Voordelen afkomstig van derden maar gegund door werkgever = loon

Ja: een voordeel dat jouw werknemer van een derde ontvangt maar dat jij als werkgever gunt of toestaat, hoort in de regel bij het fiscale loon. Denk aan fooien, vergoedingen van klanten of bezoekers en andere extra’s die voortvloeien uit het werk. Het loonbegrip in de loonbelasting is bewust ruim: het gaat om vrijwel alles wat een werknemer uit zijn dienstbetrekking geniet, ook als het geld niet rechtstreeks van jou komt. Voor jou als ondernemer betekent dat: leg deze voordelen zorgvuldig vast en administreer ze, zodat je discussies met je personeel en met de Belastingdienst voorkomt.

Wanneer is een voordeel van een derde loon? (kort antwoord)

De kernvraag is steeds: ontvangt de werknemer dit voordeel omdat hij of zij het werk verricht? Zo ja, dan telt het meestal mee als loon. In de praktijk wordt vaak naar drie punten gekeken:

1. De werknemer geniet daadwerkelijk een voordeel (geld of iets met geldwaarde).
2. Het voordeel is een beloning voor de werkzaamheden, geen los persoonlijk cadeau.
3. Er is voldoende verband tussen het voordeel en de dienstbetrekking (causaal verband).

Globaal kun je het zo onthouden:

• Wel loon: het voordeel vloeit voort uit de dienstbetrekking en jij staat het als werkgever toe of gunt het (bijvoorbeeld fooien of vergoedingen van klanten voor werk dat tot de functie behoort).
• Geen (of twijfelachtig) loon: een puur persoonlijk geschenk dat losstaat van het werk, of inkomsten uit een echt zelfstandige onderneming naast de baan. Of daarvan sprake is, hangt sterk af van de feiten.

Omdat de grens dun kan zijn, loont het om de situatie te laten beoordelen voordat je conclusies trekt over inhouding of administratie.

Wat houdt het loonbegrip precies in?

Het fiscale loonbegrip is breed geformuleerd. Onder loon valt niet alleen het geld dat je maandelijks overmaakt, maar in beginsel alles wat een werknemer geniet vanwege zijn dienstbetrekking. Daaronder kunnen ook voordelen in natura vallen, zoals een smartphone van de zaak, aandelenopties of andere verstrekkingen.

Die voordelen kunnen voortvloeien uit de afspraken in de arbeidsovereenkomst, maar dat is geen voorwaarde. Ook iets wat niet expliciet in het contract staat, kan loon zijn zodra het zijn oorsprong vindt in het werk. Belangrijk om te weten: dat een voordeel van een ander dan de werkgever komt, sluit loon dus niet uit.

Voordelen van derden, gegund door de werkgever

Een interessante categorie zijn voordelen die niet van jou als werkgever komen, maar van een derde partij, bijvoorbeeld een klant, gast of bezoeker. Zolang jij dat voordeel toestaat of gunt, kan het toch tot het loon van je werknemer worden gerekend. Dit speelde in een fiscale procedure bij de rechtbank Noord-Nederland.

Waar ging die zaak over?

In die zaak was een vrouw als koster werkzaam voor een kerkgemeenschap. Tijdens bijeenkomsten in het kerkgebouw serveerde zij broodjes en versnaperingen en inde zij namens de kerk de zaalhuur. Voor haar horeca-activiteiten bracht zij vergoedingen in rekening die afhingen van het aantal consumpties, en zij investeerde zelf in keukenapparatuur.

Op grond daarvan wilde zij de zelfstandigenaftrek toepassen, omdat het volgens haar ging om een zelfstandige onderneming los van haar dienstbetrekking. De inspecteur stelde echter dat het wel degelijk loon uit dienstbetrekking betrof. Het geschil belandde bij de rechtbank.

Wat besliste de rechter?

De rechtbank volgde de inspecteur. Uit de arbeidsovereenkomst bleek dat de koster ook verantwoordelijk was voor de exploitatie van de keuken en het buffet, en een eerdere verklaring van de kerkenraad bevestigde dat beeld. Hoewel de vrouw zelf in apparatuur investeerde, oordeelde de rechter dat er geen sprake was van een zelfstandige onderneming: de horeca-activiteiten maakten deel uit van haar functie als koster.

Het meest opvallende is dat de rechter ook de ontvangen vergoedingen als loon kwalificeerde. Die vergoedingen kwamen immers niet van de werkgever, maar van derden. Toch werden ze als loon aangemerkt, omdat de werkgever ze gunde en ze hun oorsprong vonden in het werk.

De les voor ondernemers: het etiket dat een werknemer (of jijzelf) op een vergoeding plakt, is niet doorslaggevend. Wat telt, is of het voordeel zijn oorsprong vindt in het werk en door jou wordt toegestaan of gegund.

Fooien: belast inkomen, ook zonder loonheffing via de werkgever

Het bekendste voorbeeld van voordelen van derden is de fooi, vooral in de horeca. Hierbij is een belangrijk onderscheid van belang tussen jouw rol als werkgever (de loonheffing) en de eigen aangifteplicht van je werknemer.

• Voor de werknemer: fooien vormen in beginsel belastbaar inkomen. De werknemer moet ontvangen fooien opgeven in de aangifte inkomstenbelasting, ook al houdt de werkgever er geen loonheffing op in.
• Voor de werkgever: als je het loon volledig los van fooien hebt vastgesteld en je betaalt ten minste het wettelijk minimumloon of het cao-loon, hoef je over de fooien doorgaans geen loonheffing in te houden. Betaal je een werknemer in de horeca minder dan het wettelijk of cao-verplichte loon, dan kan de Belastingdienst aannemen dat het verschil met fooien wordt aangevuld; dat deel kan dan wel als loon worden belast.

