يقوم مكتب MKB Juristen بصياغة المستندات القانونية المخصصة
من الأفضل عدم تجميع أو نسخ العقود والشروط والأحكام المهمة، وغيرها من المستندات القانونية بنفسك. نحن نساعد رواد الأعمال ذوي الميزانية المحدودة من خلال حلول قانونية مصممة خصيصًا لهم، وتكاليف واضحة مسبقًا، وشروحات عملية.
- العقود المخصصة، والشروط والأحكام، والوثائق القانونية
- مناسب للميزانية وواضح بشأن التكاليف مقدماً
- اطلب استشارة مجانية أو عرض سعر بدون أي التزام
تتضمن صياغة الشروط والأحكام العامة لمكتب إداري تنظيم سبعة مواضيع بشكل سليم: آلية التكليف والعمل، وتقديم المستندات من قبل العميل، والمسؤولية عن الأخطاء، والتزامات مكافحة غسل الأموال، والتزامات الاحتفاظ بالوثائق، والرسوم والدفع، والسرية. توفر هذه المواضيع السبعة مجتمعةً الحماية اللازمة ضد الدعاوى والنزاعات المهنية المتعلقة بالتأخير أو عدم دقة الإدارة. فيما يلي، سنستعرضها نقطة بنقطة، بما في ذلك البنود التي تنتمي فعلاً إلى كل قسم.
الإجابة المختصرة
- طريقة العمل والتكليف: ما تفعله وما لا تفعله، وعلى أي أساس من المعلومات.
- تقديم المستندات: يجب على العميل تقديمها في الوقت المحدد وبشكل كامل وصحيح؛ وإلا ستكون هناك عواقب على العميل.
- المسؤولية: تقتصر على مبلغ الفاتورة أو المبلغ المؤمن عليه؛ باستثناء القصد والإهمال الجسيم.
- Wwft والسرية: العناية الواجبة بالعميل والتزام الإفصاح كاستثناء من السرية.
- التزام الاحتفاظ: العميل مسؤول عن الاحتفاظ (7 سنوات، المادة 52 من قانون علاقات العمل).
- السعر والدفع: سعر الساعة أو الاشتراك، العمل الإضافي، مدة الدفع، التعليق.
صياغة الشروط والأحكام العامة لمكتب إداري: ابدأ بالمهمة
يُحدد البند الأول ما تتضمنه مهمتك وما لا تتضمنه. يعمل المكتب الإداري بناءً على المعلومات المُقدمة من العميل؛ ولا تقوم بالتحقق من هذه المعلومات للتأكد من خلوها من الاحتيال أو اكتمالها إلا إذا تم الاتفاق صراحةً على خلاف ذلك. يُشترط أن يكون التزامك هو بذل قصارى جهدك، وليس ضمان تحقيق نتائج مُحددة: فأنت تُؤدي عملك باحترافية، ولكنك لا تضمن نتيجة ضريبية مُعينة.
وضح أيضًا ما إذا كنت تتولى الشؤون الإدارية فقط، أم أنك تقوم أيضًا بتقديم الإقرارات الضريبية، وإعداد الحسابات السنوية، أو تقديم الاستشارات. هذا يفصل جوهر عملك عن الأعمال الإضافية غير ذات الصلة، ويمنع العميل من محاسبتك على شيء لم يُطلب منك القيام به.
تقديم المستندات من قبل العميل
بالنسبة لمكتب إداري، يُعد هذا البند الأهم بعد بند المسؤولية. يعتمد عملك كلياً على ما يقدمه العميل. لذا، رتّب ما يلي:
- الالتزام بالمواعيد. يقدم العميل المستندات في غضون فترة زمنية معقولة أو متفق عليها، حتى تتمكن من الوفاء بمواعيد التقديم.
- الاكتمال والدقة. يتحمل العميل مسؤولية دقة واكتمال البيانات المقدمة.
- عواقب التقصير. يتحمل العميل الأضرار الناجمة عن التأخير أو عدم اكتمال التسليم أو عدم صحته، مثل غرامات التقصير أو فوائد الضرائب.
- الإيقاف. في حالة عدم تقديم المستندات، يمكنك إيقاف عملك دون أن تكون مسؤولاً عن المواعيد النهائية الفائتة.
