen vast onder welke condities u rijdt, wat u doet bij vertraging of overmacht en hoe ver uw aansprakelijkheid reikt. Zonder deze afspraken gelden uitsluitend de wettelijke regels, en die pakken voor de vervoerder vaak ongunstiger uit dan een goed opgesteld document.

Voor een taxibedrijf zijn algemene voorwaarden bovendien onmisbaar in de zakelijke markt. Wie contractvervoer rijdt voor gemeenten, zorginstellingen of scholen, of vaste ritten verzorgt voor bedrijven, heeft een professioneel kader nodig dat aansluit op de afspraken in de vervoersovereenkomst. Algemene voorwaarden voorkomen dat u bij elke opdracht opnieuw moet onderhandelen over betaling, annulering en aansprakelijkheid.

Algemene voorwaarden zijn pas bindend als de wederpartij ze kent of redelijkerwijs heeft kunnen kennen. De wet eist op grond van artikel 6:233 en artikel 6:234 van het Burgerlijk Wetboek dat u de voorwaarden vóór of bij het sluiten van de vervoersovereenkomst ter hand stelt. Doet u dat niet, dan kan de reiziger of de zakelijke opdrachtgever de bepalingen vernietigen, en valt u terug op de wettelijke regeling. Een aansprakelijkheidsbeperking die u niet correct heeft overhandigd, biedt u dus geen bescherming.

Voor een taxibedrijf vraagt dit om een praktische aanpak. Bij een boeking via uw website verwijst u naar de voorwaarden in het bestelproces; bij telefonische of app-boekingen verwijst u in de bevestiging naar een vindbare versie. Bij contractvervoer en zakelijke raamovereenkomsten hecht u de voorwaarden aan de overeenkomst en laat u de opdrachtgever expliciet akkoord geven. Zo voldoet u aantoonbaar aan de terhandstelling.

Aansprakelijkheid is voor een taxibedrijf het meest gevoelige onderwerp. U vervoert mensen, en voor letsel of overlijden van een reiziger geldt een eigen wettelijk regime voor personenvervoer dat niet onbeperkt kan worden uitgesloten. Een algehele uitsluiting van aansprakelijkheid voor letselschade houdt geen stand. Wat wél kan, is het zorgvuldig afbakenen van de schade waarvoor u redelijkerwijs verantwoordelijk bent, en het uitsluiten van indirecte en gevolgschade zoals een gemiste vlucht, een gemiste afspraak of een gemiste aansluiting door vertraging.

Daarnaast regelt u in de voorwaarden de aansprakelijkheid voor bagage en eigendommen van de reiziger, schade die de reiziger zelf veroorzaakt in of aan het voertuig, en uw positie bij overmacht zoals files, wegafsluitingen, extreme weersomstandigheden en pech onderweg. Een evenwichtige aansprakelijkheidsregeling die binnen de wettelijke grenzen blijft, is sterker dan een te brede uitsluiting die door een rechter terzijde wordt geschoven.

Naast aansprakelijkheid kent het taxivervoer een aantal specifieke risico's die in de voorwaarden geregeld horen te worden. Annuleringen en no-shows zijn het meest voorkomende geschilpunt: een reiziger die niet komt opdagen of last-minute afzegt, kost u een complete rit. Een duidelijke annuleringsstaffel en een no-showregeling voorkomen discussie en geven u recht op vergoeding.

Verder spelen wachttijden bij vertraagde vluchten of treinen, vooruitbetaling en aanbetaling bij lange ritten, en de keuze tussen een vaste ritprijs en afrekening op de taximeter. Voor het gedrag van reizigers legt u vast dat u vervuiling, agressie of het negeren van veiligheidsinstructies kunt sanctioneren en de rit zo nodig kunt beëindigen. Tot slot verwerkt u persoonsgegevens van reizigers, zoals ophaaladres en ritgegevens, wat een verwijzing naar uw privacyregeling onder de AVG vereist.

Een groot deel van de taximarkt bestaat uit contractvervoer: leerlingenvervoer, zorgvervoer, Wmo-vervoer en zakelijk vervoer op basis van raamovereenkomsten. In dat segment gelden uw algemene voorwaarden in samenhang met de specifieke vervoersovereenkomst. Het is daarom belangrijk dat uw voorwaarden een duidelijke rangorde regelen: wat geldt er als de overeenkomst en de algemene voorwaarden van elkaar afwijken? Doorgaans laat u afspraken in de individuele overeenkomst voorgaan, en vult u de rest aan met uw algemene voorwaarden.

