MKB Juristen stelt juridische documenten op maat op
Het beste is om belangrijke contracten, algemene voorwaarden en andere juridische documenten niet zelf te knutselen of te kopiëren. Wij helpen ondernemers budgetvriendelijk met juridisch maatwerk, vooraf duidelijke kosten en praktische uitleg.
- Contracten, voorwaarden en juridische documenten op maat
- Budgetvriendelijk en vooraf duidelijk over de kosten
- Gratis adviesgesprek of vrijblijvend een offerte aanvragen
Een privacy statement voorbeeld laat zien welke vaste onderdelen elke privacyverklaring bevat: wie de verwerkingsverantwoordelijke is, welke gegevens u verwerkt, met welk doel, op welke grondslag, hoe lang u bewaart, met wie u deelt en welke rechten de betrokkene heeft. Onder de AVG (art. 13/14) zijn die bepalingen verplicht. Een voorbeeld is nuttig als kapstok, maar u moet de tekst altijd invullen met uw eigen verwerkingen — een geleend statement dat niet klopt, voldoet niet.
Het korte antwoord
- Kop: wie u bent en hoe u bereikbaar bent.
- Verwerkingen: welke gegevens, welk doel, welke grondslag.
- Bewaartermijnen: per soort gegeven concreet benoemd.
- Delen met derden: verwerkers en ontvangers, doorgifte buiten de EU.
- Rechten: inzage, correctie, verwijdering, bezwaar, klacht bij de AP.
- Cookies: verwijzing naar of opname van de cookieverklaring.
Privacy statement voorbeeld: de vaste opbouw
Vrijwel elke privacyverklaring volgt dezelfde structuur. Bovenaan staat wie de verwerkingsverantwoordelijke is: uw bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en een contactadres voor privacyvragen. Heeft u een functionaris gegevensbescherming, dan vermeldt u die ook. Daarna volgen de verwerkingen, de bewaartermijnen, het delen met derden en de rechten. Deze volgorde maakt de tekst navolgbaar voor de betrokkene, wat de AVG uitdrukkelijk verlangt.
Voorbeeld: de verwerkingen beschrijven
Het hart van elk statement is de opsomming van verwerkingen. Per verwerking noemt u doel, gegevens en grondslag. Bijvoorbeeld:
- Klantadministratie — naam, adres, e-mail — om uw bestelling te verwerken en te leveren — grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
- Facturatie — factuurgegevens — om aan de fiscale bewaarplicht te voldoen — grondslag: wettelijke verplichting.
- Nieuwsbrief — e-mailadres — om u op de hoogte te houden — grondslag: toestemming.
- Websiteanalyse — IP en gebruiksgegevens — om de site te verbeteren — grondslag: gerechtvaardigd belang of toestemming.
Dit patroon herhaalt u voor elke verwerking. Het is de kern die u niet kunt overslaan of vaag houden.
Voorbeeld: bewaartermijnen en delen met derden
Bij bewaartermijnen wordt een voorbeeld pas bruikbaar als het concreet is: facturen zeven jaar, sollicitatiegegevens vier weken na afwijzing, personeelsdossiers doorgaans twee jaar na uitdiensttreding. Bij delen met derden noemt u de categorieën: “wij delen gegevens met onze hostingpartij, boekhoudsoftware en betaaldienstverlener, die als verwerker in onze opdracht handelen.” Deelt u buiten de EU, dan vermeldt u de waarborgen. Vage formuleringen als “wij delen mogelijk gegevens met partners” voldoen niet.
De rechten van de betrokkene
Elk statement noemt de rechten die de AVG toekent: inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit. Daarnaast het recht om toestemming in te trekken en het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Belangrijk: geef aan hoe men deze rechten uitoefent — via welk e-mailadres — en binnen welke termijn u reageert (in beginsel een maand). Een voorbeeld dat de rechten alleen opsomt zonder een praktisch loket is onvolledig.
Waar het voorbeeld ophoudt: andere documenten
Een privacy statement voorbeeld dekt niet alles. Twee zaken horen er niet in maar worden vaak verward. De verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG) is een apart contract met uw leveranciers en staat niet in het statement — u noemt daar alleen dat u met verwerkers werkt. De cookieverklaring beschrijft specifiek de trackingtechniek op uw website; die kan een apart onderdeel of een aparte pagina zijn, gekoppeld aan uw cookiebanner. Een voorbeeld verwijst hooguit naar die cookieverklaring, maar vervangt haar niet.
Praktijkvoorbeeld
Een fysiotherapiepraktijk gebruikt een voorbeeld als basis maar loopt vast: zij verwerkt gezondheidsgegevens, een bijzondere categorie met strengere eisen en een aparte grondslag (uitzondering voor gezondheidszorg). Een standaardvoorbeeld voor een webshop past hier niet. Dit illustreert de grens van voorbeelden: bruikbaar voor de opbouw, ontoereikend zodra uw situatie afwijkt van het gemiddelde.
Eerlijke aanbeveling
Een voorbeeld is een prima startpunt. Voor een standaardonderneming zonder bijzondere gegevens en met alle leveranciers binnen de EU kunt u met een goed voorbeeld zelf uit de voeten — u heeft daarvoor geen jurist nodig, mits u de verwerkingen, grondslagen en bewaartermijnen serieus invult. Laat het wel controleren zodra u bijzondere persoonsgegevens verwerkt (gezondheid, biometrie), profileert of buiten de EU deelt. Dan schiet een generiek voorbeeld tekort en is toetsing op maat het geld waard.
Verder lezen: privacy statement opstellen, de kosten en het proces, of laat een privacy statement opstellen.
Veelgestelde vragen
De verwerkingsverantwoordelijke en contactgegevens, de verwerkingen (gegevens, doel, grondslag), de bewaartermijnen, met wie u deelt, de rechten van de betrokkene en een verwijzing naar de cookieverklaring. Onder de AVG (art. 13/14) zijn die bepalingen verplicht.
Als kapstok wel, maar u moet de tekst invullen met uw eigen verwerkingen, grondslagen en bewaartermijnen. Een geleend statement dat niet klopt met uw praktijk voldoet niet aan de AVG en kan bij handhaving tegen u werken. Pas het voorbeeld altijd aan.
Per verwerking noemt u doel, gegevens en grondslag. Bijvoorbeeld: klantadministratie — naam, adres, e-mail — om de bestelling te leveren — grondslag: uitvoering van de overeenkomst. Herhaal dit patroon voor elke verwerking, zonder vaagheid.
Inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit, het recht toestemming in te trekken en het klachtrecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Geef ook aan via welk adres men deze rechten uitoefent en dat u in beginsel binnen een maand reageert.
De cookieverklaring beschrijft specifiek de trackingtechniek op uw website en is vaak een apart onderdeel of een aparte pagina, gekoppeld aan de cookiebanner. Een privacy statement verwijst er hooguit naar, maar vervangt de cookieverklaring niet.
Nee. Gezondheidsgegevens zijn een bijzondere categorie met strengere eisen en een aparte grondslag. Een standaardvoorbeeld voor een webshop past daar niet. Bij bijzondere persoonsgegevens is toetsing op maat nodig.
Zo concreet mogelijk: facturen zeven jaar, sollicitatiegegevens vier weken na afwijzing, personeelsdossiers doorgaans twee jaar na uitdiensttreding. Waar geen exacte termijn vaststaat, noemt u het criterium. “Niet langer dan nodig” alleen is te vaag.
