Autoregeling laten opstellen: kosten en proces

Een autoregeling laten opstellen betekent dat je een jurist de regeling voor de auto van de zaak laat schrijven, afgestemd op je wagenpark, je functies en de fiscale route die je kiest. Dat loont vooral wanneer je bijtelling wilt voorkomen met een sluitende rittenregistratie, wanneer je schade of verkeersboetes wilt doorbelasten, wanneer er een ondernemingsraad is, of wanneer je een bestaande regeling wilt wijzigen voor mensen die de auto al rijden. Voor een eenvoudige situatie met één auto is een sjabloon vaak genoeg. Hieronder de kosten, het proces en de afweging.

Het korte antwoord

• Wat: een jurist schrijft de autoregeling op maat en stemt die af op je wagenpark en arbeidsvoorwaarden.
• Kosten: doorgaans € 450 tot € 1.250 voor een complete regeling voor het mkb.
• Doorlooptijd: meestal één tot twee weken, afhankelijk van de intake en het aantal correctierondes.
• Meerwerk: invoering bij bestaande bestuurders en OR-traject vragen extra tijd.
• Wanneer uitbesteden: rittenregistratie, schadeverhaal, meerdere functiegroepen, OR of wijziging van een lopende regeling.
• Wanneer zelf: één auto, alleen de dga, privégebruik toegestaan en bijtelling geaccepteerd.

Autoregeling laten opstellen: wat krijg je?

Een op maat gemaakte autoregeling is meer dan een ingevuld sjabloon. De jurist kiest eerst met jou het regime: is privégebruik toegestaan, beperkt of verboden. Dat is de scharnierbeslissing, want daaruit volgt of je een sluitende rittenregistratie nodig hebt, hoe je de brandstof- of laadpas regelt en hoe je omgaat met schade tijdens privéritten.

Daarna wordt de regeling opgebouwd: toekenning en intrekking, bijtelling en eventuele eigen bijdrage, kosten en pasgebruik, schade en verzekering, verkeersboetes, gedragsregels en het inleveren bij ziekte, schorsing of einde dienstverband. Meestal levert de jurist er twee dingen bij: de bepaling waarmee je de regeling van toepassing verklaart in de arbeidsovereenkomst, en een korte gebruiksovereenkomst die de bestuurder tekent bij de sleuteloverdracht.

Het proces stap voor stap

1. Intake: wagenpark, eigendom of lease, functiegroepen, huidige afspraken en de fiscale route die je wilt volgen.
2. Keuzes vastleggen: privégebruikregime, rittenregistratie, doorbelasting van kosten, eigen bijdrage.
3. Concept: de jurist schrijft de regeling plus de gebruiksovereenkomst en de contractsbepaling.
4. Bespreking: één correctieronde waarin praktijkgevallen worden getoetst, zoals de partner die meerijdt of de pas die in het buitenland wordt gebruikt.
5. Invoering: uitreiken, laten tekenen en, bij bestaande bestuurders, de wijziging arbeidsrechtelijk goed doorvoeren.

Wat kost het?

• Standaardregeling op maat: € 450 tot € 850 voor één regime en één functiegroep.
• Uitgebreide regeling: € 850 tot € 1.250 bij meerdere functiegroepen, bestelauto’s naast personenauto’s, of een verbod op privégebruik met rittenregistratie.
• Aanvulling op een leasereglement: € 250 tot € 550, wanneer de leasemaatschappij het contractuele deel al regelt.
• Toets van je eigen concept: € 200 tot € 450, inclusief een schriftelijke reactie op de risicovolle bepalingen.
• Invoering bij bestaande bestuurders: extra tijd voor de onderbouwing van de wijziging en de communicatie, vaak € 250 tot € 600.

Bedragen zijn indicatief en exclusief btw. Zet ze af tegen het risico: een naheffing bijtelling loopt per bestuurder per jaar snel in de duizenden euro’s, en die kan over meerdere jaren worden opgelegd. Bij een wagenpark van vijf of meer auto’s is de regeling doorgaans binnen één vermeden discussie terugverdiend.

