Algemene Voorwaarden voor een Eenmanszaak opstellen

Als eigenaar van een eenmanszaak bent u met uw privévermögen aansprakelijk voor de schulden en verplichtingen van uw onderneming. Anders dan bij een bv is er geen juridische scheiding tussen uw zakelijke en persoonlijke vermögen. Daardoor raakt een schadeclaim of een onbetaalde opdracht u rechtstreeks in uw eigen portemonnee. Goede algemene voorwaarden zijn voor een eenmanszaak daarom geen formaliteit, maar een eerste verdedigingslinie tegen onbeperkte persoonlijke aansprakelijkheid.

Met algemene voorwaarden legt u eenmalig de spelregels vast die voor al uw klanten gelden: betaaltermijnen, levertijden, garantie, aansprakelijkheid en de afhandeling van geschillen. U hoeft die afspraken dan niet bij elke offerte opnieuw uit te onderhandelen. Voor een zzp'er of zelfstandig ondernemer met beperkte tijd en geen eigen juridische afdeling is dat een efficiënte manier om grip te houden op de risico's van uw bedrijf.

Het hebben van algemene voorwaarden is wettelijk niet verplicht. Toch is het voor vrijwel elke eenmanszaak verstandig. Zonder eigen voorwaarden gelden enkel de algemene regels van het Burgerlijk Wetboek, en die pakken bij een conflict zelden in uw voordeel uit. Zo geldt zonder afspraak een wettelijke betaaltermijn en kunt u uw aansprakelijkheid niet vooraf beperken.

De wet stelt wel grenzen aan wát u in uw voorwaarden mag opnemen en hóe u ze van toepassing verklaart. Voorwaarden die onredelijk bezwarend zijn, zijn vernietigbaar (artikel 6:233 BW). Het is dus niet zo dat u alles kunt afdwingen wat u maar wilt: de inhoud moet redelijk zijn en de manier waarop u de voorwaarden aan uw klant ter beschikking stelt, moet kloppen.

Algemene voorwaarden gelden alleen als uw klant ze redelijkerwijs heeft kunnen kennen vóór of bij het sluiten van de overeenkomst. Dit is de informatieplicht of terhandstellingsplicht uit artikel 6:233 en 6:234 BW. In de praktijk betekent dit dat u de voorwaarden meestuurt met uw offerte of opdrachtbevestiging, ze afdrukt op de achterkant van uw offerte, of ze vóór het sluiten van de overeenkomst overhandigt of toezendt.

Voldoet u niet aan de terhandstelling, dan kan uw klant de voorwaarden (of een specifieke bepaling) vernietigen en staat u alsnog met lege handen. Een enkele verwijzing als "op al onze diensten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing", zonder dat de klant de tekst daadwerkelijk heeft gekregen, is meestal onvoldoende. Bij overeenkomsten via uw website kunt u de voorwaarden ook elektronisch ter beschikking stellen, mits de klant ze kan opslaan en raadplegen.

Voor een eenmanszaak is de aansprakelijkheidsclausule het belangrijkste artikel uit de hele set voorwaarden. Omdat u persoonlijk aansprakelijk bent, kan één forse schadeclaim uw onderneming en uw privévermögen in gevaar brengen. Een goede clausule beperkt uw aansprakelijkheid bijvoorbeeld tot het factuurbedrag van de betreffende opdracht of tot het bedrag dat uw verzekeraar uitkeert, en sluit indirecte schade zoals gederfde winst uit.

U mag uw aansprakelijkheid echter nooit volledig uitsluiten. Een beperking die elke aansprakelijkheid wegneemt, of die opzet of bewuste roekeloosheid uitsluit, is in strijd met de redelijkheid en kan worden vernietigd. De kunst is om uw risico te beperken tot een realistisch en verzekerbaar niveau, zonder over de grens van het toelaatbare te gaan. Stem de clausule bovendien af op uw beroepsaansprakelijkheids- of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering.

De inhoud van algemene voorwaarden voor een eenmanszaak die producten verkoopt verschilt sterk van die van een dienstverlener of freelancer. Een webshop of retailer heeft bepalingen nodig over levering, herroepingsrecht, eigendomsvoorbehoud en garantie. Een dienstverlener (bijvoorbeeld een consultant, ontwerper of bouwvakker) heeft juist clausules nodig over meerwerk, oplevering, intellectueel eigendom en de afbakening van wat wel en niet onder de opdracht valt.

Verkoopt u producten, dan voorkomt een eigendomsvoorbehoud dat u uw goederen kwijt bent als de klant niet betaalt. Levert u diensten, dan beschermt een duidelijke omschrijving van de opdracht u tegen eindeloze gratis aanpassingen en discussies over de afgesproken prestatie. Per branche verschillen de pijnpunten; daarom werken kant-en-klare voorbeeldvoorwaarden van internet vaak niet goed en bevatten ze irrelevante of juist ontbrekende clausules.

Levert u aan particuliere klanten, dan gelden strengere regels. De wet kent een zwarte lijst (artikel 6:236 BW) met bedingen die altijd onredelijk bezwarend en dus verboden zijn, en een grijze lijst (artikel 6:237 BW) met bedingen die vermoedelijk onredelijk zijn. Op de zwarte lijst staan bijvoorbeeld bepalingen die de consument het recht ontnemen om de overeenkomst te ontbinden. Op de grijze lijst staan onder meer ongewoon lange leveringstermijnen.

Verkoopt u online aan consumenten, dan moet u het wettelijke herroepingsrecht van veertien dagen respecteren en daarover duidelijk informeren. Kleine ondernemers en zzp'ers kunnen bovendien via de zogenoemde reflexwerking soms een beroep doen op deze consumentenbescherming. Een eenmanszaak die zowel zakelijk als aan particulieren levert, doet er daarom goed aan de voorwaarden zorgvuldig op de juiste doelgroep af te stemmen.

Het deponeren van uw algemene voorwaarden bij de Kamer van Koophandel of de rechtbank is niet verplicht. Het kan wel handig zijn: u legt daarmee officieel vast welke versie van uw voorwaarden op een bepaald moment gold. Bij een geschil kunt u dan eenvoudig bewijzen wat uw voorwaarden waren. Let op: deponeren ontslaat u niet van de terhandstellingsplicht. U moet de voorwaarden nog steeds aan uw klant verstrekken; een verwijzing naar het gedeponeerde exemplaar alleen is onvoldoende.

Wilt u zeker weten dat uw aansprakelijkheid goed is beperkt, dat u voldoet aan de informatieplicht en dat uw voorwaarden zijn afgestemd op uw branche? Dan loont het om uw algemene voorwaarden door een jurist te laten opstellen. Bij MKB Juristen stellen wij voor uw eenmanszaak voorwaarden op maat op, juridisch correct en toegesneden op uw dienst of product. U weet vooraf precies waar u aan toe bent dankzij een vaste prijs vooraf, zonder verrassingen achteraf. Zo beschermt u uw onderneming én uw privévermögen met voorwaarden die in de praktijk standhouden.