يقوم مكتب MKB Juristen بصياغة المستندات القانونية المخصصة
من الأفضل عدم تجميع أو نسخ العقود والشروط والأحكام المهمة، وغيرها من المستندات القانونية بنفسك. نحن نساعد رواد الأعمال ذوي الميزانية المحدودة من خلال حلول قانونية مصممة خصيصًا لهم، وتكاليف واضحة مسبقًا، وشروحات عملية.
- العقود المخصصة، والشروط والأحكام، والوثائق القانونية
- مناسب للميزانية وواضح بشأن التكاليف مقدماً
- اطلب استشارة مجانية أو عرض سعر بدون أي التزام
يتضمن إعداد بيان داخلي لحماية خصوصية الموظفين توثيق البيانات التي تتم معالجتها، والغرض منها، والأساس القانوني الذي تستند إليه، ومدة الاحتفاظ بها، وذلك لكل نوع من أنواع معالجة البيانات. يفي هذا البيان بواجب إبلاغ الموظفين بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). تكمن الفائدة الأكبر في اكتماله ودقته؛ فالبيان الذي يخلط بين الأسس القانونية أو يغفل فترات الاحتفاظ بالبيانات يُعطي شعورًا زائفًا بالأمان. فيما يلي قائمة بما يجب تضمينه وما يجب الانتباه إليه.
الإجابة المختصرة
- المسؤول: من هو المسؤول وكيفية الاتصال به.
- البيانات المطلوبة: حسب الفئة، من الاسم والعنوان إلى الغياب.
- الغرض والأساس: لماذا تقوم بالمعالجة وعلى أي أساس بموجب المادة 6 من اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR).
- فترات الاحتفاظ: المدة التي تحتفظ فيها بكل فئة.
- المشاركة والحقوق: مع من تشارك وما هي حقوق الموظف.
- أنظمة البيانات والتتبع الخاصة: الصحة، والكاميرات، والمراقبة، مع دور مجلس العمل.
تبدأ صياغة بيان الخصوصية الداخلي للموظفين بجرد البيانات
قبل البدء بالكتابة، حدد البيانات الشخصية التي تعالجها من الموظفين والمتقدمين للوظائف. ضع في اعتبارك إدارة الرواتب، وملفات الموظفين، وتسجيل الغياب، وتقييمات الأداء، وبطاقات الدخول، وربما كاميرات المراقبة. يشكل هذا الجرد الأساس: فقط ما لديك صورة واضحة عنه يمكنك وصفه بدقة في البيان. كذلك، تأكد من مطابقة البيانات مع سجل المعالجة الخاص بك، إن وجد، حيث يجب أن يتطابق البيان مع السجل.
الغرض والأساس القانوني لكل عملية معالجة
لكل فئة من فئات البيانات، حدد الغرض والأساس القانوني. الأساس القانوني مستمد من المادة 6 من اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). في علاقة العمل، هذه هي الأكثر شيوعًا:
- تنفيذ عقد العمل (المادة 6، الفقرة 1، البند الفرعي ب من اللائحة العامة لحماية البيانات): الراتب، الجداول الزمنية، الأداء.
- الالتزام القانوني (المادة 6، الفقرة 1، الفقرة الفرعية ج من اللائحة العامة لحماية البيانات): الالتزام بسجلات الرواتب والاحتفاظ بالضرائب.
- المصلحة المشروعة (المادة 6 (1) (و) من اللائحة العامة لحماية البيانات): الأمن والمصلحة التجارية، مع موازنة المصالح.
توخَّ الحذر عند استخدام الموافقة (المادة 6(1)(أ) من اللائحة العامة لحماية البيانات). نظرًا للعلاقة الهرمية بين صاحب العمل والموظف، غالبًا ما لا تُعدّ الموافقة أساسًا قانونيًا صالحًا. لذا، يُفضَّل أن تُبنى معالجة البيانات على أحد الأسس القانونية الأخرى، وأن تُستخدم الموافقة فقط عند الضرورة القصوى، كوضع صورة على الموقع الإلكتروني على سبيل المثال.
