MKB Juristen stelt juridische documenten op maat op
Het beste is om belangrijke contracten, algemene voorwaarden en andere juridische documenten niet zelf te knutselen of te kopiëren. Wij helpen ondernemers budgetvriendelijk met juridisch maatwerk, vooraf duidelijke kosten en praktische uitleg.
- Contracten, voorwaarden en juridische documenten op maat
- Budgetvriendelijk en vooraf duidelijk over de kosten
- Gratis adviesgesprek of vrijblijvend een offerte aanvragen
Een interne privacyverklaring werknemers opstellen doe je door per soort gegevensverwerking vast te leggen welke gegevens je verwerkt, met welk doel, op welke grondslag en hoe lang je bewaart. Het document geeft invulling aan de informatieplicht uit de AVG jegens je personeel. De grootste winst zit in volledigheid en juistheid: een verklaring die grondslagen door elkaar haalt of bewaartermijnen mist, biedt schijnzekerheid. Hieronder staat wat erin hoort en waar je op moet letten.
Het korte antwoord
- Verwerkingsverantwoordelijke: wie is verantwoordelijk en hoe is die bereikbaar.
- Welke gegevens: per categorie, van NAW tot verzuim.
- Doel en grondslag: waarom je verwerkt en op welke grondslag van artikel 6 AVG.
- Bewaartermijnen: hoe lang je elke categorie bewaart.
- Delen en rechten: met wie je deelt en welke rechten de werknemer heeft.
- Bijzondere gegevens en volgsystemen: gezondheid, camera’s en monitoring, met de rol van de ondernemingsraad.
Een interne privacyverklaring werknemers opstellen begint bij een inventarisatie
Voordat je gaat schrijven, breng je in kaart welke persoonsgegevens je van medewerkers en sollicitanten verwerkt. Denk aan salarisadministratie, personeelsdossier, verzuimregistratie, beoordelingen, toegangspassen en eventueel cameratoezicht. Deze inventarisatie is de basis: alleen wat je in beeld hebt, kun je correct in de verklaring beschrijven. Sluit ook aan bij je verwerkingsregister als je dat al hebt, want de verklaring en het register moeten met elkaar overeenkomen.
Doel en grondslag per verwerking
Voor elke categorie gegevens noem je het doel en de grondslag. De grondslag komt uit artikel 6 AVG. In de arbeidsrelatie zijn dit de meest voorkomende:
- Uitvoering arbeidsovereenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG): salaris, roosters, functioneren.
- Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG): loonadministratie en fiscale bewaarplicht.
- Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG): beveiliging en bedrijfsbelang, met een belangenafweging.
Wees terughoudend met toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG). Door de gezagsverhouding tussen werkgever en werknemer is toestemming vaak geen geldige grondslag. Baseer verwerkingen daarom bij voorkeur op een van de andere grondslagen en gebruik toestemming alleen waar dat echt passend is, bijvoorbeeld voor een foto op de website.
Bijzondere gegevens en de bedrijfsarts
Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en vallen onder artikel 9 AVG, dat verwerking in beginsel verbiedt. Voor de verzuimregistratie betekent dit dat je als werkgever slechts beperkt gegevens mag vastleggen: dat iemand ziek is, de verwachte duur en de afspraken over werkhervatting, maar niet de aard van de klachten of de diagnose. De medische beoordeling ligt bij de bedrijfsarts of arbodienst. Beschrijf in de verklaring uitdrukkelijk hoe je met verzuim en gezondheidsgegevens omgaat, zodat werknemers weten wat je wel en niet registreert.
Bewaartermijnen concreet maken
De AVG eist dat je gegevens niet langer bewaart dan nodig. Maak de termijnen daarom concreet per categorie. Gangbare termijnen:
- Sollicitatiegegevens: vier weken na afwijzing, of maximaal een jaar met toestemming van de sollicitant.
- Loonbelastinggegevens: zeven jaar op grond van de fiscale bewaarplicht (artikel 52 AWR).
- Kopie identiteitsbewijs: tot vijf jaar na het einde van het dienstverband.
- Personeelsdossier overig: doorgaans tot twee jaar na uitdiensttreding, langer alleen als daar een reden voor is.
