ما هو البريد الإلكتروني وبروتوكول الإنترنت؟ شرح واستخدام

ما هو بروتوكول البريد الإلكتروني والإنترنت؟ هو نظام داخلي يحدد كيفية استخدام الموظفين للبريد الإلكتروني الخاص بالعمل والإنترنت، والشروط التي تخوّل صاحب العمل مراقبة هذا الاستخدام. يوفر البروتوكول وضوحًا بشأن الاستخدام الشخصي، وما هو مسموح به، وحدود المراقبة. بدون هذا النظام، يواجه صاحب العمل مخالفات تتعلق بقواعد الخصوصية، لأن مراقبة الموظفين تُعدّ انتهاكًا لحقهم الأساسي في الخصوصية (المادة 8 من الاتفاقية الأوروبية لحقوق الإنسان) وتندرج تحت اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). يُمكّن البروتوكول الجيد من المراقبة ضمن الإطار القانوني.

الإجابة المختصرة

• ما هو: مدونة سلوك داخلية تتعلق باستخدام ومراقبة البريد الإلكتروني والإنترنت في العمل.
• الهدف: الوضوح ووجود أساس صالح للسماح بمراقبة الاستخدام.
• من: صاحب العمل والموظفون؛ مجلس العمل له الحق في الموافقة.
• الإطار القانوني: اللائحة العامة لحماية البيانات، والمادة 8 من الاتفاقية الأوروبية لحقوق الإنسان (الخصوصية) والمادة 27 من قانون العمل (موافقة مجلس العمل).
• جوهر الأمر: الشفافية المسبقة فيما يتعلق بما هو مسموح به وكيفية إجراء عمليات التدقيق.

ما هو بروتوكول البريد الإلكتروني والإنترنت ولماذا تحتاجه؟

يستخدم الموظفون البريد الإلكتروني والإنترنت يوميًا، غالبًا لأغراض العمل، وأحيانًا لأغراض شخصية. وبصفتك صاحب عمل، لديك مصلحة في مراقبة أمن بيانات الشركة وحمايتها ومنع إساءة استخدامها والامتثال للوائح الداخلية. مع ذلك، فإن مراقبة الموظفين ليست مطلقة، إذ تنتهك حقهم في الخصوصية وسرية الاتصالات. يحل بروتوكول البريد الإلكتروني والإنترنت هذه المشكلة بتوضيح ما هو مسموح به مسبقًا، وما هو الاستخدام الشخصي المقبول، وتحت أي شروط يجوز لصاحب العمل المراقبة.

جوهر الأمر هو الشفافية. ينصّ النظام العام لحماية البيانات (المادة 5) على ضرورة أن تكون معالجة البيانات الشخصية عادلة وشفافة. إذا تمّت مراقبة الموظفين دون علمهم المسبق بذلك وكيفية القيام به، فإنّ هذه المراقبة تُعدّ غير قانونية في أغلب الأحيان. يفي البروتوكول بهذا الواجب في الإبلاغ، ويضع في الوقت نفسه القواعد الأساسية التي يجب على الطرفين الالتزام بها.

ما الذي ينظمه البروتوكول؟

يحتوي بروتوكول البريد الإلكتروني والإنترنت عادةً على المكونات التالية:

• الاستخدام المسموح به: ما هو المسموح به لأغراض العمل وإلى أي مدى يُسمح بالاستخدام الخاص.
• الاستخدام المحظور: على سبيل المثال، التنزيلات غير القانونية، والمحتوى التمييزي أو المسيء، ومشاركة الأسرار التجارية.
• التحكم: ما إذا كان صاحب العمل يراقب الاستخدام ومتى وكيف ومن هو المخول للقيام بذلك.
• تحديد الغرض: الغرض الذي يتم من أجله إجراء الفحص، على سبيل المثال الأمن أو التحقيق في حالة وجود اشتباه ملموس.
• فترات الاحتفاظ: المدة التي يتم فيها الاحتفاظ ببيانات السجل.
• العواقب: ما هي الإجراءات التي تترتب على حدوث انتهاك؟

حدود السيطرة

يُسمح بالمراقبة، ولكن ضمن حدود معينة. يجب أن يكون لدى صاحب العمل مصلحة مشروعة (المادة 6(1)(و) من اللائحة العامة لحماية البيانات)، وأن تكون المراقبة ضرورية ومتناسبة. وهذا يعني: عدم جواز المراقبة الهيكلية الشاملة إذا كان هناك إجراء أقل تقييدًا كافيًا. يُسمح بالمراقبة الموجهة بناءً على اشتباه محدد بدلًا من المراقبة الدائمة. وقد قضت المحكمة الأوروبية لحقوق الإنسان في سوابقها القضائية بضرورة إبلاغ الموظفين مسبقًا بطبيعة المراقبة ونطاقها، وأن يكون انتهاك خصوصيتهم متناسبًا مع الهدف.

ينطبق أيضاً مبدأ حسن التوظيف (المادة 7:611 من القانون المدني الهولندي). ويُعدّ قيام صاحب العمل بالتفتيش سراً ودون سبب في المراسلات الخاصة للموظفين انتهاكاً لهذا المبدأ، حتى وإن بدا أن هناك أساساً قانونياً.

دور مجلس العمال

عادةً ما يكون البريد الإلكتروني وبروتوكول الإنترنت نظامًا لتتبع الموظفين أو لائحةً تتعلق بمعالجة بياناتهم. ويحق لمجلس العمل الحصول على الموافقة على ذلك بموجب المادة 27 من قانون مجالس العمل. وبدون موافقة مجلس العمل، لا تُنفَّذ هذه اللائحة بشكلٍ قانوني. إذا لم يكن لدى شركتكم مجلس عمل، فلا ينطبق حق الموافقة هذا، ولكن تظل متطلبات اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) ومعايير التوظيف الجيد ساريةً بالكامل.

مثال عملي: تشكّ إحدى الشركات الصغيرة والمتوسطة في أن أحد موظفيها يرسل معلومات حساسة خاصة بالعمل إلى بريده الإلكتروني الشخصي. ولأن الشركة لديها بروتوكول للبريد الإلكتروني والإنترنت يسمح بإجراء فحوصات محددة في حال وجود اشتباه مؤكد، ولأن مجلس العمل قد وافق على ذلك، يُسمح للشركة بفحص صندوق بريد العمل وفق شروط معينة. وبدون هذا البروتوكول، لكانت هذه المراقبة غير قانونية على الأرجح.

توصية صادقة

لا تحتاج دائمًا إلى محامٍ. إذا كنت صاحب عمل صغيرًا لا تحتاج إلى رقابة، ويكفيك نظام داخلي موجز بشأن الاستخدام العادي، فستكون وثيقة بسيطة كافية. مع ذلك، إذا كنت بحاجة إلى تفتيش فعلي، أو تعالج بيانات حساسة، أو لديك مجلس عمال، يُنصح بالاستعانة بمحامٍ. إن الجمع بين اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، والمادة 8 من الاتفاقية الأوروبية لحقوق الإنسان، وحق الموافقة بموجب المادة 27 من قانون مجالس العمال، يعني أن أي بروتوكول غير صحيح لا قيمة له عمليًا: فالتفتيش القائم على بروتوكول غير صالح لن يُعتد به في المحكمة.

هل تريد معرفة المزيد؟ اطلع على بروتوكول البريد الإلكتروني والإنترنت ، واقرأ عن صياغة بروتوكول البريد الإلكتروني والإنترنت وعن الاستعانة بفني لصياغته .

الأسئلة الشائعة