Soms kan of wil je nog geen definitief contract sluiten. Bijvoorbeeld omdat je eerst even een boekenonderzoek wilt doen of omdat er nog onduidelijkheid bestaat over de zaak waarop het contract betrekking heeft. In zo’n geval stelt men al eens een intentieverklaring of een letter of intent op. Lekker handig, want indien een en ander uiteindelijk niet zo rooskleurig blijkt te zijn trek je je toch gewoon terug? Nou, zo eenvoudig is het niet. In tegenstelling tot jouw voornemens tussen kerst en nieuw, zijn de bepalingen van een intentieverklaring veel dwingender.
Afspraken moet je naleven
In de intentieverklaring zijn vaak een aantal praktische afspraken opgenomen. Denk bijvoorbeeld aan het uitbesteden van een vooronderzoek aan een derde partij. Ook kan je in de intentieverklaring afspraken opnemen met betrekking tot de kosten daarvan, de geheimhouding van de verstrekte informatie en andere verplichtingen die aan de totstandkoming van de overeenkomst voorafgaan. Dergelijke afspraken staan niet ter discussie en moeten gewoon worden nageleefd, ook indien er uiteindelijk geen overeenkomst wordt gesloten.
De redelijke verwachtingen van de partijen
Wat de feitelijke totstandkoming van de overeenkomst betreft, staan de redelijke verwachtingen van de partijen centraal. Op basis van de opgenomen bepalingen, maar ook in functie van de verklaringen en gedragingen in de precontractuele fase, moet worden nagegaan hoe ver de intentieverklaring strekt. Hadden de partijen enkel de intentie om een vooronderzoek te verrichten of om daadwerkelijk tot een deal over te gaan? En mochten de partijen aannemen dat het ook effectief tot een deal zou komen? Het antwoord op deze vragen zal het dwingend of vrijblijvend karakter boetseren.
Hierbij maakt het met andere woorden niet uit hoe je de overeenkomst of verklaring noemt: het is niet omdat het om een intentieverklaring gaat, dat er geen overeenkomst tot stand kan komen. Vooral het abrupt afbreken van de onderhandelingen kan nefaste gevolgen hebben. Zelfs met een goede intentieverklaring zal je nog steeds zorgvuldig te werk moeten gaan en voldoende moeten onderbouwen waarom de overeenkomst niet tot stand kan komen. Uiteraard kan de intentieverklaring wel duidelijkheid bieden met betrekking tot de inlichtingen die je in dat geval al dan niet moet verstrekken.
Redelijke verwachtingen beperken
Gelukkig bestaan er verschillende manieren om de redelijke verwachtingen in te dammen. Dan is het wel belangrijk dat je de intentieverklaring zorgvuldig opstelt. Zo kan je bijvoorbeeld aangeven aan welke voorwaarden moet voldaan zijn vooraleer de partijen een definitieve overeenkomst aangaan. Of je kan bepalen onder welke voorwaarden de partijen zich uit de onderhandelingen terug mogen trekken. Dan kan de tegenpartij niet zomaar aanhalen andere verwachtingen te koesteren.
Houd er wel rekening mee dat eventuele latere verklaringen of gedragingen nog steeds roet in het eten kunnen gooien. Maar net daarom mogen heldere opschortende voorwaarden niet ontbreken.
Het belang van een goede intentieverklaring
Een intentieverklaring is duidelijk minder vrijblijvend dan men al eens denkt. Om nog niet meteen gebonden te zijn, is het belangrijk dat de intentieverklaring met een maximale zorg wordt opgesteld. Strikte opschortende voorwaarden moeten ervoor zorgen dat de totstandkoming van de overeenkomst niet zomaar kan worden afgedwongen. Anderzijds moeten sommige afspraken dan weer duidelijk bindend zijn, bijvoorbeeld wat de verdeling van de onderzoekskosten betreft.
Denk tot slot aan talloze andere bepalingen die onontbeerlijk zijn voor een goede intentieverklaring. Het gaat men name om het geheimhoudingsbeding, bevoegdheidsbedingen en boeteclausules. In een goede intentieverklaring zijn zij standaard terug te vinden.
Loop je liever geen risico? Laat de intentieverklaring dan opstellen door onze specialisten. Zo hoef je je nooit achter de oren te krabben. Plan vandaag nog een telefonisch intakegesprek in met een van onze juristen.