Neem ook op hoe je gegevens na afloop van de termijn verwijdert of vernietigt. Een termijn zonder opschoonproces blijft een papieren belofte.
Personeelsvolgsystemen en de ondernemingsraad
Werk je met cameratoezicht, toegangsregistratie of monitoring van internet- en e-mailgebruik, dan is dat een personeelsvolgsysteem. Naast een grondslag en een goede informatievoorziening speelt de medezeggenschap hier een rol. Een besluit tot invoering of wijziging van zo’n systeem, of van een regeling over de verwerking en bescherming van persoonsgegevens, is instemmingsplichtig op grond van artikel 27 WOR. Heb je een ondernemingsraad, vraag dan tijdig om instemming. Zonder instemming kan het besluit nietig zijn. Beschrijf in de verklaring welke volgsystemen je gebruikt en met welk doel.
Een korte illustratie: een mkb-transportbedrijf voerde ritregistratie via track-and-trace in de bestelbussen in. De werkgever legde in de interne privacyverklaring vast welke gegevens werden verwerkt en met welk doel (planning en beveiliging), baseerde dit op gerechtvaardigd belang en vroeg de ondernemingsraad om instemming. Daarmee stond de registratie op een juridisch houdbare basis.
Eerlijke aanbeveling
Voor een kleine werkgever met een standaard salarisadministratie en zonder camera’s, monitoring of bijzondere gegevens is een interne privacyverklaring goed zelf op te stellen met een degelijke basis. Dan heb je geen jurist nodig. Zodra je echter met bijzondere gegevens werkt, een personeelsvolgsysteem invoert of een ondernemingsraad hebt, wordt het opstellen echt werk: grondslagen kloppend krijgen, bewaartermijnen goed zetten en de instemming van de ondernemingsraad regelen. Laat de verklaring in dat geval opstellen of controleren. Een verkeerde grondslag of een gemiste instemmingsprocedure kan tot boetes of nietige besluiten leiden.
Verder lezen? Bekijk de interne privacyverklaring werknemers op onze contractenpagina, lees eerst wat is een interne privacyverklaring werknemers, of ontdek wat het kost om een interne privacyverklaring werknemers laten opstellen betekent.
Veelgestelde vragen
De verwerkingsverantwoordelijke, welke gegevens je per categorie verwerkt, het doel en de grondslag (artikel 6 AVG), de bewaartermijnen, met wie je deelt, de rechten van werknemers en hoe je omgaat met bijzondere gegevens en personeelsvolgsystemen.
Meestal uitvoering van de arbeidsovereenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG), een wettelijke verplichting (sub c) of gerechtvaardigd belang (sub f) met een belangenafweging. Toestemming (sub a) is door de gezagsverhouding vaak geen geldige grondslag.
Je mag registreren dat iemand ziek is, de verwachte duur en afspraken over werkhervatting, maar niet de aard van de klachten of de diagnose. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere gegevens (artikel 9 AVG). De medische beoordeling loopt via de bedrijfsarts of arbodienst.
Sollicitatiegegevens vier weken (of een jaar met toestemming), loonbelastinggegevens zeven jaar (artikel 52 AWR), kopie identiteitsbewijs tot vijf jaar na het dienstverband en overige dossiergegevens vaak tot twee jaar na uitdiensttreding. Beschrijf ook hoe je opschoont.
Bij een personeelsvolgsysteem zoals cameratoezicht, ritregistratie of monitoring, of bij een regeling over de verwerking van persoonsgegevens, is instemming van de ondernemingsraad nodig op grond van artikel 27 WOR. Zonder instemming kan het besluit nietig zijn.
Ja. De interne privacyverklaring en het verwerkingsregister beschrijven dezelfde verwerkingen. Ze moeten met elkaar overeenkomen op categorieen gegevens, doelen, grondslagen en bewaartermijnen, anders ontstaan tegenstrijdigheden.
Bij een kleine werkgever met standaard verwerkingen en zonder volgsystemen of bijzondere gegevens kan dat prima met een goede basis. Zodra bijzondere gegevens, een personeelsvolgsysteem of een ondernemingsraad in beeld komen, loont het om de verklaring te laten controleren.