De Belastingdienst heeft het uitgangspunt dat de werkgever niet hoeft in te houden op fooien die rechtstreeks van derden (zoals klanten) komen, in recente standpunten van de kennisgroep nog eens bevestigd. De werknemer geeft dan zelf het werkelijk ontvangen bedrag op. Dit ligt anders zodra fooien via de werkgever lopen of het loon onder de wettelijke ondergrens zakt. Omdat deze spelregels regelmatig verder worden verduidelijkt, is het verstandig je eigen situatie te laten toetsen voordat je conclusies trekt over de inhouding.

Aan wie behoren de fooien toe?

Naast de fiscale kant speelt de civielrechtelijke vraag: van wie zijn de fooien eigenlijk? Het uitgangspunt is dat fooien aan het personeel toebehoren, ook wanneer ze in een gemeenschappelijke spaarpot belanden of via de pin of QR-code worden betaald. Een werkgever mag fooien in beginsel niet gebruiken om eigen kosten of loonverplichtingen mee te dekken.

Als werkgever kun je in de praktijk alleen meedelen in de fooien voor zover je zelf op de werkvloer staat en meewerkt. Vroeger wees de werkgever soms een werknemer aan die de verdeling van de fooien regelde, en daarmee was de kous af. Nu fooien steeds vaker digitaal binnenkomen, ligt dat ingewikkelder: je moet als werkgever zorgen voor een nette verdeling en bovendien kunnen aantonen dat het daadwerkelijk om een fooi gaat en niet om omzet of belastbaar loon van de onderneming.

Waarom je dit als ondernemer goed moet vastleggen

Vergoedingen van derden leiden geregeld tot discussie, niet alleen tussen werkgever en werknemer, maar ook richting de Belastingdienst. De kwalificatie als loon kan gevolgen hebben voor de loonheffing, voor de vraag of er sprake is van zelfstandigheid en voor je administratie. Worden bedragen ten onrechte niet als loon verwerkt, dan riskeer je naheffingen en discussies achteraf.

Je beperkt die risico’s door duidelijke afspraken op papier te zetten en een heldere administratie bij te houden. Denk aan:

• Vastleggen welke voordelen of vergoedingen van derden je toestaat en onder welke voorwaarden.
• Een transparante regeling voor het innen en verdelen van fooien, zeker bij pin- en QR-betalingen.
• Een onderbouwing waaruit blijkt dat bedragen daadwerkelijk fooi zijn en geen verkapt loon of omzet.
• Afspraken hierover opnemen in de arbeidsovereenkomst of in een personeelshandboek, zodat ze voor iedereen helder zijn.

Een goede onderbouwing helpt je niet alleen in de relatie met je personeel, maar ook als de inspecteur vragen stelt.

Veelgestelde vragen over voordelen van derden en loon

Zijn fooien belast?

Voor de werknemer zijn fooien in beginsel belastbaar inkomen dat in de aangifte inkomstenbelasting hoort te worden opgegeven. Of jij als werkgever er loonheffing over moet inhouden, hangt af van je situatie, onder meer of het betaalde loon ten minste het wettelijk minimumloon of cao-loon bedraagt. Laat dit voor je eigen geval beoordelen.

Vallen voordelen van klanten of bezoekers onder het loon van mijn werknemer?

Dat kan. Als een voordeel van een derde voortvloeit uit het werk en jij het als werkgever toestaat of gunt, kan het tot het loon worden gerekend, ook al betaal jij het niet zelf. De rechtbank Noord-Nederland kwam in de besproken zaak tot dat oordeel.

Wanneer is een voordeel van een derde géén loon?

Als het verband met het werk ontbreekt. Een echt persoonlijk cadeau dat losstaat van de functie, of inkomsten uit een aantoonbaar zelfstandige onderneming naast de baan, vallen er in beginsel buiten. Doorslaggevend zijn de feiten: hoe meer het voordeel met het werk samenhangt, hoe sneller het loon is.

Aan wie behoren gepinde fooien toe?

Fooien behoren in beginsel toe aan het personeel, ook als ze gepind, via QR-code of in een gezamenlijke pot terechtkomen. Als werkgever kun je daar normaal gesproken alleen in delen voor zover je zelf meewerkt op de werkvloer.

Hoe voorkom ik discussie met de Belastingdienst over fooien?

Zorg voor heldere afspraken en een transparante administratie waaruit blijkt hoe fooien worden geind en verdeeld en dat het daadwerkelijk om fooien gaat. Daarmee sta je sterker als de inspecteur vragen stelt.

Maakt het uit of de werknemer zelf investeert, zoals in apparatuur?

Niet per se. In de besproken zaak investeerde de werknemer zelf in keukenapparatuur, maar dat maakte de activiteit nog geen zelfstandige onderneming. Doorslaggevend was dat de werkzaamheden onderdeel waren van haar functie.

Geldt dit alleen voor de horeca?

Nee. Fooien zijn het bekendste voorbeeld, maar het principe geldt breder: ieder voordeel van een derde dat voortvloeit uit het werk en door de werkgever wordt gegund, kan loon zijn. Denk ook aan vaste klantvergoedingen of structurele bonussen van opdrachtgevers.

Laat je afspraken juridisch dichttimmeren

Twijfel je of een vergoeding loon is, of wil je de regels rond fooien en voordelen van derden goed vastleggen? Onze juristen brengen je situatie in kaart en zetten heldere afspraken op papier, zodat je onnodige geschillen met personeel en fiscus voorkomt.

Bekijk onze expertise in arbeidsrecht of lees meer over onze rechtshulp voor ondernemers. Wil je direct sparren met een jurist? Plan een vrijblijvende intake in.