يقوم مكتب MKB Juristen بصياغة المستندات القانونية المخصصة
من الأفضل عدم تجميع أو نسخ العقود والشروط والأحكام المهمة، وغيرها من المستندات القانونية بنفسك. نحن نساعد رواد الأعمال ذوي الميزانية المحدودة من خلال حلول قانونية مصممة خصيصًا لهم، وتكاليف واضحة مسبقًا، وشروحات عملية.
- العقود المخصصة، والشروط والأحكام، والوثائق القانونية
- مناسب للميزانية وواضح بشأن التكاليف مقدماً
- اطلب استشارة مجانية أو عرض سعر بدون أي التزام
تتضمن صياغة سياسة الخصوصية تحديد المسؤول عن البيانات الشخصية داخل مؤسستك، والإجراءات المطبقة، ومدة الاحتفاظ بالبيانات، والتدابير الأمنية المتخذة، وذلك من خلال وثيقة داخلية. تُعدّ سياسة الخصوصية وثيقة توجيهية لموظفيك، وليست مجرد بيان خارجي على موقعك الإلكتروني. ويستند محتواها إلى التزام المساءلة المنصوص عليه في المادة 5، الفقرة 2 من اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، وواجب اتخاذ التدابير المناسبة المنصوص عليه في المادة 24. فيما يلي العناصر التي يجب أن تتضمنها سياسة الخصوصية، والنهج المتبع لجعلها وثيقة فعّالة.
الإجابة المختصرة
- تحديد الأدوار: من هو مراقب البيانات ومن هو المسؤول داخلياً.
- رابط إلى سجل المعالجة: عمليات المعالجة التي تقوم بها وفقًا للمادة 30.
- حدد فترات الاحتفاظ لكل فئة من فئات البيانات.
- صف التدابير الأمنية وفقًا للمادة 32.
- يجب تضمين إجراءات التعامل مع اختراق البيانات وفقًا للمادتين 33 و 34.
- قم بتنظيم دورات تدريبية لكي يعرف الموظفون السياسة ويتبعوها.
صياغة سياسة الخصوصية: المكونات القياسية
لا تُجدي سياسة الخصوصية نفعاً إلا إذا كانت متوافقة مع طريقة عمل مؤسستك. وتتكون هذه السياسة من العناصر الأساسية التالية:
- الأدوار والمسؤوليات: من يقرر بشأن المعالجة، ومن يدير الأنظمة، ومن هو نقطة الاتصال للاستفسارات أو الحوادث.
- المبادئ الواردة في المادة 5: تحديد الغرض، وتقليل البيانات، والدقة، وحدود التخزين، مترجمة إلى قواعد عمل ملموسة.
- فترات الاحتفاظ حسب الفئة، مع فترة قانونية عند الاقتضاء.
- الأمن وفقًا للمادة 32: التحكم في الوصول، وسياسة كلمات المرور، والتشفير، والنسخ الاحتياطية.
- إجراءات اختراق البيانات وفقًا للمادتين 33 و 34: كيفية التعرف على اختراق البيانات والإبلاغ عنه وتسجيله.
- المعالجات: ما هي الجهات الخارجية التي تعمل معها وما هي اتفاقيات معالجة البيانات المعمول بها.
- حقوق أصحاب البيانات: كيفية التعامل مع طلب الوصول أو الحذف.
الأدوار وسجل المعالجة
ابدأ بتحديد المسؤوليات. في الشركات الصغيرة والمتوسطة، عادةً ما تكون الإدارة هي المتحكمة بالبيانات، مع وجود موظف أو أكثر كجهة اتصال داخلية. يُشترط وجود مسؤول حماية البيانات في حالات محددة فقط، مثل المعالجة واسعة النطاق لفئات خاصة من البيانات، ولكن يمكنك تعيينه طوعًا.
بعد ذلك، اربط السياسة بسجل المعالجة الوارد في المادة 30. يسرد هذا السجل عمليات المعالجة التي تُجريها، والغرض منها، والأساس القانوني الذي تستند إليه. بدون هذا السجل، تبقى السياسة معلقة، لأنك لا تعرف تحديدًا ما تحتاج إلى إدارته. السجل هو بمثابة السجل، والسياسة هي القواعد الأساسية التي تحكمه.
الأمن وتسريبات البيانات
تنص المادة 32 على ضرورة اتخاذ تدابير تقنية وتنظيمية مناسبة. والمقصود بالمناسبة هنا هو ما يتناسب مع المخاطر؛ لذا، تتخذ المنظمة التي تتعامل مع ملفات حساسة تدابير أكثر صرامة من الشركة التي تعالج بيانات العناوين فقط. وتشمل هذه التدابير، على سبيل المثال، التحكم في الوصول بناءً على الأدوار، وكلمات المرور القوية، وتشفير أجهزة الكمبيوتر المحمولة، والنسخ الاحتياطية الموثقة، وسياسة واضحة بشأن استخدام الأجهزة الشخصية.
بالإضافة إلى ذلك، يجب تضمين إجراءات خاصة بخرق البيانات. تنص المادة 33 على وجوب إبلاغ هيئة حماية البيانات الهولندية عن أي خرق للبيانات خلال 72 ساعة مبدئيًا، ما لم يكن الخطر على أصحاب البيانات منخفضًا. في حالة ارتفاع الخطر، يجب أيضًا إبلاغ أصحاب البيانات وفقًا للمادة 34. وثّق كيفية إبلاغ الموظف عن خرق مشتبه به، ومن يقوم بتقييمه، ومن يتولى معالجة البلاغ.
