Ja, u mag zelf algemene voorwaarden opstellen. De wet verplicht u niet om daarvoor een jurist of advocaat in te schakelen. Ook bent u niet verplicht om algemene voorwaarden te hebben.
Toch is de vraag niet alleen of het mag. De belangrijkste vraag is of het verstandig is. Algemene voorwaarden bepalen namelijk uw juridische positie bij betaling, levering, klachten, aansprakelijkheid, garantie, overmacht, incasso en geschillen.
Een verkeerd opgesteld document geeft schijnzekerheid. De tekst lijkt bescherming te bieden, maar werkt niet als het misgaat. Daarom is het verstandig om zelf opgestelde algemene voorwaarden altijd juridisch te laten controleren.
Mag je zelf algemene voorwaarden opstellen?
Ja, dat mag. U kunt zelf algemene voorwaarden schrijven, een model gebruiken of voorwaarden van een brancheorganisatie als basis nemen.
Daarmee is het document nog niet automatisch goed. Algemene voorwaarden moeten passen bij uw onderneming, klanten, producten, diensten en risico’s. Een webshop heeft andere voorwaarden nodig dan een adviesbureau, softwarebedrijf, bouwbedrijf of uitzendbureau.
Ook moet u rekening houden met dwingend recht. Vooral bij consumenten gelden strenge regels. Een bepaling die bij zakelijke klanten werkt, kan bij consumenten ongeldig zijn.
Zijn algemene voorwaarden verplicht?
Nee, algemene voorwaarden zijn niet verplicht. U kunt ook zonder algemene voorwaarden overeenkomsten sluiten.
Toch is dat voor veel ondernemers onverstandig. Zonder algemene voorwaarden valt u sneller terug op de wettelijke regels. Die regels beschermen uw onderneming niet altijd voldoende.
Met goede algemene voorwaarden legt u standaardafspraken vast. Denk aan betalingstermijnen, incassokosten, eigendomsvoorbehoud, klachtenprocedures, aansprakelijkheidsbeperkingen en geschillenbeslechting.
Waarom gebruiken ondernemers algemene voorwaarden?
Ondernemers gebruiken algemene voorwaarden om duidelijkheid te scheppen. Klanten weten dan vooraf welke regels gelden. U voorkomt dat dezelfde discussie telkens opnieuw moet worden gevoerd.
Goede voorwaarden helpen vooral bij terugkerende afspraken. Denk aan betaling, levering, garantie, annulering, aansprakelijkheid, klachten en overmacht.
Daarnaast versterken algemene voorwaarden uw bewijspositie. Als een klant niet betaalt of klaagt over uw dienstverlening, kunt u terugvallen op duidelijke afspraken.
Wat moet er in algemene voorwaarden staan?
Wat in algemene voorwaarden moet staan, hangt af van uw onderneming. Er bestaat geen vaste standaard die voor ieder bedrijf geschikt is.
Veel voorkomende bepalingen gaan over offertes, totstandkoming van overeenkomsten, prijzen, betaling, levering, uitvoering, termijnen, klachten, garantie, aansprakelijkheid, overmacht, opschorting, ontbinding, incassokosten, eigendomsvoorbehoud en toepasselijk recht.
Bij dienstverlening zijn scope, meerwerk, oplevering en aansprakelijkheid vaak belangrijk. Bij verkoop van producten spelen levering, risico-overgang, eigendomsvoorbehoud en garantie een grotere rol.
Wat zijn de risico’s als u algemene voorwaarden zelf opstelt?
Het grootste risico is dat u belangrijke onderwerpen vergeet. Veel ondernemers denken vooral aan betaling en aansprakelijkheid, maar vergeten klachten, bewijs, opzegging, eigendomsvoorbehoud of overmacht.
Een tweede risico is dat bepalingen te streng zijn. Vooral bij consumenten kan dat problemen geven. Een beding dat te eenzijdig is, kan vernietigbaar zijn. Dan kunt u die bepaling niet gebruiken.
Een derde risico is dat de voorwaarden niet aansluiten op uw praktijk. Als uw website, offerte, opdrachtbevestiging en facturen iets anders zeggen dan uw voorwaarden, ontstaat alsnog discussie.
Mag u algemene voorwaarden van internet gebruiken?
U mag een voorbeeld van internet gebruiken, maar dat is juridisch riskant. Een model is meestal algemeen. Het is niet geschreven voor uw onderneming, branche, klanten of risico’s.
