Algemene Voorwaarden opstellen

Algemene voorwaarden binden uw klant alleen als u ze vóór of bij het sluiten van de overeenkomst ter hand stelt en de klant een redelijke mogelijkheid geeft om er kennis van te nemen. Doet u dat niet, dan zijn de bedingen vernietigbaar op grond van artikel 6:233 sub b in samenhang met artikel 6:234 BW. Verwijzen op de factuur is te laat, want de overeenkomst is dan al gesloten.

Bij online verkoop gelden aanvullende regels: de voorwaarden moeten vóór het plaatsen van de bestelling beschikbaar zijn op een manier waarop de klant ze kan opslaan en later raadplegen. Daarom kijken onze juristen niet alleen naar de tekst, maar ook naar uw offertes, opdrachtbevestigingen, bestelproces en e-mailtemplates, zodat de voorwaarden ook daadwerkelijk van toepassing zijn.

Nee, deponeren is niet verplicht. U mag uw algemene voorwaarden deponeren bij de Kamer van Koophandel of de rechtbank, maar het is geen voorwaarde voor geldigheid. Belangrijk om te weten: de KvK en de rechtbank controleren de inhoud niet. Deponeren betekent dus niet dat uw voorwaarden juridisch kloppen of aan de wettelijke eisen voldoen.

Wat deponeren wél doet, is een bewijsfunctie vervullen. Doordat uw voorwaarden een datum en nummer krijgen, kunt u later aantonen welke versie op welk moment gold. Dat kan handig zijn bij telefonische verkoop, waar terhandstelling lastig is: u verwijst dan naar de gedeponeerde voorwaarden en biedt aan ze toe te sturen. Maar deponeren vervangt de terhandstelling niet. De kern blijft dat u de voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst beschikbaar stelt.

Verkoopt u aan consumenten, dan gelden dwingende beschermingsregels. De wet kent een zwarte lijst van bedingen die altijd onredelijk bezwarend zijn (artikel 6:236 BW) en een grijze lijst van bedingen die vermoed worden onredelijk bezwarend te zijn (artikel 6:237 BW). Een beding op de zwarte lijst is zonder meer vernietigbaar; bij de grijze lijst moet u kunnen onderbouwen waarom het beding in uw situatie wél redelijk is.

Tegenover zakelijke klanten heeft u meer contractsvrijheid, maar ook daar geldt de open norm van artikel 6:233 sub a BW: een beding mag niet onredelijk bezwarend zijn gelet op de aard van de overeenkomst en de wederzijdse belangen. Werkt u zowel B2B als B2C, dan moet de tekst daarop worden afgestemd, soms met gescheiden bepalingen of twee sets voorwaarden.

In de praktijk verwijzen koper en verkoper vaak allebei naar hun eigen algemene voorwaarden. Naar Nederlands recht geldt dan in beginsel de zogeheten battle of forms van artikel 6:225 lid 3 BW: de voorwaarden waarnaar als eerste is verwezen prevaleren, tenzij die voorwaarden door de andere partij uitdrukkelijk van de hand zijn gewezen.

Daarom is een uitdrukkelijke afwijzing van de voorwaarden van uw wederpartij vaak doorslaggevend. Wij verwerken zo'n afwijzing in uw voorwaarden en kijken hoe u die in uw verkoopproces consequent toepast, zodat u niet ongemerkt onder de voorwaarden van de ander komt te vallen.

Algemene voorwaarden zijn geen eenmalig document. Wetgeving en rechtspraak veranderen, en uw onderneming verandert mee: u krijgt nieuwe diensten, andere klanten, grotere opdrachten of internationale afnemers. Voorwaarden die een paar jaar geleden goed waren, kunnen inmiddels bepalingen bevatten die niet meer kloppen of die juist ontbreken.

Een goede vuistregel is om uw voorwaarden te laten controleren bij elke wezenlijke verandering in uw aanbod of klantenkring, en verder periodiek. Gebruikt u meerdere versies door de tijd heen, bewaar dan steeds welke versie wanneer gold; dat is belangrijk voor uw bewijspositie bij een geschil. Wij beoordelen niet alleen de tekst, maar ook of u de voorwaarden nog op de juiste manier gebruikt in uw verkoopproces.

Een gratis voorbeeld of een set die u van een ander bedrijf overneemt, kan nuttig lijken, maar past zelden bij uw onderneming. Bepalingen kunnen ontbreken, te streng zijn, verouderd zijn of niet aansluiten op uw branche, klanttype en aansprakelijkheidsrisico. Bovendien zijn algemene voorwaarden auteursrechtelijk beschermd; klakkeloos overnemen van een concurrent kan een inbreuk opleveren.

Het grootste risico is schijnzekerheid. Bij een template weet u vaak niet waarom bepalingen zijn opgenomen en hoe u ze moet gebruiken. Daardoor kan een document juridisch goed lijken, maar in de praktijk onvoldoende bescherming bieden op het moment dat u het nodig heeft.

Wij stellen algemene voorwaarden op maat op tegen een vaste prijs vanaf 99 euro, met duidelijkheid over de kosten vooraf. U ontvangt eerst een conceptdocument; pas daarna factureren wij. Standaard leveren wij binnen de afgesproken termijn op, met spoedlevering als mogelijkheid.

De uiteindelijke prijs hangt af van de complexiteit: het aantal diensten of producten, of u aan consumenten of bedrijven levert, en of u online verkoopt. In de gratis intake bepalen wij samen wat u nodig heeft, zodat u niet betaalt voor bepalingen die niet bij uw onderneming passen.