ما هو دليل الموظف؟ شرح واستخدام

ما هو دليل الموظف؟ هو وثيقة يُدوّن فيها صاحب العمل قواعد العمل، وقواعد السلوك، وشروط وأحكام التوظيف التي تنطبق على جميع الموظفين. تشمل الأمثلة قواعد الغياب والإجازات، ومدونة السلوك، واستخدام موارد الشركة، ولوائح السلامة. مع أن الدليل ليس إلزاميًا قانونيًا، إلا أنه يُنصح به بشدة: فهو يُضفي وضوحًا، ويمنع النزاعات، ويجعل القواعد قابلة للتنفيذ عند الإشارة إليها في عقد العمل.

الإجابة المختصرة

• ما هو: مجموعة من القواعد الداخلية وقواعد السلوك التي تنطبق على جميع الموظفين.
• لماذا: الوضوح، والمساواة في المعاملة، وإمكانية تطبيق القواعد.
• هل هو إلزامي؟ لا، ولكن يُنصح به بشدة بمجرد توفر الموظفين.
• المواضيع: التغيب عن العمل، الإجازات، مدونة قواعد السلوك، السلامة، استخدام أصول الشركة.
• الأثر: لا يكون قابلاً للتنفيذ إلا إذا نص عقد العمل على ذلك.
• يرجى الملاحظة: اتفاقية العمل الجماعية لها الأولوية على الدليل؛ وقد يكون إجراء التغييرات صعباً.

ما هو دليل الموظف تحديداً؟

دليل الموظف هو ملخص مكتوب للقواعد والاتفاقيات داخل المؤسسة. في عقد العمل، تُسجل الاتفاقيات الفردية: المنصب، والراتب، وساعات العمل. يحتوي الدليل على القواعد العامة التي تُطبق بالتساوي على الجميع. بهذه الطريقة، لا داعي لتكرار الأحكام نفسها في كل عقد، ويُحافظ على عقد العمل موجزًا.

يتضمن دليل الموظف عادةً شرحاً لكيفية الإبلاغ عن المرض، وعدد أيام الإجازة وكيفية طلبها، والسلوك المقبول وغير المقبول، وكيفية استخدام الهاتف والكمبيوتر المحمول وسيارة الشركة. وهو بمثابة دليل مرجعي لكل من صاحب العمل والموظف.

لماذا نستخدم دليل المستخدم؟

لا يُعدّ الدليل غاية في حد ذاته، ولكنه يحلّ مشاكل ملموسة:

• الوضوح. يعرف الموظفون موقفهم بوضوح؛ وتتجنب بذلك المناقشات اللاحقة.
• المساواة في المعاملة. إن تطبيق القواعد نفسها على الجميع يقلل من خطر اتهامات التعسف.
• إمكانية التنفيذ. في حالة السلوك غير المرغوب فيه أو التغيب المتكرر، لديك إطار عمل واضح يمكنك الاعتماد عليه.
• الكفاءة. يتم إلحاق الموظفين الجدد بشكل أسرع ويعرفون مكان وجود المعلومات.

ما هي المواضيع التي يجب أن تتضمنها؟

يختلف المحتوى باختلاف المنظمة، ولكن هذه المواضيع تتكرر دائمًا تقريبًا:

• قواعد العمل: ساعات العمل، فترات الراحة، الزي الرسمي، استخدام معدات الشركة.
• مدونة قواعد السلوك: السلوك، والنزاهة، والسلوك غير المرغوب فيه، وإجراءات تقديم الشكاوى.
• التغيب عن العمل: الإبلاغ عن المرض، والفحوصات، وإعادة الاندماج، والالتزامات أثناء المرض.
• الإجازات: الإجازة السنوية، الإجازة الخاصة، إجازة الوالدين وإجراءات التقديم.
• السلامة: لوائح الصحة والسلامة، استخدام معدات الحماية، الحوادث.

العلاقة بعقد العمل واتفاقية العمل الجماعية

لا يُعدّ الدليل مرجعًا قائمًا بذاته، بل يخضع لتسلسل هرمي واضح. لاتفاقية العمل الجماعية : فإذا وردت قاعدة ما في اتفاقية عمل جماعية سارية المفعول، فلا يجوز للدليل أن يخالفها. يلي ذلك عقد العمل: أي الاتفاقيات الفردية. الدليل هذه الاتفاقيات بالقواعد الجماعية.

هام: لا ينطبق دليل الموظف إلا إذا نصّ عقد العمل على ذلك، وكان الموظف قد استلمه أو أتيحت له فرصة الاطلاع عليه. وبدون هذا الربط، يصعب تطبيق القواعد.

بند التعديل من جانب واحد (المادة 7:613 من القانون المدني الألماني)

لا يُعدّ دليل الموظفين وثيقةً ثابتة. ومع ذلك، لا يجوز تعديله بما يضرّ بالموظفين. إذا رغبتَ في امتلاك حقّ التعديل من جانب واحد، فيجب عليك تضمين بند التعديل الأحادي وفقًا للمادة 7:613 من القانون المدني الهولندي، وعادةً ما يكون ذلك في عقد العمل مع الإشارة إلى الدليل. وحتى مع وجود هذا البند، لا يجوز لك إجراء تغييرات إلا في حال وجود مصلحة ملحّة تفوق مصلحة الموظف في حال بقاء الشروط دون تغيير.

بدون بند تعديل، يُشترط عادةً موافقة الموظف على التغييرات غير المواتية. أما التعديلات المحايدة أو المواتية (مثل منح إجازة إضافية) فهي أسهل في التنفيذ.

توصية صادقة

بالنسبة لشركة صغيرة تضم عددًا قليلًا من الموظفين ولديها اتفاقيات واضحة، يمكنك البدء بسهولة بإعداد دليل إرشادي بنفسك: اجمع قواعد العمل الداخلية، واستخدم مثالًا كأساس، وأشر إليه في عقد العمل. لست بحاجة إلى محامٍ لهذه النسخة الأساسية. مع ذلك، يُنصح بمراجعة محامٍ للنسخة الأساسية عند النظر في بنود التعديل الأحادي، أو علاقتها باتفاقية العمل الجماعية، أو المواضيع الحساسة مثل مدونة السلوك ومراقبة الغياب. هنا تكمن المخاطر القانونية التي قد تُكلفك الكثير لاحقًا.

اقرأ المزيد: اطلع على دليل الموظف ، واقرأ كيفية صياغة دليل الموظف والمزالق التي يجب تجنبها.

الأسئلة الشائعة