Veel gratis modellen bevatten bepalingen die niet passen bij uw situatie. Soms zijn ze verouderd. Soms zijn ze te streng voor consumenten. Soms ontbreken juist de bepalingen die u nodig heeft.
Ook voorwaarden van een concurrent kopiëren is onverstandig. U weet niet of die voorwaarden juridisch goed zijn. Bovendien kunnen ze niet aansluiten op uw werkwijze of verdienmodel.
Algemene voorwaarden voor consumenten of bedrijven
Het maakt veel uit of u verkoopt aan consumenten of aan bedrijven. Bij consumenten gelden strengere regels.
Consumenten worden beschermd tegen onredelijk bezwarende bepalingen. De wet kent daarvoor onder meer een zwarte lijst en een grijze lijst. Bepalingen op de zwarte lijst zijn verboden. Bepalingen op de grijze lijst worden vermoed onredelijk bezwarend te zijn.
Bij zakelijke klanten bestaat meer contractsvrijheid. Toch betekent dat niet dat alles kan. Ook in B2B-verhoudingen kan een beding onder omstandigheden buiten toepassing blijven.
Wanneer heeft u twee sets algemene voorwaarden nodig?
Werkt u zowel met consumenten als met zakelijke klanten? Dan is één set algemene voorwaarden vaak niet ideaal.
Voor consumenten moet de tekst meestal voorzichtiger worden opgesteld. Denk aan herroepingsrecht, garantie, informatieplichten, klachten en aansprakelijkheid.
Voor zakelijke klanten kunt u vaak steviger contracteren. Daar zijn bepalingen over betaling, eigendomsvoorbehoud, aansprakelijkheid, forumkeuze, boetes en incasso belangrijker.
Een aparte B2C-set en B2B-set voorkomt dat uw voorwaarden te streng zijn voor consumenten of te zwak voor zakelijke klanten.
Wanneer zijn algemene voorwaarden geldig?
Algemene voorwaarden zijn niet geldig alleen omdat ze op uw website staan. U moet ze goed van toepassing verklaren.
Dat betekent dat u vóór of bij het sluiten van de overeenkomst duidelijk moet maken dat uw algemene voorwaarden gelden. Ook moet de wederpartij de kans krijgen om de voorwaarden te lezen en op te slaan.
Een verwijzing onderaan een factuur is meestal te laat. De overeenkomst is dan vaak al gesloten. Verwijs daarom al in uw offerte, opdrachtbevestiging, bestelproces of overeenkomst naar uw voorwaarden.
Is een verwijzing naar uw website genoeg?
Alleen verwijzen naar uw website is vaak onvoldoende. De wederpartij moet de voorwaarden eenvoudig kunnen openen, opslaan en later raadplegen.
Bij online overeenkomsten kunt u de voorwaarden bijvoorbeeld als downloadbare pdf aanbieden. Bij offertes per e-mail kunt u de voorwaarden meesturen als bijlage of via een duidelijke downloadlink aanbieden.
Het belangrijkste is dat u achteraf kunt aantonen dat de klant vóór het sluiten van de overeenkomst kennis kon nemen van de voorwaarden.
Moet u algemene voorwaarden deponeren bij de KvK of rechtbank?
Nee, deponeren is niet verplicht. Deponering bij de KvK of rechtbank maakt uw algemene voorwaarden ook niet automatisch geldig.
Deponering kan wel praktisch zijn. U kunt dan aantonen welke versie van uw voorwaarden op een bepaald moment bestond.
Toch is correct gebruik belangrijker dan deponering. Als u uw voorwaarden niet goed van toepassing verklaart, helpt deponering meestal niet.
Zelf algemene voorwaarden opstellen voor een webshop
Voor webshops gelden extra regels. Vooral bij verkoop aan consumenten moet u duidelijke informatie geven over bestelling, betaling, levering, retour, herroeping, garantie en klachten.
Een webshop moet de algemene voorwaarden goed koppelen aan het bestelproces. De klant moet de voorwaarden vóór aankoop kunnen lezen en opslaan.
Heeft u een webshop? Gebruik dan geen gewone B2B-voorwaarden. Bekijk ook onze pagina over algemene voorwaarden voor webshops.
Zelf algemene voorwaarden opstellen voor dienstverlening
Bij dienstverlening draait het vaak om de opdracht. Wat valt onder de opdracht? Wanneer is sprake van meerwerk? Wanneer heeft u goed gepresteerd? En waarvoor bent u aansprakelijk?
