MKB Juristen stelt juridische documenten op maat op
Het beste is om belangrijke contracten, algemene voorwaarden en andere juridische documenten niet zelf te knutselen of te kopiëren. Wij helpen ondernemers budgetvriendelijk met juridisch maatwerk, vooraf duidelijke kosten en praktische uitleg.
- Contracten, voorwaarden en juridische documenten op maat
- Budgetvriendelijk en vooraf duidelijk over de kosten
- Gratis adviesgesprek of vrijblijvend een offerte aanvragen
Een aandeelhoudersregister is verplicht voor elke BV (artikel 2:194 BW). Het register bevat de namen van alle aandeelhouders, het aantal aandelen, de soort en het gestorte kapitaal. Kwijt? Geen drama, wel werk: een notariële reconstructie via eerdere oprichtings- en overdrachtsakten is meestal voldoende. Hieronder hoe je het register correct aanlegt, wat erin moet, en wat je doet als hij niet meer te vinden is.
Het korte antwoord
- Wat: verplicht register met alle aandeelhouders en hun aandelenpositie.
- Verplicht volgens: artikel 2:194 BW — elke BV moet er één hebben.
- Bijhouden door: het bestuur.
- Kwijt: reconstrueer via oprichtingsakte, aandelenovereenkomstenakten, KvK-uittreksels en eerdere besluiten. Vaak met notaris.
Wat staat er in een aandeelhoudersregister?
Per aandeelhouder en per aandelensoort:
- Naam en adres van de aandeelhouder.
- Datum van verkrijging van de aandelen.
- Het aantal aandelen en de soort (gewoon, letteraandeel A/B/C, cumpref).
- De storting per aandeel (geld of natura, datum).
- Eventuele beperkingen (vruchtgebruik, pand, blokkade).
- Bij overdracht: datum van overdracht, verkoper, koper, prijs.
Het bestuur is verantwoordelijk voor het bijhouden. Aandeelhouders mogen het register inzien wat hun eigen positie betreft.
Hoe leg je het register correct aan?
Bij oprichting van de BV maakt de notaris vaak een eerste versie of geeft een sjabloon mee. Stappen om het zelf op orde te houden:
- Bij oprichting: de notaris levert een eerste registerblad of sjabloon — bewaar dit zorgvuldig.
- Bij elke wijziging: aandelenuitgifte, overdracht, schenking of inkoop wordt direct in het register vastgelegd.
- Bewaar fysiek én digitaal: één origineel op kantoor, een scan in cloudbeheer. Vermijd verlies bij brand of bedrijfsverhuizing.
- Update bij UBO-wijziging: wijzigingen aan UBO’s (> 25% belang) moeten ook bij de KvK gemeld worden.
Wat doe je als het register kwijt is?
Drie reconstructieroutes:
- Via de notariële bronnen. De oprichtingsakte, eventuele latere statutenwijzigingen en alle aandelenoverdrachtsakten zijn bij notarissen bewaard. Vraag een afschrift op. Daarmee kun je het volledige eigendomspad reconstrueren.
- Via KvK-uittreksels. Hoewel het Handelsregister niet alle aandelendetails toont, geeft het wel de oprichting, bestuurderswissels en UBO-informatie — voldoende voor een eerste reconstructie.
- Via bestaande aandeelhouders en het bestuur. Eigen administratie van aandeelhouders, eerdere aandeelhoudersbesluiten, jaarstukken en correspondentie helpen om het beeld compleet te krijgen.
Vaak schakelt het bestuur een jurist of notaris in om het gereconstrueerde register vast te leggen. Bij verkoop, fusie of overdracht is een sluitend register vrijwel onmisbaar.
Waarom is het kritisch?
Drie redenen om het register actueel te houden:
- Bewijs van eigendom. Bij verkoop, schenking of overlijden moet vaststaan wie wat heeft.
- Stemrechten. Bij de algemene vergadering bepaalt het register wie mag stemmen en met hoeveel gewicht.
- Compliance. UBO-verplichting, dividenduitkering, fiscale toets — allemaal afhankelijk van een juist register.
Praktische tips
- Houd het digitaal én op papier. Een Excel-bestand naast een fysieke kopie voorkomt single point of failure.
- Werk bij na elke transactie. Niet aan het eind van het jaar — fouten sluipen anders in.
- Laat bij verkoop een notaris het bijwerken en check het uittreksel direct na de transactie.
- Bewaar oude versies. Een logboek met data en mutaties helpt bij latere reconstructies.
Eerlijke aanbeveling
Het aandeelhoudersregister is een van die documenten die niemand verwacht nodig te hebben — totdat een transactie, conflict of overlijden er hard om vraagt. Bewaar hem zorgvuldig, werk bij elke wijziging direct bij, en zorg voor zowel fysieke als digitale opslag. Een uur administratie nu voorkomt een paar honderd euro aan notaris-reconstructie later.
Voor de aandelenuitleg: zo werken aandelen in de BV.
Veelgestelde vragen
Een verplicht register dat een BV moet bijhouden met de namen van alle aandeelhouders, hun aandelen (aantal en soort), gestort kapitaal, datum van verkrijging en eventuele beperkingen zoals pand of vruchtgebruik. De wettelijke basis staat in artikel 2:194 BW.
Ja. Elke BV is wettelijk verplicht een aandeelhoudersregister bij te houden. Het bestuur is verantwoordelijk voor het bijwerken. Zonder register kun je bij transacties of conflicten in problemen komen.
Per aandeelhouder: naam en adres, het aantal en de soort aandelen, datum van verkrijging, gestort kapitaal, eventuele pand- of vruchtgebruikrechten. Bij overdracht ook datum, verkoper, koper en prijs.
Reconstrueer via notariële bronnen (oprichtingsakte, overdrachtsakten), KvK-uittreksels en eigen administratie van aandeelhouders. Vaak met hulp van een notaris of jurist. Bij verkoop of fusie is een sluitend register vrijwel onmisbaar.
Het bestuur. Aandeelhouders mogen het inzien voor hun eigen positie. Sommige BV’s besteden het bijhouden uit aan een notaris of accountant; dat kan maar de eindverantwoordelijkheid blijft bij het bestuur.
Nee. Het aandeelhoudersregister is privé en alleen inzichtelijk voor het bestuur en aandeelhouders (voor zover hun eigen positie betreft). Bij de KvK staan alleen sommige gegevens (oprichters, UBO) openbaar.
Direct na elke wijziging — aandelenuitgifte, overdracht, schenking, inkoop. Niet wachten tot het einde van het jaar. Bewaar oudere versies in een logboek om reconstructies eenvoudiger te maken.