Let in de zakelijke markt ook op de inkoopvoorwaarden van uw opdrachtgever. Grote partijen proberen vaak hun eigen voorwaarden van toepassing te verklaren. Wie zelf eerst naar zijn algemene voorwaarden verwijst en deze ter hand stelt, staat sterker in deze 'battle of forms'. Goed opgestelde voorwaarden helpen u te voorkomen dat u ongemerkt onder de condities van de opdrachtgever rijdt.

Voor taxiondernemers gelden specifieke verplichtingen rond klachten en geschillen. U dient een schriftelijke klachtenregeling te hebben en uw reizigers daarover te informeren. Daarnaast is aansluiting bij een onafhankelijke geschillenregeling voor de taxibranche aan de orde. Het is verstandig om in uw algemene voorwaarden te verwijzen naar uw klachtenprocedure en de termijn waarbinnen een reiziger een klacht moet indienen, zodat zowel u als de reiziger weet waar hij aan toe is.

In de voorwaarden regelt u verder welk recht van toepassing is en welke rechter bevoegd is bij geschillen die niet via de klachten- of geschillenregeling worden opgelost. Voor consumentenreizigers houdt u daarbij rekening met de grenzen die de wet stelt aan bepalingen over forumkeuze en aansprakelijkheid.

Vervoert u particuliere reizigers, dan zijn dat consumenten, en dan gelden er strengere regels voor uw voorwaarden. De wet kent voor consumentenovereenkomsten een 'zwarte lijst' van verboden bepalingen in artikel 6:236 BW en een 'grijze lijst' van vermoedelijk onredelijk bezwarende bepalingen in artikel 6:237 BW. Bedingen die de aansprakelijkheid te ver uitsluiten, of die u eenzijdig de mogelijkheid geven prijzen of voorwaarden te wijzigen, kunnen op die lijsten vallen en door de reiziger worden vernietigd.

Het is daarom zaak om uw consumentenvoorwaarden zo te formuleren dat ze de toets van de zwarte en grijze lijst doorstaan. Een set voorwaarden die juridisch verdedigbaar is, beschermt u beter dan een set die op papier streng is maar in de praktijk sneuvelt zodra een reiziger of de geschillencommissie ernaar kijkt.

Deponeren is wettelijk niet verplicht, maar voor een taxibedrijf wel praktisch. Door uw voorwaarden te deponeren bij de Kamer van Koophandel of bij de rechtbank legt u de datum en de inhoud vast, zodat u later kunt aantonen welke versie op een bepaald moment gold. Voor de taxibranche is de figuur van deponeren vertrouwd: de brancheorganisatie heeft algemene vervoersvoorwaarden voor taxivervoer gedeponeerd bij de rechtbank in Den Haag, en veel ondernemers verwijzen daarnaar of bouwen hun eigen voorwaarden daaromheen.

Deponeren vervangt overigens niet de terhandstelling. U moet de voorwaarden nog steeds vóór het sluiten van de overeenkomst aan de reiziger of opdrachtgever beschikbaar stellen. Deponeren is een aanvulling die uw bewijspositie versterkt, geen vervanging van uw informatieplicht.

Algemene voorwaarden voor een taxibedrijf zijn maatwerk. Een bedrijf dat vooral luchthavenritten voor particulieren rijdt, heeft andere bepalingen nodig dan een onderneming die contractvervoer voor gemeenten verzorgt of zakelijke raamovereenkomsten afsluit. Een sjabloon van internet houdt geen rekening met uw vervoersvormen, uw aansprakelijkheidsrisico's en de wettelijke grenzen bij personenvervoer en consumentenbescherming.

MKB Juristen stelt uw algemene voorwaarden op maat op, juridisch correct en toegesneden op uw taxibedrijf, tegen een vaste prijs vooraf. U weet dus precies waar u aan toe bent, zonder verrassingen achteraf. Neem contact op en wij zorgen voor een document dat past bij de manier waarop u rijdt en dat standhoudt wanneer het erop aankomt.