المسؤولية عن الأخطاء
قد يُكلّف خطأ في الحجز أو الإقرار الضريبي العميل آلاف اليورو. أنت مسؤول مسؤولية كاملة عن ذلك، دون أي قيود. يتضمن بند المسؤولية الصحيح لمكتب إداري عادةً ما يلي:
- تحديد مبلغ الفاتورة للمهمة ذات الصلة، أو المبلغ المدفوع من قبل تأمين المسؤولية المهنية الخاص بك.
- استبعاد الأضرار غير المباشرة والأضرار اللاحقة.
- استثناء صريح: لا ينطبق هذا القيد في حالات النية أو التهور المتعمد - وهذا أمر لا يجب استبعاده أبداً.
- فترة تقديم الشكاوى وفترة المصادرة: تقديم الشكاوى خلال فترة معينة، وفترة التقادم بعد ذلك، على سبيل المثال، سنة واحدة.
لا تستثني المسؤولية بالكامل. فالاستثناء التام يُعدّ عبئاً غير معقول، وسترفضه المحكمة؛ أما التحديد المعقول لمبلغ التأمين، فسيبقى سارياً.
الالتزامات المتعلقة بمكافحة غسل الأموال والسرية
يُعدّ مكتب الإدارة مؤسسة خاضعة لقوانين مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب. يُطلب منكم إجراء العناية الواجبة بالعملاء (تحديد هوية العميل والمالك المستفيد النهائي والتحقق منها) والإبلاغ عن أي معاملات غير معتادة إلى وحدة الاستخبارات المالية في هولندا. يُرجى تضمين ما يلي في شروط وأحكام العمل:
- بند السرية: يجب عليك الحفاظ على سرية بيانات العملاء.
- وينطبق استثناء على الالتزامات القانونية، ولا سيما التزام الإبلاغ الخاص بصندوق المياه والصرف الصحي.
- يلتزم العميل بالتعاون مع العميل في إجراءات العناية الواجبة، مع تعليق أو إنهاء العلاقة إذا رفض العميل ذلك.
- بيان يفيد بأنه ليس مطلوبًا منك الكشف عن تقرير للعميل (حظر الإكرامية).
التزام الاحتفاظ
يُلزم قانون الاحتفاظ بالوثائق الضريبية (المادة 52 من قانون الضرائب) صاحب العمل بالاحتفاظ بسجلاته لمدة سبع سنوات. يجب أن تنص شروط وأحكام العمل على أن المسؤولية النهائية عن الاحتفاظ بالوثائق تقع على عاتق العميل، وأن تحدد الشركة الوثائق التي يحق لها الاحتفاظ بها ومدة الاحتفاظ بها، وماذا يحدث للسجلات عند انتهاء المهمة - على سبيل المثال، أن تقوم بإعادة الوثائق وأن يكون لك الحق في الاحتفاظ بها طالما بقيت الفواتير غير مدفوعة.
تحديد الأسعار والدفع والسرية
ينظم القسم المالي الأجر بالساعة أو رسوم الاشتراك، ومعالجة الأعمال الإضافية، والتعديل السنوي وفقًا لمؤشر التضخم، وفترة الدفع (مثلاً، 14 يومًا)، وعواقب عدم الدفع: الإيقاف، والفوائد التجارية القانونية، وتكاليف التحصيل. بالنسبة للاشتراكات، تحدد فترة الإشعار والتجديد. ويختتم بند السرية جميع بنود الاتفاقية، مع استثناء Wwft الذي ذكرته سابقًا.
مثال عملي
قام محاسب بإعداد الحسابات السنوية لمقاول بناءً على البيانات المقدمة. واتضح لاحقًا أن المقاول قد أخفى إيرادات من السجلات. ولأن الشروط والأحكام تنص على أن الشركة تفترض دقة واكتمال البيانات المقدمة ولا تتحقق من السجلات بحثًا عن أي تزوير، فإن مسؤولية إخفاء الإيرادات تقع على عاتق المقاول. وبذلك يكون المحاسب قد أدى واجبه على أكمل وجه.
