Wat is een onderhoudscontract? Uitleg en gebruik

Wat is een onderhoudscontract? Het is een doorlopende overeenkomst waarin een leverancier zich verbindt om een product, installatie of dienst gedurende een bepaalde periode te onderhouden tegen een vaste of periodieke vergoeding. Juridisch is het meestal een gemengde overeenkomst: deels opdracht in de zin van artikel 7:400 en verder BW voor het inspecteren en adviseren, en deels aanneming van werk volgens artikel 7:750 BW voor het daadwerkelijk repareren of vervangen. Het contract legt vast wat er wordt onderhouden, hoe vaak, tegen welke prijs en binnen welke responstijden.

Het korte antwoord

• Wat: een doorlopende overeenkomst voor het onderhoud van een product, installatie of dienst.
• Juridisch: een gemengde overeenkomst van opdracht en aanneming van werk.
• Kern: omvang van het onderhoud, frequentie, prijs, looptijd en responstijden.
• SLA: afspraken over serviceniveau, reactietijd en oplostijd horen erin.
• Doel: zekerheid over beschikbaarheid en heldere verdeling van kosten en verantwoordelijkheid.

Wat is een onderhoudscontract precies?

Een onderhoudscontract regelt dat een leverancier gedurende de looptijd zorgt dat iets blijft werken. Dat kan van alles zijn: een verwarmingsinstallatie, machines, liften, software, een wagenpark of een pand. De klant betaalt een periodiek bedrag en krijgt in ruil regelmatig onderhoud, en vaak ook het recht om bij storingen binnen een afgesproken tijd hulp te krijgen.

Het verschil met een losse reparatieopdracht is de doorlopende aard. Een onderhoudscontract is een duurovereenkomst: het geldt voor een langere periode en vernieuwt zich vaak stilzwijgend. Daardoor zijn afspraken over looptijd, opzegging en prijsindexatie net zo belangrijk als de omschrijving van het onderhoud zelf.

De juridische aard: een gemengde overeenkomst

Een onderhoudscontract laat zich zelden in een enkel wettelijk hokje plaatsen. Meestal is het een gemengde overeenkomst. Het inspecteren, controleren en adviseren valt onder opdracht, geregeld in artikel 7:400 en verder BW, waarbij de leverancier de zorg van een goed opdrachtnemer in acht moet nemen. Het daadwerkelijk repareren of vervangen van onderdelen is aanneming van werk in de zin van artikel 7:750 BW, gericht op een concreet stoffelijk resultaat.

Voor gemengde overeenkomsten bepaalt artikel 6:215 BW dat de regels van beide overeenkomsten in beginsel naast elkaar van toepassing zijn. In de praktijk betekent dit dat de tekst van het contract leidend is: hoe scherper je de verplichtingen omschrijft, hoe minder je hoeft terug te vallen op de algemene wettelijke regels.

Waarvoor gebruik je een onderhoudscontract?

Onderhoudscontracten komen in vrijwel elke branche voor. Ze zijn nuttig wanneer:

• Continuiteit belangrijk is en stilstand direct geld kost, zoals bij productiemachines.
• Veiligheid of wetgeving periodieke keuring vereist, bijvoorbeeld bij liften of elektra.
• Voorspelbare kosten gewenst zijn in plaats van onverwachte reparatierekeningen.
• Specialistische kennis nodig is die de klant zelf niet in huis heeft.

SLA en responstijden

Het hart van veel onderhoudscontracten is het serviceniveau, vaak vastgelegd in een service level agreement of SLA. Daarin staat hoe snel de leverancier moet reageren en binnen welke tijd een storing verholpen moet zijn. Denk aan een responstijd van vier uur en een oplostijd van de volgende werkdag, met een onderscheid tussen kritieke en niet-kritieke storingen.

Goede SLA-afspraken maken het serviceniveau meetbaar en afdwingbaar. Ze regelen ook de gevolgen als de leverancier de afgesproken tijden niet haalt, bijvoorbeeld een korting op de vergoeding. Zonder heldere responstijden is een onderhoudscontract al snel een lege belofte, omdat je bij een storing niet kunt afdwingen dat er tijdig iemand komt.

Preventief en correctief onderhoud

Onderhoud valt uiteen in twee soorten. Preventief onderhoud is gepland: periodieke inspecties en vervangingen om storingen te voorkomen. Correctief onderhoud is reactief: herstel als er iets kapot is. Een goed contract benoemt beide en maakt duidelijk wat onder de vaste vergoeding valt en wat apart wordt gefactureerd, zoals grote vervangingen of schade door verkeerd gebruik.

Een voorbeeld uit de praktijk

Een bakkerij met vier ovens sluit een onderhoudscontract met de leverancier. Het contract regelt twee preventieve inspecties per jaar, een responstijd van vier uur bij een storing tijdens werktijd, en een oplostijd van de volgende ochtend. Vervanging van slijtdelen valt onder de vaste prijs, grote reparaties worden apart geoffreerd. Toen op een drukke vrijdag een oven uitviel, stond er binnen de afgesproken vier uur een monteur. Doordat de responstijd zwart-op-wit stond, was er geen discussie en draaide de bakkerij zaterdag weer volledig.

Eerlijke aanbeveling

Voor een eenvoudig, standaard onderhoudscontract van een leverancier met overzichtelijke voorwaarden en beperkte belangen heb je geen jurist nodig. Als de omvang van het onderhoud, de prijs en de opzegtermijn duidelijk zijn en je het serviceniveau begrijpt, kun je zo’n contract prima zelf beoordelen en tekenen.

Schakel wel juridische hulp in wanneer stilstand grote schade oplevert, wanneer de SLA en responstijden echt bindend moeten zijn, bij lange looptijden met stilzwijgende verlenging, of wanneer aansprakelijkheid voor gevolgschade een rol speelt. Dan voorkom je dat je vastzit aan een contract dat de leverancier bevoordeelt.

Verdiep je verder met het artikel over een onderhoudscontract opstellen en lees wat het kost om er een te laten opstellen. Een kant-en-klaar model vind je op de pagina onderhoudscontract.

Veelgestelde vragen