متى ترسلون التذكير؟
ترسل إشعارًا رسميًا بعد انقضاء مهلة الدفع وعدم جدوى التذكير الودي بالدفع. يُعدّ الإشعار الرسمي الخطوة الرسمية التي تُحدد فيها للعميل مهلة نهائية
للدفع، مع توضيح العواقب المترتبة على عدم استلام الدفع.
بالنسبة لعملاء الشركات، لا يُشترط قانونًا تقديم طلب رسمي للدفع، ولكنه يُنصح به. فبدون طلب رسمي، لا يُمكن في كثير من الحالات المطالبة بالفوائد القانونية وتكاليف التحصيل. أما بالنسبة للمستهلكين،
فيُشترط قانونًا تقديم طلب رسمي صحيح قبل فرض أي تكاليف تحصيل.
ما الذي يجب تضمينه في خطاب المطالبة؟
يتضمن الإشعار الرسمي الصحيح قانونيًا على الأقل ما يلي:
- إشارة واضحة إلى الفاتورة المستحقة مع رقمها ومبلغها
- تاريخ انتهاء مهلة السداد
- موعد نهائي محدد للسداد - عادةً من 5 إلى 14 يومًا لعملاء الشركات، و14 يومًا على الأقل للمستهلكين
- إشعار بالعواقب المترتبة: الفائدة القانونية (التجارية)، وتكاليف التحصيل، والإجراءات القانونية اللاحقة
يُفضّل إرسال التذكير عبر البريد الإلكتروني والبريد المسجل. بهذه الطريقة، يمكنك إثبات استلام العميل للتذكير لاحقاً.
تذكير للمستهلك: فترة الـ 14 يومًا
إذا تخلف أحد عملائك الأفراد عن السداد، فأنت ملزم قانونًا بإرسال ما يُعرف بـ"خطاب الـ 14 يومًا". في هذا الخطاب، تمنح المستهلك مهلة 14 يومًا للسداد مجانًا.
ولا يحق لك فرض أي رسوم تحصيل إلا بعد انقضاء هذه المدة.
إذا لم يستوف طلب الدفع المتطلبات القانونية، يجوز للقاضي رفض تكاليف التحصيل - حتى لو تم الحكم بالمبلغ الأصلي.
تذكير لعميل تجاري
بالنسبة لعملاء الشركات، تكون القواعد أقل صرامة، لكن خطاب المطالبة الرسمي يظل نقطة محورية في عملية التحصيل. فخطاب المطالبة الرسمي المُصاغ جيدًا يُعرّض العميل للمساءلة القانونية، ويُمهّد الطريق لفرض الفائدة التجارية القانونية (12.50% في عام 2026)، ويُرسي الأساس لاتخاذ إجراءات قانونية لاحقة.
يرجى الملاحظة: لا تُحدد صراحةً في التذكير أي تذكير يتعلق به ("التذكير الأول"، "التذكير الثاني"). سيعلم العميل حينها أن المزيد من التذكيرات ستتبعه، وبالتالي لن يكون لديه دافع للدفع بسرعة.
متى لا يكفي التذكير؟
إذا اعترض العميل على محتوى الفاتورة، فإن إرسال تذكير عادي ليس الإجراء الأمثل. يلزم إجراء تقييم قانوني أولًا: هل دعواك قوية بما يكفي؟ هل العميل متخلف عن السداد؟ ما هي أفضل طريقة للتواصل والاستراتيجية؟ سنقوم بصياغة التذكير نيابةً عنك، أو سنقيّم ما إذا كان إشعار التخلف عن السداد أو المطالبة الرسمية أكثر ملاءمة.