Wanneer uitbesteden loont

• Je stuurt op de 500-kilometergrens. Wil je bijtelling voorkomen, dan moet de bestuurder aantoonbaar onder de 500 privékilometers per kalenderjaar blijven. De rittenregistratie moet sluitend zijn: per rit datum, begin- en eindstand, vertrek- en aankomstadres, afwijkende route en het karakter van de rit. Een regeling die dit half beschrijft, houdt bij controle geen stand.
• Je wilt schade doorbelasten. Art. 7:661 BW bepaalt dat een werknemer niet aansprakelijk is voor schade die hij bij de uitvoering van zijn werk veroorzaakt, tenzij er opzet of bewuste roekeloosheid in het spel is. Afwijken kan alleen schriftelijk en alleen voor zover hij verzekerd is. Een standaard eigen risico voor elke schade werkt daardoor vaak niet; het onderscheid tussen werk en privégebruik wel.
• Je wilt boetes innen. Verkeersboetes komen binnen bij het bedrijf als kentekenhouder. Doorbelasten mag, maar verrekenen met het loon alleen binnen de grenzen van art. 7:632 BW.
• Er is een ondernemingsraad. Bij invoering van een track-and-tracesysteem als personeelsvolgsysteem heeft de OR instemmingsrecht (art. 27 WOR), en je verwerkt persoonsgegevens waarvoor je een grondslag en informatieplicht hebt.
• Je wijzigt een lopende regeling. De auto van de zaak is een arbeidsvoorwaarde. Zonder instemming heb je een schriftelijk eenzijdig wijzigingsbeding en een zwaarwichtig belang nodig (art. 7:613 BW).

Autoregeling of leasereglement laten opstellen?

Let bij de offerte op wat er precies wordt geleverd. Een leasereglement gaat over het leasecontract: normbedrag per functie, autocategorie, toegestane kilometers en de verrekening van meer- of minderkilometers. Dat deel komt vaak al van de leasemaatschappij. De autoregeling gaat over het gebruik en de arbeidsrechtelijke gevolgen: privégebruik, bijtelling, rittenregistratie, brandstof- en laadpas, schade, boetes en inleveren. Heb je auto’s in eigendom, dan heb je geen leasereglement nodig, maar wel een autoregeling. Vraag daarom expliciet of beide onderwerpen zijn afgedekt, zodat je niet later merkt dat het onderwerp schade nergens is geregeld.

Praktijkvoorbeeld

Een servicebedrijf met twaalf bestelbussen wil bijtelling voorkomen. De bussen gaan mee naar huis, privégebruik is verboden. Bij de intake blijkt dat er wel een verbod op papier staat, maar dat niemand de rittenregistratie controleert en dat de tankpas ook in het weekend wordt gebruikt. De jurist scherpt de regeling aan, koppelt de pastransacties aan de registratie, regelt de melding bij schade en laat alle bestuurders opnieuw tekenen. De kosten blijven onder de € 1.000; het risico dat wordt afgedekt is een naheffing over twaalf bussen.

Eerlijke aanbeveling

Je hebt hier lang niet altijd een jurist voor nodig. Rijdt alleen de directeur-grootaandeelhouder in de enige auto van de zaak, is privégebruik gewoon toegestaan en wordt de bijtelling geaccepteerd, dan volstaat een korte eigen vastlegging. Datzelfde geldt bij één leaseauto waarbij de leasemaatschappij het reglement al levert: dan is een aanvulling van een of twee pagina’s over privégebruik, eigen risico en inleveren genoeg. Ook een bestaande regeling die al jaren goed werkt hoef je niet te laten herschrijven omdat het kan; een korte toets op de schade- en boetebepaling is dan voldoende. Uitbesteden is de moeite waard zodra er meerdere bestuurders zijn, zodra je op de 500-kilometergrens stuurt, zodra je kosten of schade wilt verhalen, of zodra je een lopende regeling wilt wijzigen. In die gevallen is de rekening van een fout groter dan de rekening van het advies.

Regel het of lees verder: autoregeling, achtergrond in wat is een autoregeling en zelf schrijven via autoregeling opstellen.

Veelgestelde vragen