من الورق إلى التطبيق
لن تفيدك سياسة مهملة في درج مكتبك أثناء التدقيق ولن تمنع وقوع الحوادث. تأكد من إلمام الموظفين بها، وناقشها معهم عند التعيين، وكرر مبادئها الأساسية دوريًا. وثّق ذلك بإيجاز، فهو جزء من واجب المساءلة.
مثال موجز: عيادة أسنان في بريدا تضم ثمانية موظفين تعالج بيانات طبية حساسة. تنص سياسة الخصوصية على أن الأطباء فقط هم من يمكنهم الوصول إلى الملفات، وأن النظام يسجل الخروج تلقائيًا، وأن البيانات تُحفظ وفقًا لفترة الاحتفاظ المحددة للسجلات الطبية، وأنه يجب الإبلاغ عن أي خرق مشتبه به للبيانات إلى مدير العيادة في نفس اليوم. خلال عملية التدقيق، يمكن للعيادة إثبات أن هذه السياسة مناسبة لحساسية البيانات.
توصية صادقة
إذا كنت تعمل بمفردك أو ضمن فريق صغير وتقتصر معالجتك على البيانات القياسية، فيمكنك بسهولة صياغة سياسة خصوصية بنفسك. اجعلها موجزة، واجعلها متوافقة مع سجل معالجة البيانات، وتأكد من أن فترات الاحتفاظ بالبيانات وإجراءات اختراق البيانات تتوافق مع الممارسات الحالية. لست بحاجة إلى محامٍ للقيام بذلك.
اطلب المساعدة فورًا عند التعامل مع بيانات حساسة، أو وجود موظفين في مواقع متعددة، أو استخدام معالجات متعددة، أو تخزين لقطات كاميرات المراقبة. تكمن الصعوبة حينها في مواءمة الأدوار ومستويات الأمان والإجراءات مع المخاطر. يساعدك خبير قانوني في وضع سياسة فعّالة تفي بالتزاماتك القانونية على أكمل وجه.
هل ترغب بمعرفة المزيد أو ترتيب ذلك على الفور؟ اطلع على سياسة الخصوصية الخاصة بمكتب MKB Juristen، واقرأ أولاً ما هي سياسة الخصوصية ، وتعرف على تكلفة صياغة سياسة الخصوصية .
الأسئلة الشائعة
قم بتحديد الأدوار والمسؤوليات، واربط السياسة بسجل المعالجة الخاص بك بموجب المادة 30، وحدد فترات الاحتفاظ، واشرح التدابير الأمنية وفقًا للمادة 32، وقم بتضمين إجراء اختراق البيانات وفقًا للمادتين 33 و34. وأخيرًا، تأكد من أن الموظفين على دراية بالسياسة.
لا يوجد نموذج قانوني محدد، ولكن السياسة العملية تتضمن الأدوار، ومبادئ المادة 5، وفترات الاحتفاظ بالبيانات، والأمن بموجب المادة 32، وإجراءات اختراق البيانات، والتعامل مع جهات المعالجة، والتعامل مع حقوق أصحاب البيانات. وتفي هذه العناصر مجتمعةً بالتزام المساءلة.
في حالات محددة فقط، مثل المعالجة واسعة النطاق لفئات بيانات خاصة أو المراقبة المنهجية. فيما عدا هذه الحالات، يمكنك تعيين جهة اتصال طوعًا. بالنسبة لمعظم الشركات الصغيرة والمتوسطة، يكفي وجود شخص مسؤول داخليًا.
بالنسبة لكل فئة من فئات البيانات، يُعتمد مبدأ تحديد مدة التخزين المنصوص عليه في المادة 5. وفي حال انطباق فترة قانونية، كالتزام الاحتفاظ الضريبي لمدة سبع سنوات للفواتير، يُعتمد ذلك. أما بالنسبة للبيانات الأخرى، فيُحدد فترة أو معيار محدد.
كيفية قيام الموظف بالتعرف على الاختراق المشتبه به والإبلاغ عنه، ومن يقوم بتقييمه، ومن يتولى إخطار هيئة حماية البيانات الهولندية. تنص المادة 33 عمومًا على ضرورة الإبلاغ في غضون 72 ساعة؛ وفي حالة وجود خطر كبير، يتم أيضًا إبلاغ أصحاب البيانات وفقًا للمادة 34.
نعم. لا تُجدي السياسة نفعًا إلا إذا كان الموظفون على دراية بها ويلتزمون بها. ناقشها عند التوظيف، واجعل جوهرها سهل الوصول إليه، وكررها دوريًا. وثّق بإيجاز أنك تفعل ذلك، فهذا جزء من واجب المساءلة.
سياسة الخصوصية داخلية وتوضح آلية عمل مؤسستكم. أما بيان الخصوصية الخارجي فيُعلم الزوار والعملاء. يجب أن يتوافق ما تُعدّونه داخلياً مع ما تعدون به خارجياً، لكنهما وثيقتان منفصلتان موجهتان لجمهورين مختلفين.