معلومات خاصة وطبيب الشركة
تُعدّ البيانات الصحية بيانات شخصية حساسة، وتندرج تحت المادة 9 من اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، التي تحظر معالجتها من حيث المبدأ. فيما يخص تسجيل الغياب، يعني هذا أنه لا يجوز لك، بصفتك صاحب عمل، تسجيل سوى بيانات محدودة: أن الموظف مريض، والمدة المتوقعة للغياب، والاتفاقات المتعلقة بالعودة إلى العمل، دون ذكر طبيعة الشكاوى أو التشخيص. يُعهد بالتقييم الطبي إلى طبيب الشركة أو قسم الصحة المهنية. يرجى توضيح كيفية تعاملك مع بيانات الغياب والبيانات الصحية في البيان، لكي يكون الموظفون على دراية بما تقوم بتسجيله وما لا تقوم بتسجيله.
جعل فترات الاحتفاظ بالأعضاء ملموسة
ينصّ قانون حماية البيانات العامة (GDPR) على عدم الاحتفاظ بالبيانات لفترة أطول من اللازم. لذا، حدّد فترات الاحتفاظ بالبيانات لكل فئة على حدة. فترات الاحتفاظ الشائعة:
- بيانات الطلب: بعد أربعة أسابيع من الرفض، أو لمدة أقصاها عام واحد بموافقة مقدم الطلب.
- بيانات ضريبة الأجور: سبع سنوات وفقًا لالتزام الاحتفاظ الضريبي (المادة 52 من قانون الأجور).
- نسخة من إثبات الهوية: حتى خمس سنوات بعد انتهاء فترة العمل.
- ملف الموظفين الآخرين: عادةً ما يستمر لمدة تصل إلى عامين بعد انتهاء الخدمة، ولمدة أطول فقط إذا كان هناك سبب لذلك.
يجب أيضاً توضيح كيفية حذف البيانات أو إتلافها بعد انتهاء مدة الاتفاقية. فمدة الاتفاقية بدون آلية تنظيف البيانات تبقى مجرد وعدٍ نظري.
أنظمة تتبع الموظفين ومجلس العمل
إذا كنت تستخدم كاميرات مراقبة، أو تسجيل دخول، أو رصد استخدام الإنترنت والبريد الإلكتروني، فإن ذلك يُعد نظامًا لتتبع الموظفين. بالإضافة إلى الأساس القانوني وتوفير المعلومات اللازمة، تُعد مشاركة الموظفين عنصرًا أساسيًا في هذا السياق. يتطلب قرار استحداث أو تعديل مثل هذا النظام، أو أي لائحة تتعلق بمعالجة البيانات الشخصية وحمايتها، موافقة الموظفين وفقًا للمادة 27 من قانون مجالس العمل. إذا كان لديكم مجلس عمل، فيُرجى طلب الموافقة في الوقت المناسب. فبدون الموافقة، قد يُعتبر القرار باطلًا. يرجى توضيح أنظمة التتبع التي تستخدمونها والغرض من استخدامها في البيان.
مثال توضيحي موجز: قامت شركة نقل صغيرة ومتوسطة بتطبيق نظام تسجيل الرحلات عبر التتبع في شاحنات التوصيل التابعة لها. حددت الشركة في بيان الخصوصية الداخلي البيانات التي تتم معالجتها والغرض منها (التخطيط والأمن)، مستندةً في ذلك إلى المصلحة المشروعة، وحصلت على موافقة مجلس إدارة الشركة. وبناءً على ذلك، استند التسجيل إلى أساس قانوني سليم.