Voor consultants, adviseurs, marketingbureaus, IT-dienstverleners en zakelijke dienstverleners zijn algemene voorwaarden extra belangrijk. Onduidelijkheid over scope en resultaat leidt snel tot conflicten.
Zorg daarom dat uw voorwaarden aansluiten op uw offertes en opdrachtbevestigingen. De specifieke opdracht staat in de offerte. De algemene regels staan in uw voorwaarden.
Zelf algemene voorwaarden opstellen voor levering van producten
Levert u producten? Dan zijn levering, risico-overgang, transport, eigendomsvoorbehoud, garantie en betaling belangrijk.
Een eigendomsvoorbehoud kan bijvoorbeeld helpen als een klant niet betaalt. U kunt dan onder voorwaarden stellen dat de goederen eigendom blijven totdat volledig is betaald.
Voor productleveranciers kunnen ook leveringsvoorwaarden relevant zijn.
Wat als uw klant eigen voorwaarden gebruikt?
In zakelijke relaties gebruiken beide partijen vaak eigen algemene voorwaarden. U verwijst naar uw verkoopvoorwaarden. De klant verwijst naar zijn inkoopvoorwaarden.
Dan ontstaat discussie over welke voorwaarden gelden. Dit heet ook wel de battle of forms.
In Nederland geldt in beginsel dat de voorwaarden waar als eerste naar is verwezen, van toepassing zijn. Dat is anders als de andere partij die voorwaarden uitdrukkelijk van de hand wijst. Dit moet dus actief en duidelijk gebeuren.
Wanneer moet u zelf opgestelde algemene voorwaarden laten controleren?
Laat zelf opgestelde algemene voorwaarden controleren voordat u ze gebruikt. Dat geldt zeker als u werkt met consumenten, grotere opdrachten, online verkoop, software, terugkerende abonnementen of hoge aansprakelijkheidsrisico’s.
Controle is ook verstandig als u voorwaarden van internet heeft gebruikt, AI heeft ingezet of oude voorwaarden heeft aangepast.
Met een juridische controle weet u of de tekst klopt, of belangrijke bepalingen ontbreken en of de voorwaarden aansluiten op uw onderneming.
Wat controleert een jurist bij algemene voorwaarden?
Een jurist kijkt niet alleen naar taal en opmaak. De belangrijkste vraag is of de voorwaarden juridisch werken.
Daarbij wordt gekeken naar aansprakelijkheid, betaling, klachten, garantie, incasso, eigendomsvoorbehoud, opzegging, ontbinding, overmacht, consumentenrecht, privacy, intellectueel eigendom en toepasselijk recht.
Ook wordt beoordeeld of de voorwaarden aansluiten op uw website, offertes, contracten, bestelproces en facturen. Een goede tekst heeft weinig waarde als u die verkeerd gebruikt.
Zelf algemene voorwaarden opstellen of laten opstellen?
Zelf algemene voorwaarden opstellen kan een begin zijn. U denkt dan alvast na over uw werkwijze, risico’s en klantafspraken.
Voor daadwerkelijk gebruik is maatwerk meestal verstandiger. Algemene voorwaarden moeten uw onderneming beschermen op de punten waar u het meeste risico loopt.
Wilt u zekerheid? Laat dan uw algemene voorwaarden opstellen of controleren door MKB Juristen.
Wat is beter: algemene voorwaarden controleren of opnieuw opstellen?
Heeft u al voorwaarden? Dan is controle soms voldoende. Dat geldt als de basis goed is en alleen enkele onderdelen moeten worden aangepast.
Zijn de voorwaarden gekopieerd, verouderd, te algemeen of niet afgestemd op uw onderneming? Dan is opnieuw opstellen vaak beter.
Via onze ContractCheck™ kunnen wij bestaande voorwaarden controleren. Daarna weet u of aanpassen genoeg is of dat een nieuwe set verstandiger is.
Hulp nodig bij algemene voorwaarden?
Wilt u zelf algemene voorwaarden opstellen, maar twijfelt u of de tekst juridisch klopt? MKB Juristen helpt ondernemers met het controleren, aanpassen en opstellen van algemene voorwaarden.
Wij kijken naar uw onderneming, klanten, branche, risico’s en manier van werken. Zo krijgt u voorwaarden die niet alleen juridisch juist zijn, maar ook praktisch bruikbaar.
Bekijk ook onze pagina over contracten of lees meer over algemene voorwaarden opstellen bij Ondernemersplein.