توصية صادقة
يمكنك صياغة العقد بنفسك، لكن تكمن الصعوبة في التفاصيل: فبند المسؤولية المفرط في الشمولية سيفشل، وغياب بند مكافحة غسل الأموال أو بند تقديم الطلبات سيخلق ثغرةً تسمح بتقديم دعوى. ابدأ بالمواضيع السبعة المذكورة أعلاه كقائمة مرجعية، ولا تُصغ أي شيء أوسع من اللازم.
متى لا تحتاج إلى محامٍ؟ إذا كنت تستخدم نموذجًا موثوقًا به في مجال عملك، وكانت خدماتك قياسية، فيمكنك إدارة الأمور بكفاءة تامة، شريطة أن تُكيّف النموذج مع شركتك وتُقدّمه في الوقت المناسب. أما إذا كانت لديك شكوك حول حدود المسؤولية، أو كنت تعمل مع كل من المستهلكين والشركات، أو تُقدّم خدمات استشارية أيضًا، فإنّ مراجعة النموذج أو صياغته هي الخيار الأمثل.
اقرأ المزيد: ما هي الشروط والأحكام العامة لمكتب إداري، وكيفية صياغة هذه الشروط والأحكام. يمكنك ترتيب ذلك مباشرةً من خلال الشروط والأحكام العامة لمكتب إداري.
الأسئلة الشائعة
سبعة مواضيع: التكليف وطريقة العمل، وتقديم المستندات من قبل العميل، والمسؤولية عن الأخطاء، والتزامات مكافحة غسل الأموال، والتزام الاحتفاظ بالوثائق، والسعر والدفع، والسرية. تشكل هذه المواضيع مجتمعةً حمايةً من الدعاوى المهنية ومن النزاعات المتعلقة بالسجلات المقدمة متأخرةً أو غير الصحيحة.
اشترط على العميل تقديم معلومات كاملة ودقيقة وفي الوقت المناسب، وأن يكون مسؤولاً عن دقة البيانات. حدد أن الأضرار الناجمة عن التأخير أو عدم صحة التسليم - مثل غرامات التأخير أو فوائد الضرائب - يتحملها العميل، وأنه يجوز لك تعليق عملك في حال عدم استلام المستندات.
حدد المسؤولية بقيمة الفاتورة الخاصة بالمهمة أو بالمبلغ المدفوع من قِبل تأمين المسؤولية المهنية، واستثنِ الأضرار غير المباشرة، وحدد فترة لتقديم الشكوى وفترة تقادم. لا تستثنِ أبدًا النية والإهمال المتعمد؛ فالاستثناء التام يُعدّ عبئًا غير معقول ولن يُعتدّ به في المحكمة.
أدرج بندًا خاصًا بالسرية مع استثناء صريح للالتزامات القانونية، بما في ذلك الالتزام بالإبلاغ بموجب قانون مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب. حدد واجب العميل في التعاون مع إجراءات العناية الواجبة، مع تعليق التعاون في حال الرفض، واذكر أنك غير ملزم بإبلاغ العميل بأي إشعار يستند إلى حظر الإكراميات.
يلزم القانون العميل بالاحتفاظ بسجلاته لمدة سبع سنوات (المادة 52 من قانون العمل). لذا، يجب أن تنص شروط وأحكام العمل على أن المسؤولية النهائية عن الاحتفاظ بالسجلات تقع على عاتق العميل، مع تحديد أنواع الوثائق التي يجوز الاحتفاظ بها ومدة الاحتفاظ بها، وما مصير السجلات عند انتهاء المهمة.
حدد الأجر بالساعة أو مبلغ الاشتراك، وكيفية التعامل مع الأعمال الإضافية، والتعديل السنوي وفقًا لمؤشر التضخم، وشروط الدفع. حدد عواقب عدم الدفع: الإيقاف، والفوائد التجارية القانونية، وتكاليف التحصيل. بالنسبة للاشتراكات، حدد أيضًا فترة الإشعار والتجديد التلقائي.
قد تكون هذه نقطة انطلاق، لكن النماذج العامة غالبًا ما تفتقر إلى بنود التقديم ومكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب والاحتفاظ بالبيانات التي تحمي مكتب الإدارة تحديدًا. لذا، يُنصح بتخصيص النموذج على الأقل ليتناسب مع خدماتك وتقديمه في الوقت المناسب. وفي حال وجود أي شك بشأن حدود المسؤولية، أو في حالة العملاء الأفراد، يُستحسن مراجعة النموذج.