توصية صادقة
بالنسبة لأصحاب العمل الصغار الذين يتبعون نظام رواتب تقليديًا ولا يتعاملون مع كاميرات أو أنظمة مراقبة أو بيانات حساسة، يمكن صياغة بيان خصوصية داخلي بسهولة وبشكل مستقل مع أساس متين. في هذه الحالة، لا حاجة لمحامٍ. ولكن بمجرد التعامل مع بيانات حساسة، أو تطبيق نظام لتتبع الموظفين، أو وجود مجلس عمال، تصبح الصياغة مهمة شاقة: التأكد من صحة الأسس القانونية، وتحديد فترات الاحتفاظ بالبيانات بشكل صحيح، والحصول على موافقة مجلس العمال. في هذه الحالة، يُنصح بالاستعانة بمختص لصياغة البيان أو مراجعته. فوجود أساس قانوني غير صحيح أو إغفال إجراءات الموافقة قد يؤدي إلى غرامات أو قرارات باطلة.
هل ترغب في قراءة المزيد؟ اطلع على بيان خصوصية الموظفين الداخلي في صفحة العقود الخاصة بنا، أو اقرأ أولاً ما هو بيان خصوصية الموظفين الداخلي، أو اكتشف تكلفة صياغة بيان خصوصية الموظفين الداخلي .
الأسئلة الشائعة
مراقب البيانات، والبيانات التي تعالجها لكل فئة، والغرض والأساس القانوني (المادة 6 من اللائحة العامة لحماية البيانات)، وفترات الاحتفاظ، ومع من تشارك البيانات، وحقوق الموظفين، وكيفية تعاملك مع الفئات الخاصة من البيانات وأنظمة تتبع الموظفين.
عادةً ما يكون تنفيذ عقد العمل (المادة 6(1)(ب) من اللائحة العامة لحماية البيانات)، أو التزام قانوني ((ج))، أو مصلحة مشروعة ((و)) تتضمن موازنة المصالح. أما الموافقة ((أ)) فغالباً لا تُعد أساساً قانونياً صالحاً نظراً للعلاقة الهرمية.
يجوز تسجيل حالة المريض، ومدة المرض المتوقعة، والاتفاقات المتعلقة بالعودة إلى العمل، ولكن لا يجوز تسجيل طبيعة الشكاوى أو التشخيص. تُعدّ البيانات الصحية من فئات البيانات الخاصة (المادة 9 من اللائحة العامة لحماية البيانات). ويُجرى التقييم الطبي من قِبل طبيب الشركة أو قسم الصحة المهنية.
بيانات الطلبات لمدة أربعة أسابيع (أو سنة واحدة بموافقة الطرفين)، وبيانات ضريبة الرواتب لمدة سبع سنوات (المادة 52 من قانون العمل الأسترالي)، ونسخة من إثبات الهوية لمدة تصل إلى خمس سنوات بعد انتهاء العمل، وبيانات الملفات الأخرى غالبًا لمدة تصل إلى سنتين بعد انتهاء الخدمة. يرجى أيضًا توضيح كيفية تنظيف السجلات.
بالنسبة لأنظمة تتبع الموظفين، مثل المراقبة بالكاميرات أو تسجيل الرحلات أو المراقبة، أو للأنظمة المتعلقة بمعالجة البيانات الشخصية، يُشترط الحصول على موافقة مجلس العمل وفقًا للمادة 27 من قانون مجالس العمل. وبدون هذه الموافقة، قد يكون القرار باطلاً.
نعم. يصف بيان الخصوصية الداخلي وسجل المعالجة عمليات المعالجة نفسها. يجب أن يتطابقا فيما بينهما فيما يتعلق بفئات البيانات، والأغراض، والأسس القانونية، وفترات الاحتفاظ؛ وإلا ستنشأ تناقضات.
بالنسبة لصاحب عمل صغير ذي إجراءات قياسية وبدون أنظمة تتبع أو بيانات خاصة، فإن وجود أساس متين يُعدّ كافياً تماماً. ولكن بمجرد ظهور بيانات خاصة، أو نظام لتتبع الموظفين، أو مجلس عمال، يصبح من الضروري مراجعة الإقرار.
